Ny inspiration och reflektion varje vecka!

SBS och möten – aktningsvärda tidstjuvar?

oops”Då ska vi börja med att ändra grundinställningarna i ditt e-postprogram, så du enkelt kan jobba effektivt. Om du klickar på…” jag avbryts hastigt av en kämpande deltagare som precis fått datorn att starta och till slut lyckats öppna rätt program. ”Ursäkta, men kommer vi att få lära oss att skapa en ny mapp? Det har jag länge undrat hur man gör?” Jag tittar överraskat ut över den mellanstora gruppen. Det var länge sedan jag träffade någon som inte vet hur man skapar en ny mapp. Senast var för några år sedan på en IT-avdelning faktiskt. Jag tar ett djupt andetag och växlar snabbt om min ambitionsnivå över vad deltagarna ska få lära sig. ”Ursäkta men jag har märkt att det inte går att skapa mappar. Tror inte den funktionen finns i mitt program!” säger en annan deltagare och kisar beklagande mot sin dator. Jag tar ett djupt andetag och tänker att det här kan bli en lång dag.

Den här veckan har solen lyst över de platser och deltagare jag haft förmånen att möta. Trots att jag farit runt som en skottspole runtom i vårt avlånga land i jakten på tidstjuvar, så har de härliga varma strålarna hunnit med att möta mig varje morgon. ”Vilka är våra största tidstjuvar i Sverige och hur ska vi hantera dem?” Undrar en journalist som jag pratade med i veckan. Stämmer det att tidstjuven ”Tekniskt strul” har glidit upp på en tredje plats efter ”För många och långa möten” och ”Svårt att säga Nej”? Frågar journalisten vidare. Jag kan bara instämma och försöker förklara att många deltagare samtidigt anger SBS som en orsak till tekniskt strul. ”SBS?! Vad betyder det?!” muttrar journalisten något irriterad över alla dessa förkortningar som florerar i ”De-korta-textmeddelandenas-tid”.

Vant förklarar jag innebörden och fortsätter med att berätta hur glad jag blivit över uppföljningen hos en ledningsgrupp i veckan som nu minskat mötestiden till hälften genom att börja med kreativa promenadmöten ute i den härliga vårsolen.

”Vi har märkt att de långa mötesdagarna med alla plottriga mötespunkter blir så snuttifierade. Vi hinner aldrig gå igenom de strategiskt viktiga frågorna på djupet. Vi har tidigare ”löst det” genom att sätta av ännu fler dagar för att mötas ännu oftare och längre. Sedan vi började med promenadmöten har vi plötsligt kommit upp med nya idéer och lösningar på frågor som vi brottats med i åratal.” menar en av ledarna och undrar varför de inte börjat med detta mycket tidigare? ”Det var länge sedan jag upplevde så mycket skarpsinne och fokus kring våra viktigaste frågor.” bekräftar en av de andra ledarna och visar i kalendern hur de istället kunnat kapa tiden på de långa ofruktsamma mötesdagarna.

”Vi har helt sett över hur vi gör med utvecklingssamtalen.” säger en HR-chef som också tampats med för långa och för många möten som största tidstjuv. ”Vi insåg att vi ägnade två timmar per medarbetare och halvår till att i stora stycken säga samma saker. Nu samlar vi istället medarbetarna i grupper om sju och går igenom det som är gemensamt. Det brukar ge intressanta gruppdiskussioner och nya idéer. De personliga mötena med var och en har vi dragit ner till 45 minuter per person vilket är varmt uppskattat av både chefer och medarbetare.”

”Tekniskt strul? Är det verkligen en av våra största tidstjuvar?! Det kan inte vara möjligt.” mumlar chefen på ett större teknikföretag när jag visade honom sammanställningen på förstudien där samtliga deltagare fått kryssa i vad de upplevde som den största tidstjuven och varför. Jag pekade på alla anledningar som angivits; brist på support, krångel med hårdvara eller mjukvara, problem med nätverket… ”Men se här, den vanligaste anledningen är ändå SBS.” säger jag och menar att då är det ju bra att vi ska ha utbildning idag.

Både jag och mina kollegor har förvånat noterat hur tidstjuven tekniskt strul har krupit upp och hamnat på en topplacering det senaste året bara. Vi kan också konstatera att deltagarna klagar allt mer på att supporten ligger långt borta i ett annat land och att man är väldigt utelämnad till sin egen eller en kollegas expertis om man behöver hjälp i sin dator. Många organisationer har sagt upp sin IT-avdelning och istället outsourcat hela härligheten. På gott och ont.

”Oj, nu hände det något! Det där mejlet bara försvann! Det ÄR något fel på min dator, så är det bara!” utbrister en av deltagarna i gruppen som kämpar för att lära sig Outlooks alla konster. Jag börjar bli ganska matt av att springa runt och försöka hjälpa alla samtidigt, men upptäcker samtidigt att det finns en entusiastisk energi i rummet. ”Det kan ju tänkas att felet på din dator beror på SBS.” mumlar en annan deltagare samtidigt som hon håller tungan rätt i mun och lär sig att skapa en ny regel. ”SBS?! Vad betyder det?” undrar damen som fortfarande letar efter mejlet som hon råkade radera. ”Låter som ett elakt virus!” utbrister hon. ”Skit Bakom Spakarna.” flinar hennes kollega.

Jag protesterar och säger att det är OBS, Okunskap Bakom Spakarna. För hur ska du kunna hantera något om du aldrig fått chansen att lära dig? Företag köper med en självklarhet in den senaste tekniken och de nyaste programmen för mängder av kronor. Men är det alltid lika självklart med att se till att användarna utbildas i programmen. Tror vi skulle kunna minska mängder av tidstjuvar och frustration runtom i vårt avlånga land om fler fick och tog chansen att lära. När nu hela naturen vaknar till liv efter den långa vintern och spricker ut i blom, kanske vi också ska göra det? Vad kan vi lära oss redan idag?

Önskar dig en utvecklande helg

Petra Brask

”Lev för att lära så lär du dig att leva.” Portugisiskt ordspråk

1 Kommentar
  1. Jag kan verkligen förstå att teknikstrul är en väldigt stor tidstjuv. Efter en uppdatering som gjordes på min skolas datorer för två veckor sedan kraschar Word konstant. Detta leder till att dels text försvinner, som vi då måste skriva om, och att vi måste lägga mycket tid bara på att vänta på att starta om programmet.

Lämna ett svar

Petra Brasks fredagsblogg

Här bloggar jag varje fredag och delar med mig av tankar och reflektioner kring mitt liv som effektivitetskonsult. - Petra Brask

Kontakt

Petra Brask
VD och Senior Effektivitetskonsult
info@petrabrask.se
www.petrabrask.se
@PetraBrask