Ny inspiration och reflektion varje vecka!

Home

Vem bestämmer över din tid egentligen?

170830 Petra Brask_12A3674”Kan du tänka dig att vara gästbloggare hos oss?” är en fråga som dyker in i mejlkorgen titt som tätt. Varje gång hugger det till lite i hjärttrakten för att jag saknar så att få skriva i min egen blogg. Så här i bokskrivartider är det som att all skrivkraft läggs på ungdomsboken. Men när nu frågan damp ner i ”brevlådan” igen dansade fingrarna på tangenterna och öppnade nästan av sig själva min wordpressblogg. Känns som att komma hem igen. Och frågan vem som bestämmer över min tid egentligen blir relevant. Hur kommer det sig att jag inte unnar mig att blogga oftare när jag njuter så mycket av det? Vilken luthersk chef har satt sig på min axel egentligen? För tid finns, jo det gör det. Jag behöver bara prioritera den annorlunda. Men ibland när tiden finns så finns inte den mentala energin. Då behöver jag ställa samma tuffa frågor till mig själv som jag ställer till mina deltagare.

1. Fundera över vilken tid du lider brist på?
När jag börjar mina föreläsningar och utbildningar med att fråga om det finns någon i salen som någon gång upplevt brist på tid? Kommer spontana skratt och samtliga svarar ja, vissa räcker spontant upp handen i bekräftelse. När jag frågar vilken tid är det du lider brist på då? Möts jag av tomma blickar. Några kikar ner i golvet eller vänder sig frågande till personen bredvid. Det är som att vi springer på vecka ut och vecka in med en känsla av frustration över att inte hinna det vi egentligen hade tänkt oss. Men vad hade vi tänkt oss då?

2. Prioritera tid för reflektion och återhämtning
Under vårt vardagsdygn sover vi i genomsnitt 7-8 timmar och arbetar och pendlar 8-9 timmar. Vi ägnar oss åt vardagssysslor som att äta, tvätta, duscha etc i ca 3 timmar. Resterande tid är personlig tid då vi t ex utövar en hobby, tränar, reflekterar samt umgås med familj och vänner. Den är viktig för oss men har förändrats markant de senaste tio åren. Merparten av vår personliga tid spenderar vi numera framför en skärm. Vi ägnar i genomsnitt en tredjedel av vår skärmtid åt appar som enligt undersökningar får oss att må bra som t ex; träning, läsning, meditation, kunskap och hälsa. Men två tredejedelar av tiden ägnas åt appar som får oss att må sämre t ex; sociala medier, spel, nyhetssajter där informationen flödar utan någon stoppsignal till hjärnan. Det tar mental energi för vår hjärna att hantera alla dessa medier. Beslut som, vad tycker jag om den här kattbilden egentligen? Ska jag lajka min kompis bild på snödroppar? Ska jag dela artikeln om hur isen smälter i Nordpolen? Små beslut som tröttar vår hjärna så att när vi ska göra det vi egentligen behöver göra är vi för trötta. Då råder inte bara brist på tid utan också brist på mental energi.
När mina deltagare berättar om sitt vardagsdygn är det ofta den personliga tiden de säger att de saknar. När de sedan mäter hur de spenderar sin tid inser de att de kan frigöra tid och energi genom att exempelvis;
– sätta mobilen på flygplansläge och lägga den i ett annat rum när de ska sova samt när de äter lunch och middag
– stänga av alla sociala medier när de är lediga och vill koppla av.
– sätta mobilen på ljudlöst när de umgås med familj eller vänner.

