Ny inspiration och reflektion varje vecka!

Home

Rensa upp inboxen och dina intryck

IMG_5038” Det där känner jag igen i mitt vardagsliv.” en ung man räcker upp handen när vi pratar om hur vi kan bryta förhalningsbeteenden och sluta skjuta upp saker. Han viftar ivrigt på handen som ett tecken på att han gärna vill dela med sig. Vi befinner oss i ett orangeri. Och nog för att jag har varit i många kurslokaler, men den här tar verkligen priset. Väggarna består av vackra växter i alla format och jag är tacksam för att den stora widescreen-skärmen med min gröna bild ”Vem bestämmer över din tid egentligen?” smälter naturligt in i miljön. ”Jag brukar ställas inför ett faktum av ett berg av disk hemma i köket. Till slut går det liksom inte att stapla mer disk utan att allt riskerar att ramla och gå sönder. För att få plats med mer disk brukar jag då organisera den smutsiga disken.” Skrattsalvorna från mannens kollegor studsar mjukt mot de sköna växtbladen i lokalen när de föreställer honom framför sig i sitt hem. Några tittar förvånade på honom som om de inte trodde att just han var en diskförhalare. ”Men det märkliga är vad som händer när jag sorterat upp allt.”

Höststarten är avklarad och för min del avslutar jag veckan med en helgkonferens i raffinerade Riga. Det är i alla fall så jag uppfattar staden, men inser att jag är färgad av det unga hungriga företaget jag rest dit med. De är 120 personer och ca en tredjedel fler än på förra konferensen. Mitt uppdrag är att föreläsa om effektivitet och hur de ska frigöra tid och energi för att hinna med alla projekt i den höga tillväxttakten. Jag slås av energin i den stora mötessalen, av intensiteten och entusiasmen hos människorna i den. Redan på flyget dit får deltagarna öppna ett kuvert som innehåller en penna och postitlappar där de ber sina medarbetare att anonymt skriva ner vad de tror kommer att hända i deras bransch inom de närmaste åren. De får tydliga instruktioner och formulerade målsättningar för konferensen. När vi kommer fram står HR-chefen och samlar in alla lappar samtidigt som alla hälsas välkomna.

Väl hemma igen är jag tacksam att få lugn och ro att skriva ner alla intryck från veckan som varit. Precis som min deltagare med den överfulla diskbänken har jag lättare att hantera allt om jag får sortera upp det. Jag fnissar igen när jag minns mannens disk-historia och tänker att någon av hans kollegor säkerligen läser den här bloggen och utbrister ”Nu skriver hon om dig.” Men vi skrattar för att vi känner igen oss när han säger; ”Min intention med att sortera upp disken är att få plats att ställa ner mer disk. Men när jag väl sorterat upp den så blir det ju så mycket roligare och går fortare att faktiskt ställa sig och diska, vilket är det jag automatiskt gör då.”

Ta mejlen som ett exempel. Hur många deltagare har jag inte som säger att det känns mycket lättare att hantera sin mejl när de har rensat upp i inboxen. De tillämpar en av våra mest enkla och snabba metoder;

  • Skapa en mapp under inboxen som du döper till exempelvis ”01 Arkiv 2017”
  • Markera alla mejl som är 1-2 veckor och äldre och dra dem dit.
  • Rensa de 1-2 senaste veckornas mejl. Se till att du har autosortering och skapar regler för lågt prioriterade mejl samt ber om ändringar i sändlistor om du får mejl som du faktiskt inte har nytta av. Många av våra deltagare skapar en mapp för Kopia-mejl och gör en regel så att allt de blir kopierade på automatiskt hamnar där. De sätter av en stund varje dag för att kolla igenom om där hamnat något de bör känna till.
  • Stäng av ljud och aviseringsrutor så att inte sändaren avgör när det passar att hantera e-posten – då hade du ju lika gärna kunnat bli avbruten av en telefon.
  • Hantera e-posten tre–fyra gånger per dag: morgon, lunch och eftermiddag. Det passar inte alla men för många räcker det faktiskt. På så sätt kan du flytta din fokus från din inkorg till din kalender och att-göra-lista och lättare prioritera de uppgifter som adderar mest värde i ditt arbete.
  • De nya bättre sökfunktionerna gör att du kan ha en mindre avancerad mappstruktur.
  • Tillhör du dem som sitter med ett mappsystem sedan Hedenhös-tiden är det kanske dags att skapa en mapp som du döper till ”Historik” och så kan du dra dit de äldre mappar som du vill ha kvar som referenser.

