Ny inspiration och reflektion varje vecka!

Home

Vi ( l )är olika

”Petra, får jag fråga en sak? När du sa det där med prioritering och att man ska göra det viktigaste först och när man gjort det ska man göra det som är näst viktigast. Menade du då att man ska göra det näst viktigaste först?” Jag tittar fundersamt på den söta damen med röd sjalett virad runt halsen och matchande läppstift, nagellack och skärp. Hennes tillrättalagda mörktonade lockar ramar in det nätta ansiktet och varenda hårstrå ligger i en lydig och perfekt ordning.

Tydligt och lugnt förklarar jag igen. ”När du prioriterar gör du först det viktigaste och när du har gjort det så gör du det som är näst viktigast.” Det som är klurigt är att vara överens om vad som är viktigast. ”Eh… OK, så då ska jag alltså göra det som är viktigast först då, eller…?” Jag ser att den fina damen gärna vill få rätt på det här och säkert på mycket annat i sitt liv.

Vi har alla våra preferenser och våra starka och svaga sidor när det gäller lärande. Ett vanligt misstag är att förutsätta att bästa metoden att lära sig är den man själv föredrar. Lärstilar är en teorimodell inom pedagogiken. Tanken är att alla individer har sitt eget sätt att lära och inget sätt är bättre än det andra. Därför bör man inte förklara för alla på samma sätt.

Kort sagt vi (l)är olika.

Går det att beskriva saker mer pedagogiskt? Vilka inlärningsstilar finns det? Hur lär du dig saker enklast?

Michael Grinder, beteendevetare, forskare och författare, menar att inlärning framförallt sker genom tre olika kanaler: ögonen, öronen och kroppen. Visuella inlärare (ca 1/3 av den vuxna befolkningen) vill läsa, se bilder, animationer och diagram. Auditiva inlärare (ca 1/3) lär sig bäst genom ljud, musik, samtal och diskussioner. Kinestetiska och taktila inlärare (ca 1/3) lär sig bäst när de är delaktiga, rör sig, experimenterar och upplever.

”Vi har haft ett mycket effektivt möte och kommit fram till följande förslag på hur vi ska hålla effektiva möten.” Den utsedde ordföranden för gruppen kommer in och strålar i hela ansiktet över att på utsatt mötestid lyckats få ur sina kollegor en ”best practise” när det gäller möteseffektivitet på företaget. ”Vad tyckte ni bäst om med den här workshopen?” frågade jag nyfiket gruppen. ”Att vi fick tänka efter själva och lära genom att göra det vi lär oss – learning by doing.” svarar ledaren för workshop-gruppen spontant.

David Kolb, Fil. Dr från New York har sedan 2002 ägnat sig helt åt inlärningens mysterier. Han är professor vid Case Western Reserve University i USA. Dr Kolb utgår från två olika aspekter: Hur vi tar till oss information och hur vi bearbetar den.

Utifrån dessa delar definierar Kolb fyra lärstilstyper

Profil 1 Divergeraren (idégivaren)   Du vill ha en personlig och känslomässig koppling till det du ska lära dig. Du vill veta varför du ska lära dig just det här?

Profil 2 Assimileraren (förklararen) Du vill ha teori och fakta, lyssnar på experter och tänker igenom idéer. Du frågar dig: Vad är viktigt inom området?

Profil 3 Konvergeraren (sammanställaren) Du vill att kunskapen ska vara användbar. Du utgår från sunda förnuftet och frågar dig: Hur kan jag använda den här kunskapen?

Profil 4 Ackommoderaren (prövaren) Du vill skapa nytt utifrån den kunskap du skaffat dig, du ser nya möjligheter och frågar dig: Vad händer om jag istället gör på det här viset?

Kolb menar att vi när vi lär går igenom samliga fyra faser, men att vi känner oss mer bekväma i en eller två av faserna.  60% av alla barn befinner sig i profil 1 och 4.

Jag kommer ihåg när jag gick i skolan att jag verkligen hade vissa favoritlärare som var rena drömmen rent pedagogiskt. Jag hade kunnat lyssna på dem i evigheter. Vad de än sa, så fick de det att låta intressant och spännande. Tänk om deras lycka (och min) var att de hade hittat den pedagogiska nyckeln och kunde använda sig av alla fyra stilarna?