3. Vår hjärna har svårt att uppskatta tid
Det är betydligt enklare att få lönen att räcka till för månadens utgifter än att få tiden att räcka till för månadens uppgifter. Vi kan få för oss att en uppgift som vi gör ofta tar ”ingen tid alls”. Är vi obotliga tidsoptimister kan vi behöva multiplicera tiden med pi för att hamna i närheten av verkligheten och skapa marginaler. Hjärnan gör tvärtom också. Den kan hitta på att en uppgift tar väldigt lång tid, så lång tid att det kommer dröja länge innan vi hittar den tiden i vår kalender. Det är helt enkelt aldrig rätt vecka att byta till sommardäck på bilen, se över pensionsförsäkringarna eller deklarera. Det hinner vi inte nu. Det vi egentligen menar är att det vill vi inte nu. Sätt av tid för dessa uppgifter i din kalender så att du kommer igång och se till att sluta argumentera med dig själv när det är dags att göra dem – bara gör’t.

4. Effektivitet handlar inte om att springa fortare och göra mer
Fokusera på en sak i taget. Var medveten om att de projekt som du är delaktig i tar timmar även utanför de du bokar i kalendern. Tid när du går och funderar och kommer på nya idéer.

5. Din tid är en värdefull resurs
Om någon ber att få 1.000 kronor av oss brukar vi ställa följdfrågor för att se värdet av att ge bort dessa pengar om vi ens har råd att göra det. Men om någon ber att få boka in oss på ett möte kan vi plötsligt tacka ja utan att ens ifrågasätta syftet med mötet. Lika självklart som det är att göra budgetar för vår ekonomi, behöver vi betrakta vår tid på samma sätt. Prova att mäta din tid under en vecka för att ta reda på vad du egentligen spenderar din tid på. Prova t ex gratisappen Moment för att se hur mycket tid du lägger på sociala medier och andra appar.

6. Använd dig av tidskuddar för att skapa marginaler
Boka in tid för dina viktigaste prioriteringar redan nu. Och förstå att det kommer ske oförutsedda saker. Precis som vi har krockkuddar behöver vi ha tidskuddar – marginaler. Boka återkommande tid för viktiga saker som träning så att det blir en vana.

7. Din förmåga att sätta gränser blir alltmer avgörande för din hälsa
Om du alltid säger ja till alla andra vem är det då du säger nej till? Lova inte bort tid som du inte har råd att förlora. Tid för återhämtning, tid med dig själv och dina nära och kära förtjänar samma respekt som din arbetstid. Det gränslösa arbetet ställer höga krav på vår förmåga att ta in information, bearbeta och förädla den, fatta beslut och genomföra dem. Lär dig att sålla och välja bort.

8. Se till att det är din planering som styr
Kan det ibland vara så att det du tänkt göra under dagen försvinner till förmån för det som trillar in i inkorgen eller på sociala medier? Vemsomhelst kan få tag på din e-postadress och din inkorg fylls på med bråttom och viktigt samt en hel del oväsentligheter. Se till att det är din planering som styr och börja varje dag med det som är viktigast medan din hjärna är pigg och utvilad.

9. Utvärdera din planering regelbundet
Stäm av andras förväntningar på dig. Var tydlig med vad du förväntar dig av din omgivning. De timmar du har under en arbetsvecka ska rymma dina viktigaste uppgifter. Om du ständigt hamnar på minus och måste stjäla för mycket tid av din fritid för att få jobbet att gå ihop, behöver du reflektera över hur du förvaltar dina tillgångar. Vill du ha mer tips om detta finns det övningar du kan göra i min bok Vem bestämmer över din tid: Konsten att frigöra tid och energi (Lava Förlag 2017)

Önskar dig en effektiv vecka
Allt gott
Petra Brask, författare och effektivitetsexpert

”Det är som att vi springer på vecka ut och vecka in med en känsla av frustration över att inte hinna det vi egentligen hade tänkt oss. Men vad hade vi tänkt oss då?”

Petra Brask

Börja året med nya goda vanor och rutiner

rutinerDet finns få saker som ger en sådan tillfredsställelse i början av året som att få rensa upp i strukturen. Nytt år är lika med ny struktur. Det känns som att ha en ouppackad ryggsäck eller ett alldeles för stökigt hus när den gamla 2017-strukturen ligger kvar en bit in i det nya året. Det går snabbt och ger en enormt befriande känsla. Något jag noterar både hos mig och våra deltagare varje år vi byter struktur är hur få mappar man faktiskt väljer att skapa för det nya året.