Vem vet vad som händer när du rensar upp och ger plats för nya tankar i ditt liv? Jag vet i alla fall att jag fick med mig en väldigt ny och häftig tanke från Riga. Jag höll nämligen på att sätta kaffet i halsen när en av de karismatiska ledarna uppmanade de 120 medarbetarna att skapa en konkurrerande verksamhet… i tanken. ”Om vi skulle hoppa av det här företaget och börja konkurrera. Vad skulle vi göra då för att bli bättre?” Antagligen skulle vi göra som en av deltagarna som kom fram och hälsade efter mitt seminarium på tidningen Chef i veckan. ”Hej! Jag är konkurrent till dig och är här för att se vad du gör.” Jag tittade förvånat på den unga kvinnan och blev både stolt och glad. Om mina konkurrenter kollar in mig så betyder det att jag gör något bra. Och om mina konkurrenter gör något bra och utvecklas så betyder det att vi ger branschen ett gott rykte. Den dag vi slutar att vilja bli bättre är den dag vi upphör att vara bra. Nu ska jag ta en lång promenad och fundera över hur jag kan konkurrera med mig själv och sen är det dags för återhämtning och vila och ja, just det, disken.

Önskar dig en effektiv och bra vecka

Petra Brask

“There is nothing noble in being superior to your fellow man;
true nobility is being superior to your former self.”
Ernest Hemingway

Vill du läsa mer om hur du rensar, strukturerar och prioriterar din tid kan du redan nu beställa min nya bok; Vem bestämmer över din tid

 

 

 

Så mjukstartar du hösten

SGCR1630”Jag såg att du ryckte till när jag sa att det bara är tre gånger kvar på sommaryogan nu.” Min yogalärare tittar uppmuntrande på mig. Jag ser tillbaka på henne och ut över gräsmattan och alla yogamattor. Hur ska jag klara mig nu? Det var mitt 25:e yogapass för den här sommaren. När jag kom till Gotland i mitten av juni för att göra den sista handpåläggningen på min nya bok ”Vem bestämmer över din tid” bestämde jag mig för att väva in många träningspass i den annars så stillasittande bokskrivartillvaron. På Toftagården lockade de med yoga måndag till torsdag hela sommaren. Jag joggade dit och köpte ett sommarkort som skulle täcka samtliga pass. Sedan blev det nästan en grej att inte missa ett enda pass. Belöningen har inte låtit vänta på sig. Kroppen är mjukare än på många år. Men när nu min yogalärare påminner mig om att det bara är tre gånger kvar blir jag nästan gråtfärdig. Hur ska jag klara mig? Finns det verkligen ett liv efter den här hälsostärkande sommaren?

Börjar du närma dig första dagen efter semestern och undrar vad du heter och vad du jobbar med? Kanske är du redan på plats på jobbet och tittar dig förvirrat omkring på dina kollegor som redan kommit igång och verkar väldigt effektiva? Kort och gott så funderar du kanske över hur du kommer igång efter semestern och får en bra höststart?

”Är det egentligen bättre att ta kortare semester än att ta lång ledighet?” frågar en journalist som ringer och undrar om tips för nystart efter ledigheten. Jag har inte sett att det har kommit ut någon ny forskning som kan visa på att lång semester är bättre än kort semester. Det finns däremot forskning som visar att det är viktigt att själv få bestämma över sin semester. En del mår bättre av kortare sjok av ledighet och andra behöver lång tid för att kunna koppla av och gå ner i varv. Vissa vill ha en väldigt aktiv semester och somliga trivs bäst i hängmattan. Det är viktigt att vara lyhörd för vilka behov vi har i den livssituation vi befinner oss i.

