Ny inspiration och reflektion varje vecka!

Posts Tagged möten

Vem sätter värde på dig?

Learning”Jag ifrågasätter hela begreppet effektivitet. Och så kan jag bara tolka det som att vi inte har skött oss, eftersom det stod att det var obligatoriskt att gå den här utbildningen.” Det är efter lunch och hundtimmen som jag brukar kalla det. Timmen när alla deltagare är trötta och helst vill att föreläsaren släcker ner ordentligt i lokalen så att det inte märks när åhörarna slumrar in. Det är timmen när jag får jobba som en hund för att skapa energi i salen igen. Den här dagen står jag inför en ny grupp bestående av chefer, professorer och pedagogiska ledare. En erfaren dam granskar mig strängt och förklarar att hon tar det som en förolämpning att hon blivit kallad till min utbildning i Effektivare Möten.

Den här veckan har jag träffat många deltagare som kommit tillbaka från föräldraledigheten och med full entusiasm kastat sig in i jobbet igen. De har pratat om hur fantastiskt det känns att som småbarnsförälder få dricka en hel kopp kaffe utan att behöva springa och rädda upp en katastrof. Glädjen i att få prata till punkt med en annan vuxen utan att avbrytas av akuta blöjbyten. I nästa sekund har de med värme och stolthet visat bilder på sina söta lintottar. De har påmint sina kollegor om hur lyckligt lottade vi ska känna oss om vi har ett jobb att gå till. Visst kan man klaga på att ”det är för mycket” ibland. Men föreställ dig det omvända.

Vem är du om du inte har ett jobb att gå till? Händer det något med ditt värde då? Händer det något med din glädje?

I slutet av varje vecka har jag en stående punkt i min kalender. Samtalet till min pappa. Sisådär vid halv fem varje söndag ringer jag honom och pratar om allt mellan himmel och jord i upp till en timme. Första gången jag ringde honom efter att min mamma hade gått bort, så satt jag med en klocka i handen och tog tiden. Jag hade bestämt mig för att få samtalet att vara i minst fyra minuter. Sekunderna tickade fram sakta, sakta. Det är min mamma som har skött de sociala kontakterna i familjen. Pappa har varit den reflekterande, analyserande och ibland blyga. Han öppnar bara munnen om han har något väldigt viktigt att säga. Han är inte Telias bästa kund genom tiderna om man säger så. Den som verkligen kunde få pappa att öppna upp sig var hans hund, Simon. Min pappa har haft tre passioner i sitt liv. Mamma, Hunden och Jobbet. På grund av ålder har alla tre försvunnit, en efter en.

Jag minns när det hette arbetslös och hur Arbetsförmedlingen i sina reklamkampanjer jobbade hårt för att det skulle heta arbetssökande. Arbetslös fick inte bli förknippad med värdelös. Men är arbetsökande förknippat med värdesökande? Men visst kan man väl ha ett arbete och ändå känna sig värdelös?

Det fick jag erfara i slutet av den här veckan när jag stod inför de pedagoger och ledare som känt sig tvingade att gå min utbildning Effektivare Möten. Personalchefen tog på sig ansvaret för att ha velat ge alla medarbetare utbildningen som en bonus för att de alla har gjort ett bra jobb. ”Jag kunde inte för mitt liv föreställa mig att ni skulle ta det som en förolämpning.” sa hon och tittade sig förvånat omkring i den stora utbildningssalen. ”Jag gick själv en utbildning med Petra för ett par månader sedan och tyckte det var bland det bästa jag har gjort. Nu ville jag erbjuda er samma möjlighet. Det är tänkt som en belöning.”

När vi väl rett ut missförstånden fick vi en mycket kreativ eftermiddag där deltagarna med stort engagemang bjöd på sina erfarenheter, kunskaper och skratt. När dagen var klar hade de tagit fram suveräna guidelines för olika typer av möten samt prövat metoderna om och om igen i olika möteskonstellationer. Det vara glada ansikten som lämnade lokalen och tackade för en givande eftermiddag. Kvar stod jag och kunde inte låta bli att känna mig lite fundersam över att en utbildning i effektivitet skulle ses som en förolämpning mot någons kunskap och erfarenhet.