StrukturSå här gick det till i år;

1. Skapade en mapp under Historik som döptes till Arkiv 2017 – dit drogs alla 2017-mappar.
2. Högerklickade sedan på inboxen och skapade följande mappar;
Arkiv 2018 – här åker det mesta in och så använder jag de förträffliga sökfunktionerna.
Dreamteam 2018 – hit åker allt som rör mina kära kollegor.
Ekonomi 2018 – oerhört viktig mapp som kommer till nytta när jag har möten med vår kloka ekonom, Nina.
Kunder 2018 – här lägger jag allt som rör våra härliga deltagare och kunder – om det är en kund som vi har mycket korrespondens med så kan det hända att de får en egen mapp.
Marknad 2018 – En hel del av det vi gör handlar om att berätta om vad vi gör – då är det skönt med en egen marknadsmapp.
Petra 2018 – allt som rör mig personligen i jobbet men också privat, barnen, resor etc. Tidigare hade jag flera undermappar men i år är det ännu så länge bara – Ungdomsprojektet – ett nytt bokprojekt för ungdomar. Här lägger jag alla tankar och idéer kring den.

Kommer att märka om det behövs fler mappar och då får de skapas efterhand.

Snabbsteg3. Nästa steg för oss som arbetar i Outlook är att redigera och ändra i snabbstegen, så att när du trycker på ett snabbsteg åker mejlet smidigt in i rätt mapp. Då går det så otroligt smidigt och snabbt att rensa upp i inkorgen varje dag.

4. När du rensat upp i mejlstrukturen så har du fått en riktig energikick och kan använda den till att rensa upp i resterande arkiv på din dator också. Undan med allt gammalt och skapa nya mappar för 2018.

kalender 20185. När detta är gjort är det dags att ta dig an din kalender. Vilka nya goda vanor och rutiner vill du ska lysa med sin närvaro under 2018?
I min kalender står det alltid veckoreflektion på fredagar direkt på morgonen. De fredagar som blir inbokade med utbildningsuppdrag innebär en flytt eller tidigareläggning av veckoreflektionen. Reflektion innebär utvärdering av veckan som varit och planering av nästkommande tre veckor. På måndagar står det administration och ekonomi i min kalender. Var fjärde måndag träffas mina kollegor och jag efter lunch för att ha ett energigivande Kundutvecklingsmöte. Vi har inga möten om det inte utvecklar oss eller kunderna, därav namnet på mötet.
I år finns betydligt mer tid i kalendern för träning, reflektion och inspiration. Hela januari är fylld med härlig skrivtid för en bok för ungdomar och ger mig en chans att i lugn och ro starta året med goda vanor kring kost och träning. Min utmaning blir att bibehålla dessa goda vanor och rutiner när alla utbildningsuppdrag sätter igång.

Står det inte i kalendern så finns det inte. Ta din rättmätiga plats i din kalender för 2018. Det gäller att vara först på plats så att du inte lovar bort tid till andra som du inte har råd med. Se till att det är du som bestämmer över din tid.

Önskar dig en riktigt härlig start på 2018!

Allt gott

Petra Brask
Effektivitetsexpert och författare

”Cheers to a new year and another chance for us to get it right.”
Oprah Winfrey

Nyhet! Nu finns min bok; Vem bestämmer över din tid som e-bok

Jultidskalendern

IMG_2231Äntligen är det dags för Jultidskalendern att sätta igång. Har haft (och har fortfarande) så roligt med att hitta på luckor. Har gjort dem som små minifilmer för att inspirera dig. En ny lucka presenteras varje dag fram till och med den 24 december, 2017. Du hittar dagens lucka på vår Facebook-sida

Jultidskalendern handlar om det vi längtar efter att ta tid till. Och det är säkerligen högst olika. Men du kommer få ett förslag varje dag via våra sociala medier med start den 1 december. Du kanske inte alls vill hänga med på vår lucköppning utan skapa din egen kalender, eller så tycker du det här är det dummaste du hört sedan man införde moms på maten. Allt passar inte alla. Men om du hakar på Jultids-trenden, så;