Men oavsett om du haft lång eller kort semester eller kanske till och med ingen alls, så är hösten snart här och då ligger det i sakens natur att vi funderar över hur vi ska få en bra start på hösten. I vilken ände ska man börja?

Så mjukstartar du hösten

  • Jämför dig inte med kollegor som redan är uppvärmda och har kommit igång. Ha en tillåtande attityd och hög acceptansnivå för dig själv om du känner dig vilsen på jobbet och inte är lika snabb som du brukar. Det är naturligt och ett mycket gott tecken på att du faktiskt lyckats koppla bort tankarna på jobbet. Det är bara att gratulera då det har gett dig ny energi, idéer och kreativa tankar inför hösten.
  • Ta med dig semesterkänslan in på jobbet– ta en långlunch, tillåt dig att sluta tidigare, passa på att njuta av sällskapet av dina kollegor igen.
  • Var extra närvarande och utöva mindfulness på din arbetsplats – dofta på kaffet, gå med eftertänksamma steg till möten, ta dig tid att verkligen insupa din omgivning, tugga maten långsamt.
  • Snegla redan nu på när du tänker ta nästa ledighet. Vad vill du göra då? Konkretisera nästa semester så att du kan slappna av och vara trygg med att du kommer att få vara ledig igen.
  • Jobba inte en full vecka första veckan om det är möjligt. Börja till exempel en onsdag eller torsdag. Eller ta ledigt på fredagen och få en långhelg.
  • Fundera över hur det känns att vara tillbaka på jobbet. Är det något du vill ändra på för att få en bättre arbetshöst? Är det kanske till och med dags att byta jobb? Sätt upp önskemål, planer, målsättningar för hur du önskar att det ser ut vid årsskiftet.
  • Hösten är din chans till nystart. Är det här hösten när du får till en riktigt bra arbetsbalans, lär dig ett nytt språk, får till goda träningsrutiner som du lyckas hålla? Hur kan det här bli den bästa hösten i ditt liv? Hösten är ett stort härligt stycke tid med få avbrott. Vad vill du fylla den med? Var öppen och nyfiken.
  • Om det öst in saker i inkorgen, sätt av en stund och rensa bort allt gammalt och få en ny start. Gör en mapp som du döper till Arkiv eller något annat lämpligt och töm inkorgen. Se till att prioritera att göra-listan och börja med att ha få saker som är högt prioriterade så känns det lättare att komma igång.
  • Börja med att lägga en bra grund i din kalender om du inte redan gjort det. Det är viktigt med goda rutiner. Vi behöver sömn & återhämtning, mat och rörelse. Se till att du bokar in tider för träning, hämta och lämna på dagis, lunch, så att du får balans i veckorna. Fundera över om det här ska bli hösten när du nyttjar morgontiden och tar tag i det viktigaste när hjärnan fortfarande är pigg. Är det här hösten när du provar att förlägga möten till eftermiddagarna. Är det här hösten när du säger fler nej till tids- och energitjuvar och många ja till dig själv?

Vid nyåret skrattade både jag och min familj när jag skrivit ”yogafrälst” på min moodboard ovanför skrivbordet hemma. Jag har ansett mig vara lika mjuk som ett kassaskåp och med noll talang för denna aktivitet. Nu har familjen med förvånad blick sett mig i solstolen läsandes yogatidningar och tvivlet har övergått i respekt. Jag har lovat mina sommaryogalärare att boka nästa yogapass i Stockholm när jag nu lämnar ön för jobbhösten. Förhoppningsvis ska den sorg jag känner över det förbytas till tillförsikt och glädje över att komma hem till fastlandet och alla härliga kollegor, puls, energi, boksläpp och världens roligaste jobb igen.