Jag är inne på mitt 18:e år som effektivitetskonsult och lär mig nya saker hela tiden. Min pappa fyller snart 70 år och har nyss gått i pension, men hävdar att det fortfarande finns så mycket att lära. ”Det är en glädje att känna sig värdefull och det är en glädje att lära sig nya saker. Den dag jag slutar känna det, är den dag något i mig dör.”

Önskar dig en helg med mycket glädje

Petra Brask

 

”Remember that the most valuable antiques are dear old friends.”
H. Jackson Brown, Jr.

 

Effektivare träning – din kontorsstol är livsfarlig

Om du läser detta och sitter ner rekommenderar jag dig att ställa dig upp omedelbart! Varför inte göra lite excentriska tåhävningar? Skulle din omgivning (eller du) smälla av om du marscherar på plats? Ta chansen att aktivera lipoproteinet, som suger fett från blodet till musklerna. Känn hur du bränner kalorier genom att göra några glädjeskutt.

Sträva efter att hålla en jämn promenadtakt under resten av den här krönikan. Din hjärna kanske får härdsmälta, men skyll på mig bara. För övrigt skriver jag detta ståendes vid mitt höj- och sänkbara skrivbord. Nu börjar jag plötsligt förstå varför våra politiker har talarstolar. Tänk vilken övervikt vi skulle ha i riksdagen om de arbetade sittandes. För att inte tala om hur mycket sämre beslut de skulle fatta.

SVT 2 visade i lördags, den 9 januari, ett mycket efterlängtat program, om du frågar mig. ”Myten om träning.” Ja! Äntligen! Tänkte jag och lutade mig nöjt tillbaka i soffan. Nu ska ni få, ni hurtbullar som ger mig dåligt samvete för att jag inte ligger på vägarna och löper mil efter mil i neonfärgade träningskläder. BBCs programledare Michael Mosley inledde programmet med devisen ”Stolen är livsfarlig.” Hastigt satte jag mig upp och tittade misstänksamt mot vardagsrumssoffan. Michael berättade att hans far hade typ två diabetes och att han ville bryta familjetraditionen. Men, liksom jag, var Michael född med en aversion mot gym. Vad skulle han göra?

En läkare vid namn, James Levine, dök upp i bild och berättade att han och hans kollegor har forskat på hälsa och välmående i många år och utvecklat NEAT (Neural Everyday Activity Training). Han menar att de kalorier som bränns bort av träning på gymmet eller i löpspåret är försumbar jämfört med naturliga rörelser som promenader, gå i trappor och springa för att hämta mer kaffe.

Under programmet visades hur BBCs Michael Mosley fick sätta på sig ett par byxor, som faktiskt såg ut som ett par korta träningsbyxor, med sensorer i, för att mäta hur mycket han rörde sig under en vecka. Hans resultat jämfördes med en tjänsteman på kontor som tränade på gym varje dag, samt med en servitris, som cyklade till jobbet och sprang kors och tvärs med cafébrickor hela dagarna.

Jag var mycket nyfiken på resultatet och höll tummarna för servitrisen. Efter en vecka kunde forskarna konstatera att BBCs reporter hade suttit i totalt 12 timmar per dag, genomsnittet ligger på 13 timmar för en genomsnittlig britt, så det var inget ovanligt. Men intressantare var att servitrisen fick överlägset bäst resultat. Tjänstemannen som satt på kontoret hela dagarna för att sedan kompensera det med aktiva träningspass varje dag var chanslös! Enligt forskarna går det inte att ta igen förlorad vardagsrörelse, med intensiva träningspass på kvällen. Vardagsrörelsen är viktig för kroppen och behöver ske under dagtid också. Vi har aldrig suttit så mycket som vi gör nuförtiden vid datorer och med mobiler. Och att höja på ögonbrynen under alltför många och långa stillasittande möten räknas inte som vardagsrörelse.

Vi har en underbar svensk forskare på området, Mai-Lis Hellenius på Karolinska Institutet, som bekräftar detta. Att hålla dig på fötterna mer och oftare förlänger ditt liv och minskar midjemåttet avsevärt, säger hon. Gå inte förbi trapporna till hissen, ta chansen att få vardagsmotion, så slipper du gå till gymmet.