Det är fredag och jag har en underbar helg framför mig med två änglar som befinner sig i profil 1 och 4 och mest undrar varför det är så mycket som fyra dagar kvar till sommarlovet. Mmm… nu börjar även jag längta till semester och segling… men vi börjar med att njuta av en helg med det fantastiska väder som SMHI lovat oss.

Trevlig helg,

Petra

”Att lära sig saker handlar om att plötsligt förstå något man alltid förstått, men på ett nytt sätt.”
Doris Lessing (1919-)

Tillfälligt avbrott

”Jag har en fråga.” Den gråhårige kvalitetschefen med stålbågade glasögon och beigerutig skjorta tittar uppgivet på mig. ”Jag undrar hur vi ska kunna jobba när vi blir avbrutna hela tiden? Det känns som att jag ska vara på tusen ställen samtidigt och jag hinner inte avsluta en tanke förrän jag måste påbörja en annan och så ringer telefonen samtidigt som min kvinnliga kollega försöker fånga min uppmärksamhet genom att vifta med sin rosa mobiltelefon.”
Sture suckar djupt och tittar ner i bordet med sjunkande axlar och uppgiven blick.

Det finns många tidstjuvar som stjäl vår tid och energi. Den här veckan har jag sammanställt alla förstudier inför nästa veckas utbildningar och återigen konstaterat att det finns en tidstjuv som är i ständig ledning och angiven som den största och mest tidsslukande av dem alla.

Ständigt avbruten av…

Och vad blir du avbruten av?

Telefon, kollegor, mejl, chatt, sms, påminnelse-”pling”, våra egna dåliga samveten, kunder, leverantörer… listan kan göras lång på de avbrott som räknas upp, men de absolut oftast angivna avbrotten är telefon och kollegor.

Hur ofta blir du avbruten under en arbetsdag? Hur påverkar det dig?

Enligt mina deltagares uppskattningar om avbrott under en arbetsdag, så blir en tjänsteman avbruten i genomsnitt var 8:e minut. Bodil Jönsson, Professor och Forskare på Tekniska Högskolan i Lund har skrivit många böcker i ämnet och berättar att det tar 7 minuter att komma tillbaka i djup koncentration efter att du väl har blivit avbruten. Då kan vi bara konstatera att det här är en ekvation som inte går ihop.

”Jag kan sitta och jobba med en uppgift och få börja om flera gånger för att jag tappar bort mig och inte kommer ihåg vart jag var.” suckade en elegant kvinna och företagsekonom igår ”En uppgift som jag vet borde ta en halvtimme kan hackas upp och ta en hel dag, bara för att jag inte får koncentrera mig.” hon håller andan när hon pratar om det och hennes axlar landar under öronsnibbarna av frustrationen kring att aldrig få avsluta det hon påbörjat.

Är ständiga avbrott något vi får leva med? Hör det till den tid vi lever i?

Nej, det vi kan konstatera är att avbrotten har blivit fler för att informationsflödet har ökat med 25% per år de senaste åren. Vi har många kanaler in till oss via fantastisk teknik som mobiltelefoner, mejl och chattfunktioner – för att nämna några. Det ställer krav på att vi kommer överens om guidelines för att hantera den här tekniken.

Telefonen får du lära dig att helt enkelt stänga av när du behöver koncentrationstid.

Sitter du i öppet kontorslandskap och blir avbruten av kollegor runtomkring dig kanske du behöver sätta dig någonstans där du kan stänga en dörr. Boka ett konferensrum, låna en kollegas rum, sätt dig på en tom plats, på ett våningsplan där du normalt inte jobbar . Sitter du kvar på din arbetsplats och blir avbruten av dina kollegor så fråga om de kan återkomma senare med förslag på när. Sätt hörlurar i öronen för att markera att du behöver vara ostörd.

Praktisera tydlighet med din tid – så småningom kommer det att påverka kulturen och bli mer accepterat och uppskattat av alla.