En bra start efter semestern önskar jag dig och dina kollegor

Petra Brask

 

”Vintern är som en etsning, våren en vattenfärg, sommaren en oljemålning
och hösten en mosaik av dem alla.”
Stanley Horowitz

 

5 tips för ett bra sommaravslut

IMG_3763”Vi är barn och vi är många, vi är jordens salt. Lyssna till oss, vi är starka, vi kan allt” Georg Riedels musik vibrerar i den stora salen samtidigt som Barbro Lindgrens ord sjungs ut i stämsång av fyrorna och ända upp till långa gängliga niorna. Det är sista musikkonserten före skolavslutningen och den slutar traditionsenligt. Vi föräldrar har suttit där i många år och vet vad vi har att vänta, men ändå får vi ståpäls och fuktig blick när vi hör våra unga. Jag kramar om min minsting till son som är längst av alla i klassen. Jag är så stolt som vi föräldrar tar oss rätten att vara. Imorgon tar min dotter studenten, ännu ett avslut och ett nytt äventyr som väntar. Jag skriver ett till tal. Ett av många den här våren. Avslut och avsked. Gammalt som stängs för att öppna upp till något nytt i höst. Juni är en festligheternas månad som ska samsas med alla jobbavslut. Inom mig hör jag en röst som protesterar när familjeaktiviteterna får ta så mycket kraft. Borde du inte jobba mer?

Den här veckan känns som en lång radda privata händelser där jobbsaker försöker göra sig hörda. I måndags fick jag några ursäktande kundsamtal från deltagare som undrade om de störde i ledigheten. De var halvt lediga och jobbade halvt. Det gick sådär, sa de. Själv jobbade jag. Av den enkla anledningen att det behövs. På några veckor ska plötsligt allt bli klart på jobbet. Dessutom är det tid för avslutningar och studentfiranden. Offerter som bara måste bli klara. Teamet som ska ha avslutningsmöte. Alla ekonomiuppgifter som du är tvungen att få in. Ovanpå det skolavslutningar, sommarfester eller möten som du inte vill missa. I juni kan det vara extra svårt att få dygnets timmar att räcka till.

Men det är ingen överraskning. Varje år den här tiden slits vi mer än annars mellan arbete och fritidsaktiviteter. Vi stressar sönder oss på jobbet, och försöker sedan vara hysterisk glada på alla sommarens släktmiddagar. Dessutom ska vi försöka upprätthålla ett lugn inför kollegor och kunder. Allt det skapar en väldig anspänning.

Här kommer för därför 5 tips för att minska sommarstressen;

1. Använd energin till rätt saker

Det som anses vara en stressig tid kan också framkalla en positiv kraft som vi kan ta vara på. En slags slutspurt. Trots att du är trött har du plötsligt mer energi just för att du kommer till många avslut och för att dygnet blivit ljusare. Använd den energin till rätt saker. Istället för att slösa bort merparten av energin på allt runtomkring, så får du äntligen kraft att ta tag i den där surdegspaddan som stirrar dig i ögonen varje morgon. Ta hand om den – nu.

2. Prioritera, rensa och tacka Nej

Det som framför allt stressar oss är att ha alla uppgifter i huvudet. Om du skriver ner dem, är det lättare för hjärnan att få helhetsperspektiv. Lista därför allt du måste hinna med innan semestern. Dela upp arbetsuppgifterna i prioritet 1, 2 och 3, där 1 är högsta prioritet och 3 är lägsta.

Se sedan över hur många arbetsdagar du har kvar, och var det finns luckor i ditt schema. Boka in tid för ”prio 1”-uppgifterna, helst på morgnarna när du har mycket energi. Om det är möjligt, ta gärna en löprunda eller promenad före ”prio 1”-uppgifterna så är hjärnan perfekt förberedd för arbete.

Om du har svårt att hitta luckor för alla uppgifter får du helt enkelt rensa och tacka Nej. Måste du verkligen vara närvarande på alla interna möten? Är det nödvändigt att vara med på alla sommarmingel?

3. Informera och delegera

För att du ska kunna varva ner före och vila under semestern är det bra om du har ordnat en ersättare eller delegerat vissa uppgifter.

Förbered även kunder, klienter och leverantörer på att du ska vara borta. Meddela dem hur länge du har semester, och vem de ska vända sig till när du är borta.

De flesta har förståelse för att man är borta, så länge man är tydlig med det. För att få kvalitet på jobbet under hösten, måste din hjärna få chans att gå ner i varv under sommaren. Om du ständigt är tillgänglig är det mycket svårare.