Men är gym och annan träning av ondo? Bör de som älskar Friskis & Svettis upphöra med detta bums? Jag började le vid tanken på att få säga detta till mina mest hurtiga vänner. Men, nej, absolut inte, sa forskarna i BBCs program genast. Fortsätt med all rörelse du tycker är rolig och mår bra av, men tro inte att du kan ersätta en dags stillasittande med en timmes träning på kvällen. Se till att röra dig mer hela tiden. Gå, stå, cykla, promenera, så fort du får en chans.

Programmet från BBC var bara 45 minuter, men jag måste erkänna att jag ställde mig upp efter en kvart, så peppad blev jag. Medan jag stod där en halvtimme och såg resten av Mosleys resa och hur många procent han förbättrade sin hälsa med en löjligt liten insats, tänkte jag stilla på alla möten vi har i Sverige. Vi är världsmästare på att boka in många möten. Jag vet inget annat land som slår oss där. Utöver de effektivitetsåtgärder vi kan göra genom att ifrågasätta de möten vi har, hur många, hur ofta, hur långa, så är väl det här ytterligare en anledning att ha stående eller gående möten? Vi blir effektivare samtidigt som vi bränner fler kalorier.

Under veckan som gått har jag uppmuntrat deltagarna att höja sina skrivbord så att jag kan coacha dem ståendes. Det är möjligt att jag har blivit fanatisk, men efter alla julbord så skulle det ju vara fantastiskt att bli av med överflödskilon utan att behöva ta till några alltför drastiska metoder. Tänk om de flyger av i bara farten? Tänk om alla mina kursdeltagare hädanefter kommer säga ”Det var en väldigt bra kurs, vi blev inte bara effektivare, vi gick ner i vikt också, då vi tvingades genomföra hela kursen ståendes.”gymstol

Du kan sitta ner nu förresten.

Passar på att önska dig en riktigt rörlig helg

Petra Brask

”Motivation is what gets you started. Habit is what keeps you going.”
Jim Ryan

Länk till programmet ”Myten om träning” (visas 5 dagar till)
http://www.svtplay.se/video/326348/myten-om-traning

Länk till föreläsning med vår svenska forskare Mai-Lis Hellenius (30 min, men intressantast är de sista 15 min.)
http://www.youtube.com/watch?v=LPypzDqkQMk

För dina engelsktalande kollegor och vänner, länk till vår engelska blogg
http://time4petrabrask.wordpress.com/

Varför du inte får något gjort på kontoret

Det har varit en härlig vecka. Jag har bland annat haft turen att föreläsa för chefer i hemtjänsten ifrån Sveriges alla hörn. De hade ett öppet sinne och skrattade igenkännande när jag beskrev hur rörig en arbetsvecka kan bli när man försöker vara tillgänglig jämt. Efter min föreläsning kunde jag inte låta bli att stanna kvar en stund och fika med dem. En av cheferna berättade då om hur hon tagit med sig jobbet, som hon inte hunnit göra under arbetstid, hem. Till slut hade hennes man och barn börjat klaga på att hon alltid jobbade hemma på kvällarna. För att undvika klagomål smög hon helt enkelt in på toaletten tillsammans med miniräknaren och lönelistorna och gjorde allt som hon behövde koncentrationstid till. Efter några veckor frågade hennes son en kväll ”Mamma, hur kommer det sig att jag alltid hittar miniräknaren i badrummet nu för tiden?”  Vad svarar man då?

Jason Fried skrev bestsellern ReWork tillsammans med David Heinmeier Hansson och ifrågasatte vår tids arbetskultur. Under en inspirerande och tankeväckande kvart förklarar han varför vi inte får något gjort på kontoret. Även om han generaliserar och är väl utmanande ibland och speciellt på sista punkten, så tror jag vi behöver hans hjälp att ifrågasätta hur vi egentligen jobbar.

[ted id=1014 lang=sv width=560 height=315]

http://www.ted.com/talks/lang/sv/jason_fried_why_work_doesn_t_happen_at_work.html

Önskar dig en jobbfri helg

Petra Brask

“Facebook and Twitter aren’t the real problems in the office. The real problems are what I like to call the M&Ms, the Managers and the Meetings.”
Jason Fried

 

Tidstjuvar? Vem stjäl din tid?