Arbeta hemifrån. Något som mer och mer praktiseras och förändrar företagens policy är att de anställda kan arbeta vissa timmar / eller ibland en hel dag, hemifrån. Det kan vara ett effektivt sätt att eliminera störningar och få kvalitet på din koncentrationstid. Det passar dock inte alla (se tidigare blogg http://petrabrask.wordpress.com/2010/02/19/delmal-forhalning-perfektionisten/ )

Undvik e-post avbrott genom att stänga av alla e-post signaler och minska antalet gånger du hanterar din e-post.

Använder ni chatt-funktioner på jobbet, så kom överens om regler för hur dessa verktyg ska användas. Tänk på att många chatt-funktioner, till exempel Communicator i Outlook, går att ställa in så att andra ser att du är upptagen och du slipper ”pling” eller ”alerts”.

Om du hängt ut hotellrummets lapp ”stör ej” på dörren eller tänt konferensrummets ”röda lampa” när du sitter i möte, så har du tydligt signalerat att du inte vill bli störd. Motsvarande funktion finns i mejlsystem, mobiltelefon och chattfunktion för att skapa den här ostörda stunden.

Jag kan då tycka att det är synd att teknik och planeringsverktyg som finns där inte blir använda på rätt sätt. För det är inte bara trist att du blir avbruten, det är också tråkigt för kunder och kollegor att känna att de stör. Använd tekniken som ett stöd för att ge dig själv chansen till en koncentrerad arbetsstund och ge dina kollegor en förståelse för ditt behov.

När du ger dig själv detta utrymme får du njuta frukten av att uppnå ett mål eller delmål utan att bli avbruten. Det är en härlig upplevelse.

En annan härlig upplevelse är att det är fredag igen och helgen nalkas. Ser fram emot att vila hjärnan i helgen och gräva ner händerna djupt i mina rabatter istället, det kallar jag avkoppling.

Trevlig, grön och skön helg önskar jag dig,

Petra

”Stress – vi har för mycket att tänka på. Eller för lite att tänka med.”
Carl Hammarén (1922-1990)

Struktur mer än tur

”Det här är väl lika intressant som att se på när färg torkar?” mumlar den engelske Servicechefen i den bruna manchesterkostymen, medan han försiktigt och tveksamt raderar ett mejl i taget ur sin överfulla in-korg. ”Petra, tror du verkligen att jag kan kasta det här mejlet?” ”Jadå!” säger jag snabbt och tänker att nu får vi nog öka tempot lite om han ska hinna igenom de andra 632 meljen…  

Den här veckan har jag rest runt och sett de mest fantasifulla förslag på hur man försöker skapa struktur i överfulla inboxar. Jag har förstått att alla efter bästa förmåga försöker upprätthålla ordning i sin mapp-struktur eller så har de helt gett upp och bara låter det ösa in i inkorgen och så får de vara kvar där ibland i tusentals tusental.

Hur skapar du en enkel struktur som går att hitta i? Är det ens möjligt? Finns det någon best practice?

Vi kan konstatera att vi lever i informationsåldern och att flödet av information ökar med 25% varje år. Det blir alltså inte bättre… Även den som har talang för struktur är snart chanslös och vi blir mer och mer hänvisade till tekniker och verktyg i våra e-postprogram för att hantera det stora inflödet. I förstudierna som alla deltagare får fylla i inför sin utbildning med mig, har jag fått fram att genomsnittet är 54 mottagna mejl per person och dag. En del stackare får långt över 100 mejl om dagen och det finns några lyckliga få som endast mottar ett tiotal.

Samtliga deltagare har gemensamt att de suckar djupt och anger mejlen som sin värsta tidstjuv och en av sina största källor till stress.

Hur strukturerar vi den då? Högst olika skulle jag säga. Mitt starkaste minne av ”struktur” i mejlen är från en deltagare och journalist som hade många likheter med en hamster. När jag vadat mig fram bland papperna som låg utslängda över hela hans kontorsgolv, satte han på sig sina stålbågade glasögon och visade stolt sin fina mappstruktur för mig. Jag tittade på den dammiga datorskärmen och kunde snart konstatera att listan av mappar var lika lång som ett hopprep och inte lika hoppfull. Jag läste att den första mappen hette ”AAAAA Jätteviktigt” och nästa mapp hette ”AAAAA Rätt så viktigt” och så fortsatte det ned till ”ÖÖÖÖÖ helt ointressant”.