4. Tydliggör förväntningarna på den egna semestern

Familjens krav inför semestern kan också skapa stress. Att sväva för mycket i ovisshet kan leda till oro, särskilt om det finns många motstridiga krav inom familjen.  Tydliggör vilka förväntningar ni har på semestern. Uttalade önskemål gör det lättare att hitta lösningar och förebygga konflikter om det visar sig att någon vill ha en väldigt aktiv semester och någon annan i familjen bara vill ta det lugnt. Dra gärna upp en plan för semesterveckorna, även om ni bestämmer att ni inte ska göra något alls.

5. Börja blomma

Det är inte bara blommor och barn som ska växa och utvecklas. Du har också rätt att blomstra. Passa på att lägga dig i hängmattan under sommarveckorna och fundera över livet. Vad får dig att blomma? Vilka arbetsuppgifter, människor, miljöer fyller på dig med energi? Finns det dagar eller stunder på ditt jobb när ditt arbete känns mer som ett fritidsintresse. Vad kan du göra för att få mer sådan tid?

Livet är summan av den tid som känns värdefull. Ibland är vi stressade av att vi har för mycket att göra men är vi inte också stressade av att vi gör för lite – av det vi egentligen vill göra? Tänk om den inre frustrationen är själens frustande längtan efter sig själv. Efter att få slå ut i full blom. Tänk om det är dessa längtande tankar som du ska vattna i trädgården i sommar.

Bloggen är tillbaka igen i slutet av augusti. Då är det också dags för min första bok Vem bestämmer över din tid att komma ut i bokhyllorna. Där kan vi prata om ett skönt avslut. Känns som att lämna ifrån mig ett vuxet barn som för länge sedan borde ha flyttat hemifrån.

Önskar dig en riktigt skön sommar!

Petra Brask

Författardebutant

”och nu så har sommaren kommit
för jag har just tagit bort snön.”

Astrid Lindgren, ur Idas sommarvisa

Valutan heter tid

fingertopparSolen står högt över havet, på borggården tar vinden tag i den vita klänningen på bruden som skyndar upp genom de stenlagda trapporna bort till det hemliga rummet i Kalmar Slott. Det är den 27 maj, 2017 och en tropisk hetta råder. Bara några veckor tidigare har snön bäddat ett tunt vitt täcke över den anrika staden vid Ölandsbrons fäste. Själv står jag redan i Slottskyrkan och lyssnar på när min dotter övar på solosången hon ska framföra för brudparet. ”Du är allt jag nånsin önskat, du är allt jag nånsin drömt…” jag får gåshud när jag hör hennes ljusa, klara stämma sjunga Sonja Aldéns vackra visa. Min bror och hans vän spelar bas och piano till. Det är som att tiden står stilla. Min son är på körresa i Prag, annars hade vi sett honom vid basen eller möjligtvis pianot. Noga lagrar jag alla detaljer i minnet. Den här dagen kommer att bli en karamell som jag vill känna smaken av länge. Trots det har jag fällt många bitterljuva tårar över att våra föräldrar inte är i livet och får uppleva allt detta med oss. När min bror bad mig sköta textläsningen i kyrkan, nickade jag givetvis glatt, men tänkte i samma stund. Hur ska jag klara det? Jag som till och med gråter på bröllop där jag knappt känner någon. Hur ska jag klara av att få fram hela meningar till min älskade bror och hans tilltänkta, som är en kär väninna.  I programmet står det dessutom att jag ska gå upp och läsa precis efter att min dotter har sjungit. Jag fortsätter stå vänd ut mot fönstret och borggården, som om blotta åsynen av allt som pågår därute ska hjälpa mig att samla mig.

IMG_4064Det har varit några intensiva veckor precis som maj och juni håller ett löfte om att vara. Det är studenter, klassresor, kickoffer och skolavslutningar som flockas i kalendern tillsammans med en ofta späckad att göra-lista på jobbet. I mitt fall har min bror för säkerhets skull lagt in sin 50-årsfest och sitt bröllop helgerna efter varandra och engagerat mig för att se hur en effektivitetskonsult hanterar tempot i verkligheten. Det finns också ett stort behov av att hjälpa till med familjens icke rumsrena hundvalp, vilket visar sig vara tuffare än att ha hand om en bebis. Det innebär att jag fått hårdprioritera och bosätta mig i Kalmar mellan bokskrivande och föreläsningar. Vad gör man inte för familjen?