För några år sedan satt jag med mina barn i TV-soffan hemma och tittade på ett barn- och ungdomsprogram som heter REA. Fantastiskt program, där ungar ställer oss vuxna till svars för våra handlingar, när de tycker att vi beter oss lite underligt (rätt ofta). I det programmet som jag fastnade i var det en pojke som åkte till sin mammas jobb och intervjuade hennes chef. Hans mamma jobbade som sjuksköterska på ett sjukhus och hade varit tvungen att jobba övertid ofta på grund av personalbrist (inte helt ovanligt) Pojken såg till att kameran riktades mot den intet ont anande chefen och stack mikrofonen under näsan på honom. ”Hej, det är så att min mamma jobbar här för dig och hon har jobbat väldigt mycket på sista tiden. Så mycket att hon missat några av mina viktigaste fotbollsmatcher och träningar. Nu undrar jag vad du tänker göra åt det?”

Under alla år som jag undersökt vad mina deltagare lägger sin tid på under arbetsveckorna har jag kommit fram till att det är förvånansvärt lika från år till år. Tiden räcker inte till för de viktigaste sakerna. Vart tar den vägen då?

Vi har en tendens att först fylla dagarna med följande tidsblock:

–       Återkommande uppgifter och rutiner (mail…)

–       Möten, möten och åter möten (och ibland utbildningar)

–       Oförutsett

Återkommande uppgifter och rutiner

Återkommande uppgifter och rutiner? Vad är det?
E-post, fakturor, tidrappor­ter, reseräkningar, planering, fikaraster mm. Din egen administration helt enkelt!

Innan våra deltagare gått vår utbildning uppskattar de att de lägger ca 1 – 2 timmar per dag på detta. Sedan inser de att mailhantering ingår och då ökar de på sin siffra med en timme till. En del frågar vad vi menar?

E-posthantering? Där ingår ju allt mitt jobb!  Då kan jag skriva 8 timmar på detta, minst!

Ja, men vi menar bara att du ska sortera e-posten i olika kategorier, det som ska göras, sparas eller det du kan kasta. Vissa saker i mejlen går fortare att svara på direkt än att flytta till din att göra-lista. I genomsnitt tar ett mejl 2 minuter att svara på. Om det har en bilaga tar det i genomsnitt 4 minuter att hantera enligt Olle Bälter, forskare på våra e-postvanor.

Möten och utbildningar
Vilka möten avses här? Gäller det även spontana möten? Nej, här menar vi möten som du har bokat in i din kalender, möten som du vet om ska komma. Vissa dagar har du heldagsmöten eller heldagsutbildningar. Jag möter sällan deltagare som tycker att de har för få möten. Genomsnittet bland våra deltagare ligger på ca 1-4 timmars möten per dag.

Oförutsedda och oplanerade uppgifter
Vad menar vi här? Vissa saker kan du egentligen förutse.

Det är ingen överraskning att din chef ringer för att stämma av saker med dig, eller dina medarbetare kikar förbi för att fråga något. Skrivaren brakar ihop och du är den enda som kan fixa det. Bengt fyller år och du får hämta tårtan för ingen annan har bil. Kunderna ska ju ha sitt, de behöver nå dig och fråga om offerten eller fakturan. Oförutsett kan ibland vara det viktigaste i ditt jobb, men du vet inte när i tiden det kommer. Du vet bara att det kommer och att du behöver ha utrymme för det, annars kommer veckan att braka ihop innan den ens har börjat.

Våra deltagare brukar uppskatta att de har någonstans mellan 1-4 timmars oförutsett per dag i genomsnitt. Chefer har oftast en högre siffra, då de ska finnas till hands för sina medarbetare.

Räkna ihop hur mycket tid av dagen du nu har spenderat. Vad har du kvar? Eller har du redan hamnat på minus?

Men vad gör det. För dagen var väl ändå avklarad nu, eller? Vad är kvar egentligen?