Det finns stunder i mitt jobb när jag behöver samla mig och tygla mitt enorma sinne för humor. Detta var ett sådant tillfälle…

Den här veckan träffade jag en fantastiskt trevlig och noggrann norrman som hade skapat en mappstruktur lika finfördelad som ett kg finhackade nötter. Så finfördelad att när han väl klickat in sig på rätt mapp så låg det ett eller max två mejl däri. När jag påpekade det uppenbara, att man inte kan spendera så mycket tid på att stoppa in mejl i mappar, tittade han tålmodigt på mig och sa sedan förnumstigt.

”Jo, men det är kempe-grejt, då tänker jag att jag hittar allt.”

”OK, men varför har du då över 1000 mejl kvar i din in-korg? Undrade jag försiktigt och fortsatte. ”Antagligen för att du inte har tid att stoppa in dem i din finfördelade struktur?”

Tänk i större områden när du ska skapa en struktur. Fundera på vad du jobbar med (ibland kan man ju fundera…) och låt dina största och viktigaste arbetsområden bli din grundstruktur. Det som verkar fungera för de flesta är en mappstruktur på max 10 mappar i första ledet och inte fler än 3 undernivåer. Använd sökfunktionen om du behöver, istället för att ägna mer tid åt att finfördela mer än så.

Det blir allt vanligare att ha en mapp som heter ”Inbox arkiv” där man slänger ner allt möjligt OM man skulle behöva det, för att inte fastna i att behöva ta ett beslut om man ska kasta det eller inte. Med tanke på att du går tillbaka till ungefär 5% av det du någonsin sparar, så är ”kasta”-marginalen ganska stor.

Det viktigaste är att du inte fastnar och att det går en massa tid att hålla rent i din inkorg. Gör det enkelt för dig. Om det nu är så att mejlen skapar mycket stress och du just nu tillhör dem som sitter med en hel hög gamla mejl i inboxen, så har jag ett tips. Skapa en mapp som heter ”1 Inbox arkiv” (siffror leder före bokstäver och då hamnar den längst upp i din struktur) och markera alla gamla mejl och släng in dem där. Rensa de 2-3 veckornas senaste mejlen och se till att du har ordning på det du ska göra. Låt resten av historien förmultna och ägna dig åt att ha koll på din framtid.

Min närmaste framtid hägrar och jag kan tänka mig att ligga i det alltför höga gräset och bara vara i nuet medan ungarna hoppar frenetiskt på studsmattan. Det är härligt att se vilken energi de har.

Trevlig helg,
Petra

”En tom inkorg om dagen är bra för magen.”

Petra Brask

Vad är nästa steg?

”Det här kommer inte att gå, jag vet inte ens i vilken ände jag ska börja, det är bara för mycket nu!” Den stressade, nyblivna pappan viftar så kraftigt med handen mot datorn att några post-it lappar som inramar hans skärm lossnar av vinddraget och flyger ner på det kaffefläckade skrivbordet.

Den här veckan var så kort för vissa att i början på veckan var det några som redan hade gett upp om chansen att hinna med allt till slutet av veckan. En kärnfull dam som är teknisk direktör sa spontant att ”Det är skönt att det är så lång helg så att jag hinner jobba ifatt!” Sen tittade hon osäkert på mig och sa ”Det är fel tänkt, va…?”

När jag reflekterar över den senaste veckan, inser jag att det är många som lever med en diffus känsla av stress, för att de inte vågar titta på verkligheten. De skjuter upp saker de borde ta tag i för att de inte har rett ut för sig själva vad nästa steg är. Kan det vara så att din fantasi är värre än verkligheten? Tror din hjärna att du har mer att göra än du egentligen har? Vad skulle hända om du vågade titta på hur mycket det är att göra egentligen? Vad är nästa steg?

I början på veckan satt jag hos den spända och uppvarvade nyblivna pappan för att rensa upp i hans kalender och att göra-lista då han ska vara borta från jobbet i 7 månader. ”Hur många veckor har du kvar innan du ska gå på pappaledighet?” undrade jag sakligt. ”Det är 5 veckor kvar bara.” säger han i korta andetag och tittar febrilt på den fulltecknade kalendern och att göra-listan, och man ser hur hans ögon bara registrerar en böljande massa av bokstäver och siffror.