De praktiska förberedelserna har varit det enkla. Det kluriga har varit att hantera hur rörd jag blir i såna här sammanhang. Be mig föreläsa för vilken grupp som helst och jag fixar det, men min egen familj… Med nervösa fjärilar i magen och tårar i ögonen efter min dotters vackra sång, tar jag mig längst fram i kyrkan för att läsa en text för det förväntansfulla brudparet. I ett djupt andetag ser jag ut över kyrkan, brudparet och alla nära och kära.

”Nu står det Textläsning av brudgummens syster i häftet. Vad ska hon läsa då? Undrar du kanske? Det undrade jag också när brudparet frågade vad de skulle skriva i det här häftet. Så jag sa; att det blir nog något av den där profeten Khalil Gibran, om kärleken eller äktenskapet. Men jag kan inte bestämma vilken, så skriv bara textläsning. Inom effektivitetsbranschen kallar vi det för att skjuta upp saker.

Poeter i all ära men de känner ju inte det här brudparet. Så jag tänkte att det är bättre att jag skriver något själv. Låt oss börja med att referera till en mycket aktuell studie om kärlek och lycka. Det är den längsta studie som någonsin gjorts. Den pågick i 75 år och bytte undersökningsledare 4 gånger. Det är ovanligt att en studie överlever ens ett byte av ledare. Den startade på Harvard och handlar om lycka. Hur lever vi ett lyckligt liv? Ja, det kan man ju undra?

Ledarna av studien följde människor som gick från att växa upp fattiga och dö rika, de följde de som växte upp rika och dog fattiga, de följde framgångsrika och mindre framgångsrika, de med vanliga och ovanliga yrken, de med familj och vänner och de utan.

Efter 75 år talar studien sitt tydliga språk. Det är goda relationer som gör oss glada och lyckliga. De gör till och med att vi lever längre.

Vi människor behöver varandra. Det handlar inte om hur många guldtackor vi har på banken, hur hög titel vi har på jobbet eller hur många likes vi har på Facebook. Nej, vår största förutsättning för ett lyckligt liv är kort och gott; kärlek.

Äkta kärlek kan inte köpas eller fås på sociala medier. Kärlek är något vi odlar och investerar i. Valutan heter tid. Tid tillsammans. Och förmågan att sätta värde på den.

Kärlek handlar om att bädda, laga tacos och kramas. Den handlar om att springa i ösregn, bli dyngsura och skratta. Den handlar om att stanna upp i den stora stjärnklara natten och hitta den lilla Karlavagnen. Kärlek handlar om att vardagen får en guldkant för att du är med den du älskar.

Kärlek handlar om oss som är här idag, om vänner och familj, om nära och kära.

Den handlar om att hitta hem även när det är mörkt. Den handlar om en önskan att förstå även när det är svårt. Om att tala samma språk i tystnad.

Kärlek handlar om att kunna leva utan varandra men inte vilja. Ett val som egentligen är självklart och så livsnödvändigt då goda relationer gör oss lyckliga. Kärlek handlar om att våga sänka garden, att vara sårbar och hudlös. Kärlek handlar om att ligga stilla och lyssna på varandras hjärtslag, om att vara tryggt inlindade i en varm beröringsfilt.

Kalmar slottKärlek handlar om att &-tecknet mellan bruden & brudgummen egentligen är ett bindestreck. Kärlek handlar om fingertoppar som möts och når ända in i hjärtat.

Andlöst tittar jag ut över de församlade igen, över kyrkan och brudens vita klänning bredvid min brors svarta frack. Det är inte bara mina ögon som tåras. Det känns som att mitt hjärta och tiden har stannat. Jag njuter av stunden. Sätter värde på tiden. Tänk om jag klarar av att hålla mitt tal till brudparet också? Och tänk om det inte gör så mycket att vi blir rörda. Det betyder ju bara att vi håller av, bryr oss om och älskar varandra. Och det är ju det som betyder något.