  1. Boka tid
    i din kalender som du döper till Jultidsluckan och som startar den första och slutar den 24 december. Vilket nummer det är på luckan ger sig ju då av datumet. (Nackdelen med att ha med pedagoger att göra är att vi gärna blir övertydliga…)
  2. 24:e är den största luckan
    På Julkalendrarna är vissa luckor större och innehåller mer. Boka därför av mer tid vissa dagar (exempelvis helger eller när du nu är ledig) Föreställ dig att du på självaste Julafton får den finaste tidsluckan och verkligen blir laddad med sprakande energi till julfirandet.
  3. Håll utkik
    på våra sociala medier (Instagram, Facebook, LinkedIn, Twitter – vad du nu står ut med) fr o m den 1 december så presenterar vi ett nytt kreativt förslag på vad du kan använda din tid till.
  4. Gör egna förslag
    Om du inte vill ha våra förslag utan göra egna, så kan du enkelt göra en lista och så låtsas du bara vara förvånad när du öppnar den tidsluckan.
  5. Freda din Jultid
    Alltför ofta händer det att vi får boka om och flytta på saker, det är en del av livet, men var extra varsam med din jultid. Om det blir så att du inte hinner njuta av din lucka en dag, se då till att du får ta igen den vid annat tillfälle.

 

God Jul

Petra Brask & Partners

Jultidskalendern – Lucka 1

Äntligen är det dags för Jultidskalendern att sätta igång. Har haft (och har fortfarande) så roligt med att hitta på luckor. Har gjort dem som små minifilmer för att inspirera dig. Varsågod, lucka nummer 1

 

Jultidskalendern handlar om det vi längtar efter att ta tid till. Och det är säkerligen högst olika. Men du kommer få ett förslag varje dag via våra sociala medier med start den 1 december. Du kanske inte alls vill hänga med på vår lucköppning utan skapa din egen kalender, eller så tycker du det här är det dummaste du hört sedan man införde moms på maten. Allt passar inte alla. Men om du hakar på Jultids-trenden, så;

  1. Boka tid
    i din kalender som du döper till Jultidsluckan och som startar den första och slutar den 24 december. Vilket nummer det är på luckan ger sig ju då av datumet. (Nackdelen med att ha med pedagoger att göra är att vi gärna blir övertydliga…)
  2. 24:e är den största luckan
    På Julkalendrarna är vissa luckor större och innehåller mer. Boka därför av mer tid vissa dagar (exempelvis helger eller när du nu är ledig) Föreställ dig att du på självaste Julafton får den finaste tidsluckan och verkligen blir laddad med sprakande energi till julfirandet.
  3. Håll utkik
    på våra sociala medier (Instagram, Facebook, LinkedIn, Twitter – vad du nu står ut med) fr o m den 1 december så presenterar vi ett nytt kreativt förslag på vad du kan använda din tid till.
  4. Gör egna förslag
    Om du inte vill ha våra förslag utan göra egna, så kan du enkelt göra en lista och så låtsas du bara vara förvånad när du öppnar den tidsluckan.
  5. Freda din Jultid
    Alltför ofta händer det att vi får boka om och flytta på saker, det är en del av livet, men var extra varsam med din jultid. Om det blir så att du inte hinner njuta av din lucka en dag, se då till att du får ta igen den vid annat tillfälle.

Väl mött igen imorgon!

Trevlig fredag

Petra Brask

Gott om tid för traditioner

minska julstressen

”Vi har arbetet efter dina metoder sedan du utbildade mig och mina kollegor för tre år sedan och det funkar fortfarande!” säger den mörkhåriga chefen med ett stort leende och ögon som glittrar. Hon har bjudit in mig till hennes nya arbetsplats för att utbilda hennes ledningsgrupp och deras ledningsgrupper, totalt 30 chefer med olika tidstjuvar och behov av att frigöra tid och energi. Stolt håller hon upp min bok och visar deltagarna. Hon pekar med hela handen mot mig. ”Här är kvinnan som förändrat mitt och mina medarbetares liv på min förra arbetsplats. Hon är otroligt uppbokad men äntligen ska ni få en utbildning med henne.” som om inte denna introduktion var nog lägger hon snabbt till ”Hon är tidsexpert från TV också.” Efter denna hyllning tittar nu deltagarna på mig med stor förväntan och själv försöker jag kämpa tillbaka rodnaden på kinderna och undrar hur i hela världen jag ska lyckas leva upp till dessa förväntningar.