Just det, ditt jobb, ja! Det som står på din att göra-lista. Förberedelser inför möten, dina projekt, det som hamnade på ditt bord på senaste avdelningsmötet, kontakta kunderna, ringa, fixa, beställa, avbeställa, driva, leda, utveckla…

Om du nu tillhör de som inte fick så mycket tid kvar så finns det en lösning på problemet.

Vad gör gemene man i Sverige när vi fyllt bokhyllan med för många böcker?

Jo, då finns det ett företag som heter Ikea, som lever på att vi i Sverige hamstrar saker och har väldigt svårt för att rensa och slänga. Ikea blir väldigt glada när du har fyllt dina bokhyllor och kommer till dem och köper några nya.

Blev det lite trångt hemma? Det är lugnt då finns Shurgard och andra företag som tjänar pengar på att hyra ut utrymme till dig. Det är perfekt! För några tusenlappar per år, kan du ha hur många saker du vill.

Hur är det med din tid då? Jo, där agerar du på precis samma sätt. Du insåg kanske nu att du är en av de där som snopet noterade att tiden tog slut? Veckan fylldes med e-post, avbrott, telefon, möten, möten och åter möten och så fanns det ingen tid till dina egna projekt, din att göra lista? Det är lugnt! Du kan ju fylla på med fler timmar! Det är bara att jobba övertid.

Lättad över att ha löst problemet, bokar du in lite jobb på söndagen eller så är du riktigt diffus och bestämmer dig för att inte bestämma när du ska jobba på helgen, utan går och mal det inom dig hela fredagen, lördagen och halva söndagen innan du till slut tar tag i det på söndag kväll. Hur länge har det funnits på ditt samvete och smetat ut sig över din privata sfär då?

Du är långt ifrån ensam om att smeta ut jobbet eller åtminstone tankar på jobbet över dygnets alla timmar. Det kan inte hjälpas, så är det ju för alla. Vems tid är det du lånar av? Din egen, familjens, träning? En fundering jag har är om du får tillbaka den tiden? Inte? Ok, då kallas det inte för att låna. Det kallas för stöld.

”Jag satt stum i TV-soffan när jag tittade på den unge reportern på REA, full av beundran men också med tårar i ögonen. Jag visste inte om jag skulle skratta eller gråta. Det gjorde inte chefen på TV heller. Han stammade fram att pojkens mamma minsann fick betalt för allt hon jobbat över och att det är så här ibland. Pojken var inte nöjd med svaret och tryckte bestämt fram mikrofonen igen. ”Jaha, det har varit så här alldeles för länge nu, tycker jag, och jag vill veta vad du tänker göra åt det? Hur ska du lösa det här? Jag vill ha tillbaka min mamma.”

Jag röstar på den här pojken. Han kan bli allt han föresätter sig för han har lärt sig att ifrågasätta. Tänk om det är dags att ifrågasatta hur du använder din tid? Vänta, låt mig frasera om den frågan. Tänk om det är dags att ifrågasatta hur du tillåter andra att använda din tid?

För om livet är här och nu, kanske det finns viktigare saker du vill göra än att jobba när du är ledig?

En solig vårhelg utan dåliga samveten önskar jag dig

Petra Brask

”Om du får ett dåligt betyg i skolan så visa det för din mamma när hon pratar i telefon”
Alyesha, 13 år

Tänk om du hade en tidsmaskin?


En deltagare i veckan sa förtroligt; ”Petra, det där med att jobba hemma tog lång tid för mig att förstå vinsten med.” Jaså, varför då, sa jag förvånat. ”Nja, jag fick så dåligt samvete för att jag satt hemma och jobbade att jag började ringa in till kontoret konstant för att visa att jag verkligen jobbade. Snart lärde sig mina medarbetare att jag var väldigt lätt att få tag på när jag jobbade hemma, inga möten, inga resor. Jag var på plats, tillgänglig på telefon. Så jag blev precis nerringd och fick inget gjort. En dag tittade jag förtvivlat på min långa att göra-lista och när telefonen ringde igen så brast det för mig.