Önskar dig en värdefull helg

Petra Brask
Brudgummens syster

 

”Kärleken ger intet annat utom sig själv och tar intet utom från sig själv. Kärleken äger intet och kan ej heller ägas; Ty kärleken är allt för kärleken.”
Kahlil Gibran

 

 

9 tips för effektivare möten

 

IMG_3677”Vad är det med er svenskar som gör att ni måste ha möten hela tiden? Ni måste ju inneha något slags världsrekord?” Jag står vid kaffeautomaten med några av deltagarna i en av pauserna under effektivitetsutbildningen. Mannen som reflekterar över den svenska möteskulturen är från vårt grannland Finland och han får snabbt medhåll från sina europeiska kollegor. ”In Sweden you must have this tender, loving feeling…” säger en annan deltagare och det är rätt tydligt vad han tycker om svenskar i möten. ”En helt vanlig dag på jobbet.” Tänker jag och instämmer helt i att vi behöver göra en mötesrevolution i Sverige men jag tycker också att möten får oförtjänt dåligt kritik. Det är som att det är en stor sten som är helt OK för alla att sparka på. Men jag vet precis hur jag ska bemöta deltagarna. Vänta bara.

Den här veckan har jag fått kombinera skrivtid på boken med möten och utbildningar. Det är inte optimalt, men det är som vanligt högsäsong på utbildningsfronten innan semestrarna tar vid. Jag har träffat professorer, ingenjörer och människor från alla jordens hörn. De har alla gemensamt att de lider av brist på tid och tittar jag i deras kalendrar så är i genomsnitt en tredjedel av dagen fylld med möten. När jag tar dem på pulsen om viktighetsgraden på alla dessa möten, så ser vi snabbt att de upplever hälften av tiden som bortkastad. Det är inget unikt för veckans deltagare. I mitt värv att hjälpa organisationer och människor med att identifiera tids- och energitjuvar i vardagen är möten en återkommande bov.

Vi behöver vässa den svenska möteskulturen. Det är inte möten i sig vi vill komma bort ifrån, det är snarare att se till att vi har mer meningsfulla möten och att de som sker av slentrian ifrågasätts och rensas bort. Våra deltagare drunknar i möten som är oförberedda, saknar syfte och som är ostrukturerade. Dagligen sker möten som istället för att lösa frågor, skapar frustration hos mötesdeltagarna. Man berättar om för många och för långa möten med information som inte är av allmänintresse. Om hur man löser enskilda detaljfrågor i stora forum under rubriken ”nu går vi laget runt”.

Vi fastnar lätt i gamla vanor eller ovanor som vi glömmer att stanna upp och ifrågasätta. Ta det klassiska måndagsmötet. Måste varje vecka verkligen börja så? Måste mötet alltid ske i samma gamla konferensrum eller kan det tillföra något att förlägga det någon annanstans, till exempel i köket, ett museum, ett kafé. Nya miljöer föder nya tankar.

Vi gör som vi alltid har gjort kombinerat med en brist på konsekvenser. Vad händer om vi inte är där i tid? Eller slutar i tid? Vad händer om vi inte håller oss till ämnet och fattar de beslut som ska fattas? Många möten börjar med att mala ett protokoll från förra mötet, som man nyss fått i handen. Man tuggar historia på bästa delen av mötet, när hjärnorna i rummet fortfarande har syre, istället för att fokusera på framtiden och ta upp det som är viktigast och mest värdeskapande först.

När vi sätter oss ner på stora långmöten så sätter sig hjärnan också ner. På Stanfords Universitet gjordes nyligen en studie där man såg att tre fjärdedelar av mötesdeltagarna kom upp med 60% fler idéer när de hade gående möten än när de satt ner. Att promenera ökar det divergenta tänkandet, vilket är en avgörande ingrediens för att kreativiteten ska flöda. Så om man ska brainstorma och komma upp med en uppsjö av nya idéer är gående möten perfekt. Men uppgifter som kräver konvergent tänkande, dvs komma fram till ett beslut, uppnå konsensus eller hitta den bästa lösningen på ett problem så visar samma studie att gående möten är direkt dåliga för den typen av tänkande.