Har du skrivit in allt du ska göra då? Frågar jag vidare. Nej, säger han och håller andan, jag har inte skrivit in alla möten jag måste gå på… Och så andas han ut och sjunker ihop. Det har jag inte vågat… erkänner han och tittar på mig, som att jag just bett honom avslöja en hemlighet som kan få förödande konsekvenser på hans liv.

Hans beteende får mig osökt att tänka på en struts. På min sida av bordet är det så uppenbart att det okända är läskigare än det som vi har klargjort för oss själva. När vi vet om något har vi möjlighet att göra något åt det. Outgrundlig är hjärnans funktion att förstora upp och krångla till det som vi inte ens vågar bokstavera. Din fantasi kan vara betydligt värre än verkligheten, tro mig.

Det som ställer till det för dig är att din hjärna i ditt undermedvetna har svårt att skilja på fantasi och verklighet. Nästa sak som ställer till det är att du i ditt korttidsminne, KTM, bara kan ha 7-9 enheter i minnet samtidigt. Det betyder att så fort du inte har skrivit ner allt du har att göra på ett ställe och bestämt vilket som är viktigast, så blir din hjärna orolig.

Den börjar räkna upp saker för dig och du hör en inre röst som upprepar ”Du har ju några grejor i mejlen, några punkter i ditt anteckningsblock och så var det väl nå’n post-it lapp i bilen? Var det inte nå’n punkt från det senaste mötet som föll på ditt bord också…? Ja, det var i alla fall de där sakerna i mejlen..” och så börjar hjärnan att räkna upp sakerna för dig om och om igen, för att försöka skapa en känsla av sammanhang, KASAM, som psykologerna så villigt förkortar det.  

Hjärnan har behov av sammanhang och behov att se en början och ett slut på saker. Gissa vad som händer när hjärnan räknar upp de här sakerna åt dig gång på gång? Jo, du får en känsla av att du har mer att göra än vad du egentligen har.

Ett tips som jag ger gång på gång, varje vecka till mina deltagare är att samla allt de ska göra på ett ställe, en att göra-lista. Lägg den listan bredvid din kalender, prioritera de 3 viktigaste uppgifterna för varje vecka och boka upp tid för dem i din kalender. Är din lista full med stora, omfattande, diffusa saker så ställ frågan. ”Vad är nästa steg?”

En anledning till att vi skjuter upp det som är viktigt är att det ofta är oklart vad som behöver göras, vilka delar och framför allt vad måste göras först. Ska du ringa någon? Ska du göra en handlingsplan? Ska du ta upp frågan på nästa möte? Vad det än är, se till att det blir klart och tydligt för din hjärna, så att den kan hjälpa dig att börja jobba på uppgiften.

Det är fredag och för många är det en klämdag och ledigt. Vi som jobbar säger grattis till er som är lediga. Hoppas ni gjorde er veckoplanering redan i onsdags och släppte jobbet på jobbet. Hoppas ni har klart för er var ni ska vara på måndag, så att ni slipper tänka på det när ni är lediga. Själv ska jag vara i Finland och Norge nästa vecka, bland annat, så nu är nästa steg att rensa i huvudet och att göra-listan och sen tar jag också helg.

Mukavaa viikonloppua kaikille eller som de säger (lite kortare) på norska

Hyggelig helg!

Petra

 ”Logiken kan ta dig från A till B. Fantasin kan ta dig vart som helst.”

Albert Einstein (1879-1955)

Är du frånvarande? Använd Frånvarohanteraren

 ”Hej! Du får ursäkta om det är lite rörigt här, men jag har precis kommit tillbaka från semestern och har inte hunnit komma ikapp än.” Den solbrände marknadschefen balanserar kaffekoppen i ena handen och viftar pekande med den andra handen mot det röriga skrivbordet och en överfull in-korg i mejlen.

Vad härligt med semester! När kom du tillbaka? Undrar jag nyfiket
”Vi landade inatt, faktiskt… ehh.. men jag är inte trött.”
OK, när har du satt av tid för att komma ifatt då? Frågar jag nu fundersamt
”Ehh… det har jag inte…”

Den här veckan har jag träffat en hel del chefer som hört av sig för att de behöver hjälp… med att effektivisera… sin personal. Vi har väl leende och ganska så omgående kunnat konstatera att även dessa chefer behöver hjälp för att vara en bra förebild. De som jag träffat har berättat att de ofta är på resande fot och undrar hur de ska hantera Out of office-funktionen? Vilken policy bör man ha? Och vad skriver man när man går på semester?