Den här veckan har jag rört mig i vitt skilda städer och branscher, allt från Universitetsvärlden i en konferensgård vid Skånes vackra kust till dryckesbranschen i tidlösa Krägga Herrgård invid Mälaren. Från deltagare som undrar vad de ska ta sig för när uppgiftslistan känns lika lång som en halsduk till deltagare som tycker att fokustiden borde vara mer än fyra timmar. Veckan inleds med ett möte tillsammans med mina härliga kollegor på vårt vackra kontor mitt i Stockholm, där vi bland annat funderar på var vi ska gå på julbord i år. Om du har ett tips får du gärna höra av dig, det är hög tid att boka. Jag berättar för kollegorna om forskning som säger att de som börjar fira jul tidigt är lyckligare. Därför har vi redan nu smugit igång med julbelysning hemma och gjort spellistor med favoritjulsångerna på Spotify. Julen är en härlig högtid som jag vill njuta av långsamt och dofta och smutta på som ett smakrikt årgångsvin.

Men är det inte för tidigt att tänka på julen redan nu? Den börjar väl först vid advent och nog hinner vi bli trötta på alla julsånger många gånger om? Julen går väl inte att effektivisera, det är ju traditioner som följt i flera släkters steg och med många förväntningar?

Att mötas på riktigt

För mig handlar julen om trygghet. Om att få kvalitet på tiden med varandra. Om att stanna tiden en stund och mötas på riktigt. Lägga undan tekniken och samlas över god mat, samtal och tända ljus. Jag tänker på min barndoms jular när mamma sprang som en skottspole mellan köket och matrummet för att ordna allt inför julmiddagen. Hon höll på i veckor och handlade, lagade, bakade, syltade och snyftade för att hela tjocka släkten skulle komma och få just precis alla delikatesser snyggt uppradade på matsalsbordet.

Hemmet skulle vara pyntat och julfint och de tre barnen hela och rena i nya hemsydda fina julkläder. Pappa jobbade hårt fram till julafton och sedan satt han i soffan och underhöll släktingar medan mamma sprang fram och tillbaka mellan alla rätterna. När allt var klart kunde klockan vara nio eller tio innan farfar gick till kyrkan för att köpa tidningen och ”precis missade” tomten ”i år igen”.

Traditioner skapar trygghet

Vi har en vana av att fira advent och jul på ett visst sätt. Vi kanske inte alltid tycker om det, men vi är vana vid det och på så sätt trygga med det. I en värld när så mycket förändras är det tryggt med något som är beständigt.

Och när det gäller våra vanor, så är de inte alltid helt lätta att förändra. Tänk dig att vara den släkting som föreslår en förändring i julvanorna. När jag frågade mina barn för några år sedan, om det var något med julen som de tyckte vi kunde effektivisera sa de genast. ”Ja, julklappsutdelningen! Den tar för lång tid!”

Ärvda traditioner

När vi blev bonusfamilj fick vi ärva traditionen i min mans familj, där det är sed att öppna ett paket i taget och så ska hela släkten jubla eller förfasas över den inköpta presenten. Snacka om prestationsångest! Redan i september börjar adrenalinnivån stiga. Sedan några år har vi tagit ett gemensamt beslut att helt avskaffa julklappar till vuxna. Det har skapat en ljuvlig sinnesfrid och lättnad när vi insåg det alla tänkte, men ingen vågade säga.