Det finns tre gubbar som häckar på våra axlar alltför ofta i Sverige och vi borde kunna avskeda alla tre. Hur har du det med Luther, Ågren och Jante? Tar de mycket tid och energi ifrån dig? Luther med lite lön först efter mycket möda, Ågren med sitt ständigt dåliga samvete och Jante som menar att du inte ska tro att du är nå’t.

Här pratar vi inte om tre vise män, utan om tre energitjuvar som sitter tungt på dina axlar och säger att vissa saker är förbjudna, att vissa saker inte är tillåtet för dig, helt enkelt. Saker som rätten till återhämtning, rätten att göra misstag, rätten till en självkänsla och ett självvärde. De har helt rätt. Vissa saker är förbjudna. Men långt ifrån allt.

Att jobba hemma känns fortfarande förbjudet på en del arbetsplatser, för både chefer och medarbetare.

Men ska vi vara riktigt ärliga så är det ett väldigt bra sätt att få mycket gjort och komma en bra bit på den egna att göra-listan. Vem tjänar inte på det? Vissa företag har bestämt att de har mötesfria dagar (en del har mailfria dagar också) en dag i veckan, så att alla medarbetare ska få arbetsro.

”Efter mitt sammanbrott på hemmakontoret, bestämde jag mig för att nu får det vara nog. Jag är 46 år gammal och måste kunna klara att vara tydlig och sätta gränser. Vad är jag rädd för egentligen? Så jag tog tjuren vid hornen och tog upp ämnet om det här med att jobba hemma och att vi behövde skapa guidelines kring det. Ja och det var i den vevan som flera av mina medarbetare passade på att önska sig en effektivitetsutbildning. Och nu är du här.”

Jag log förstummad över att denna deltagare sa sig vara 46 år, hon såg inte ut att ha fyllt 40 ens med sina klassiska ansiktsdrag och en mjuk mörk pagefrisyr. Ödmjukt gratulerade jag henne till att ha fått med sig hela avdelningen på att jobba effektivare, bl a med att arbeta hemma ibland för dem som tycker att det fungerar bra.

Den 8 februari går den officiella jobba-hemma dagen av stapeln. Det är Microsoft som ligger bakom detta initiativ som ett sätt att förändra inställningen till hemmaarbete. Dagen till ära så har de tagit fram ”Tidsmaskinen”. En app som du hittar på Facebook och som visar hur mycket tid som försvinner på pendling, morgonbestyr och onödiga möten varje år.

”Tidsmaskinen” räknar ut att om du jobbar hemma en dag i veckan så skulle du kunna frigöra 39 timmar per år. På den tiden skulle du hinna tvätta 26 tvättmaskiner, baka 391 bullar, ta 156 powernaps eller skala 47.000 räkor. Du skulle spara ungefär 175 kg CO² om du åker bil och 43 kg CO² om du brukar åka buss.

”Dessutom skulle det förenkla livspusslet för många.” säger Microsofts marknadschef Sabina Rasiwala Hägglund i ett pressmeddelande.

När vulkanaskan från Island var som värst, var det många möten och resor som blev inställda. Själv tog jag mig med båt över till Finland. De var mycket förvånade att se mig. Men jag minns tydligt en deltagare på kursen som sa ”Petra, du förstår den här veckan har varit den mest effektiva på länge. För min del får gärna den där vulkanen fortsätta, så vi får arbetsro här.”

Jag är säker på att vi kan klara det utan naturens hjälp, med bara lite sunt förnuft och kanske med hjälp av en tidsmaskin. Tänk om den inte bara var en app? Tänk om vi faktiskt kunde resa i tiden, mer än bara i tanken? Ja, det skulle ju vara fascinerande och jag skulle gärna träffa Leonardo da Vinci eller någon annan klok människa. Men får jag välja, så tror jag att jag har det bäst där jag är, både i tid och tanke.

En skön helg i nuet önskar jag dig

Petra Brask

”A day without laughter is a day wasted.”
Charlie Chaplin

Sida 2 av 212

Petra Brasks fredagsblogg

Här bloggar jag varje fredag och delar med mig av tankar och reflektioner kring mitt liv som effektivitetskonsult. - Petra Brask

Kontakt

Petra Brask
VD och Senior Effektivitetskonsult
info@petrabrask.se
www.petrabrask.se
@PetraBrask