Se till att skapa gemensamma spelregler för effektivare möten

Möten behövs, men hur vi genomför dem gör hela skillnaden. Både för dig som deltar och de du har möten med.

  1. Svara på varför?

Svara på två varför: Varför ska jag vara med på mötet? Och varför är vi kallade till det? Den som bjuder in ska veta syftet med mötet. Handlar mötet om att informera, brainstorma eller fatta ett beslut?

  1. Avsätt rätt tid.

Jag hör ofta “Jag avsätter en timme, 30 minuter känns för kort” Våga bryta normen. Sätt 45 minuter. Eller 20 minuter ifall det är så lång tid mötet behöver vara. Våga sätt en udda tid, det kommer att uppskattas. Tänk dig reaktionen om du sätter 37 minuter.

  1. Ha en tidsatt agenda.

Vilket innehåll har mötet? Sätt en tidsram för varje punkt. Prioritera och börja med den absolut viktigaste frågan. Den första punkten får alltid mest energi och fokus.

  1. Kom förberedd

Låt deltagarna få tid att förbereda sig innan mötet. Skicka ut de frågor ni ska diskutera i förhand. Boka in tid för din egen förberedelse.

  1. Gör en parkeringsruta.

Rita upp en parkeringsruta på blädderblocket eller på whiteboarden. Här kan ni skriva upp viktiga saker som kommer upp, men som inte hör till mötet. Då kan deltagarna släppa det och arbeta effektivt med mötet för dagen. Om man sedan vill kan parkeringsrutans innehåll tas upp under en diskussionspunkt på slutet.

  1. Bestäm roller och ansvar.

Här kan ni alternera. En mötesledare, en tidtagare och någon som för anteckningar. Variationen gör att hjärnan håller sig mer alert. Alla har också ansvaret att hjälpa rollerna att nå sina mål.

  1. Spelregler med konsekvenser

Ha gemensamma spelregler under era möten vad gäller sms:a, läsa mejl, svara i telefon, komma försent etc. Se till att det får konsekvenser om reglerna bryts.

  1. Ta ordentliga pauser

Ha som regel att aldrig hålla på längre än en timme utan paus. Vi orkar inte vara uppmärksamma hur länge som helst.

  1. Avsluta med feedback och frivillig diskussionspunkt

Be om feedback i slutet av mötet. Kontrollera att alla har förstått vad som har bestämts. Avsluta mötet med en frivillig diskussionspunkt där ni kan ta upp övriga frågor. De som är intresserade kan då stanna kvar och de övriga kan gå.

”Det är märkligt att inte fler organisationer satsar på att utbilda sina mötesledare och mötesdeltagare med tanke på hur enormt mycket tid detta sväljer av våra arbetsveckor.” säger mina deltagare ödmjukt när vi är klara med dagens mötesworkshop. Vi har pratat om kulturskillnader och om hur vi gärna vill tro att det finns en ”rätt” kultur och att om alla bara gjorde på det “rätta” sättet så skulle allt fungera så bra. Med det tankesättet får vi snart en mötesgrupp som hamnar i ett låst läge. Frustrerat tar de omedvetet ett konsensusbeslut där de enas om att alla möten är ett förfärligt slöseri av tid och så är alla igång och sparkar på den där mötesstenen. På väg till varje möte är deras mindset. ”Åh nej, ännu ett ineffektivt möte, pust, suck och stön.” De kommer att få rätt. Det blir som vi tänker. Tänk om det viktiga snarare ligger i att känna till och acceptera olikheterna och klara av att mötas med en positiv målbild av vad vi vill uppnå och med öppenhet och nyfikenhet.

Önskar dig skön helg och en effektiv vecka

Petra Brask

 

”Nya miljöer föder nya tankar.”

 

Sida 1 av 4712345...102030...Sista »

Petra Brasks fredagsblogg

Här bloggar jag varje fredag och delar med mig av tankar och reflektioner kring mitt liv som effektivitetskonsult. - Petra Brask

Kontakt

Petra Brask
VD och Senior Effektivitetskonsult
info@petrabrask.se
www.petrabrask.se
@PetraBrask