”De sa att du till och med var bättre än jag hade sagt till dem.” skrattade min beställare när jag plockade ihop datorn efter utbildningen. Alla hade kramat om mig och personligen tackat för boken de alla hade fått ett eget exemplar av. ”Det här är en bra julklapp.” sa en av deltagarna innan han sprang in till fotograferingen som gruppen skulle ha efteråt. ”Vi ska göra ett kapitel som en uppgift till varje ledningsgruppsmöte och börja med möteskapitlet.” sa en annan deltagare. Själv var jag bara så lättad att det var uppskattat. Precis som med julfirande så passar inte allt alla och det får man ha respekt för. Men om man jämför med julbordet fullt av julmat så är det precis som med en effektivitetsutbildning. Man plockar godbitarna och tar mer av det man gillar. Kanske vågar man till och med prova något nytt.

Lugnt och fint med god planering

”Men är inte det tråkigt med bara julklappar till barnen?” sa en journalist i veckan som intervjuade mig om boken och hur man minskar julstress. ”Nej, vi lättar upp stämningen med en julfrågesport istället.” svarade jag lugnt. Mina svärföräldrar är väldigt förtjusta (läs duktiga) i frågesport.

Själva schemat under dagen är väldigt effektivt redan. Vi börjar med jullunch som består av ett knytkalas där alla bidrar. Delikatesserna är uppätna lagom till Kalle Anka börjar. Efter det är det julklappsutdelning tillsammans med kaffe och saffranspannkaka med salmbärssylt (ja, vi är en gotländsk släkt). I år kommer då ett inslag av frågesport i samband med detta och sedan tar nästa sport vid. Den årliga julpromenaden. Volangerna på kroppen ska trimmas efter all mat, så vi går långpromenad runt kyrkan och insuper julstämningen från alla hem och marschaller som vi går förbi.

Då vi är ett gäng gourmander händer det att det bli vickning efter det. ”Lite julskinka till?”

Sedan samlas vi en stund i soffan och instämmer i hur bra julen har varit, i år igen. Rörande överens om att det är just så här den ska firas. Lugnt och fint och med god planering. Det är inte så långt ifrån min barndoms jular, men med den skillnaden att här hjälps vi åt. Det finns ingen mamma som springer benen av sig medan resten av gänget väntar i soffan. Men hennes recept finns kvar. Det är tradition och smakar gott med hennes ugnsbakade omelett med kantarellstuvning (ja, man måste gifta in sig i familjen för att få receptet).

juleljus

Minskad stress

Snart närmar vi oss första advent och butikerna har sedan länge hintat om att det är dags att planera julinköpen. Jag vet inte om du behöver effektivisera din jultid eller om du ens vill det, men jag vet att vid julen så vill i alla fall jag slippa stress. Tänk om julen inte bara är en tradition utan också en känsla. Vilken känsla tar du då med dig in i adventstiden 2017?

Trevlig helg

Petra Brask

Effektivitetsexpert och författare

 

“Our hearts grow tender with childhood memories and love of kindred, and we are better throughout the year for having, in spirit, become a child again at Christmastime.”
Laura Ingalls Wilder

Om du är ute i god tid har du gott om tid att hitta på goda julklappsrim. Här kommer lite inspiration:

Fast den mycket pengar kostar, står den bara där och rostar. (Brödrost)

Denna bok har inga mord, ingen kärlek och inga ord. (Plånbok)

Ibland så tycker jag du luktar unken, egentligen borde jag köpt hela dunken. (Rakvatten)

Med denna kan du springa och ha kul, det är något som du har önskat dig varje jul. (Hund)

Jesus ligger i sin krubba, här får du en bandyklubba. ( ! )

Framsida_Vembestämmeröverdintid_Brask

Sida 1 av 4912345...102030...Sista »

Petra Brasks fredagsblogg

Här bloggar jag varje fredag och delar med mig av tankar och reflektioner kring mitt liv som effektivitetskonsult. - Petra Brask

Kontakt

Petra Brask
VD och Senior Effektivitetskonsult
info@petrabrask.se
www.petrabrask.se
@PetraBrask