Det finns givetvis inget enhetligt svar, allt handlar mycket om vad du har för jobb och vilken service du behöver ge. Det finns många olika sätt att använda Frånvarohanteraren.

Den första frågan jag fick redan i måndags handlade om var man hittar Frånvarohanteraren? I menyraden klickar du på ”Verktyg” och väljer Frånvarohanteraren eller på engelska ”Tools” och ”Out of office”.

Om du funderar över vilken policy ni bör ha, så är det vanligt att använda Out of office när du inte kan hantera din e-post inom de närmaste 24 timmarna. En del har som regel att använda den när de är borta mer än en halv dag. När vi diskuterade detta på ett företag i veckan protesterade en rödhårig herre högljutt. ”Men jag är ju säljare och är nästan alltid borta från kontoret… fast jag läser mejlen när jag kommer åt – skall jag använda Frånvarohanteraren hela tiden då?” Nej, svarade jag leende ”Out of office” handlar inte om huruvida du är på en viss plats utan om du inte kan hantera e-post under en viss tidsperiod.

Vad skall man skriva i automeddelandet, då? Ja, det är ju en fråga om personlig integritet: Vem behöver veta att du är på kurs, sjuk, har semester etc.? Framför allt är det viktigt att ange vem eller vilka som kan kontaktas i akuta lägen och kontaktuppgifter till dem. Du behöver också ange om det är OK att ringa dig? I så fall är ju ett telefonnummer mycket uppskattad information.

När är det bra att använda regler eller ”rules” för Frånvarohanteraren? Undrade en ekonomichef. Ja, regler underlättar alltid, då du kanske vill styra vissa mejl automatiskt till vissa mappar – för att snabbt hitta det som trillat in under frånvaron. Du kanske vill använda  – Forward – till någon som är ställföreträdare.  Det finns också möjlighet att skicka ett skräddarsytt svar med vissa villkor.

Den vanligaste funderingen jag möter så här års är hur man ska göra med alla mejl som trillar in under sommarsemestern? Förväntas du läsa alla (ibland flera hundra eller flera tusen) när du kommer tillbaka? Jag vill då dela med mig av en deltagare som hade skrivit in följande frånvaromeddelande:

”Hej! Jag är på semester till 22 augusti och har inte möjlighet att läsa e-post. Jag kommer inte ha en chans i he..te att läsa de ni nu skickat, när jag är tillbaka, så jag föreslår att ni tar kontakt med mig igen efter den 22/8 om det fortfarande är aktuellt.

Ha en Skön sommar

Det tänker i alla fall jag ha

/Nisse”

Är jag övertydlig om jag säger att det kan vara bra att kontrollera med din chef vad som är OK att skriva? Men jag skrattade gott tillsammans med Nisse…

Jag hade en annan deltagare som undrade om det inte var fler som skulle använda frånvarohanteraren ibland, han menade på att man inte alltid är så närvarande, även om man är på jobbet. Tja, det kanske är nästa steg? Att använda frånvarohanteraren när man är lite out of mind? Vem vet vad Bill Gates hittar på för funktioner. Jag brukar mejla lite förslag till honom ibland. Bill får ca 2 miljoner mejl per dag…men en dag kanske han kommer till mina mejl…

Nu är det fredag och jag tänker snart vara Out of office till måndag, men det använder jag inte frånvarohanteraren till, för jag förutsätter att alla förstår att man inte ska jobba på helgen. Inte på mitt jobb i alla fall.

Trevlig helg,

Petra

“ You are receiving this automatic notification because I am out of the office. If I was in, chances are you wouldn’t have received anything at all.”

Sida 45 av 49« Första...102030...4344454647...Sista »

Petra Brasks fredagsblogg

Här bloggar jag varje fredag och delar med mig av tankar och reflektioner kring mitt liv som effektivitetskonsult. - Petra Brask

Kontakt

Petra Brask
VD och Senior Effektivitetskonsult
info@petrabrask.se
www.petrabrask.se
@PetraBrask