Ny inspiration och reflektion varje vecka!

Har du flippat eller zlatanerat på möten?

ineffektiva möten”Vad är det mer som gör att möten flippar ur och blir ineffektiva?” Jonas Leksell, min käre kollega från TV-serien Tidsjakten skriver så tangenterna glöder för att få med alla exemplen på ineffektiva möten som rinner som en strid ström ur min mun. Vi sitter och jobbar på ett manus till några filmscener vi ska göra tillsammans. Jag kommer av mig och kikar bestört på honom. ”Men du måste väl ha varit med på möten som inte hållit tidsramarna och där ni helt glidit ifrån ämnet på agendan?” Jonas höjer på ögonbrynen och säger omedelbart. ”Vilka tidsramar och vilken agenda?!”

Meteorologerna konstaterar att våren nu har kommit för att zlatanera, som fransmännen skulle ha uttryckt sig. Hoppet spirar om sol, värme och växter som knoppas för att så småningom få blomstra. Det är ungefär så det är både med mig och alla spännande projekt som är på gång i år. Du som är trogen bloggenläsare har noterat att jag inte skrivit bloggen varje fredag de senaste veckorna. Svininfluensan har härjat som en löpeld och tagit kraften ur, inte bara, mig. Är oerhört tacksam att vara tillbaka, då det här med att vara sjuk är så tålamodsprövande. Trivs bäst när jag får vara igång och jobba och allra helst när jag får sätta mig ner och göra min veckoreflektion, bara för att konstatera att det har varit en fartfylld och inspirerande vecka.

”Du får vara paragrafryttaren och du får vara chefen som kommer försent och är helt oförberedd IMG_0126inför mötet.” Jonas pekar med hela handen när han delar ut rollerna till skådespelarna. De börjar genast improvisera sina repliker och sätter fingret på allt det där vi stör oss på när vi blir gisslantagna på alltför många, långa och ineffektiva möten. Jag försöker in i det sista att vara allvarlig, men brister alltför snart ut i skratt. Det är en sak att hålla god min när jag är effektivitetskonsulten som deltagarna vill ska sitta med som observatör på deras möten, för att se vad de kan förbättra. Då är det ganska lätt att hålla sig för skratt samtidigt som jag noterar att mötena ofta börjar med förra mötesprotokollet och diskussioner om beslut som redan är tagna. När man väl kommer fram till de viktigaste frågorna på agendan är mötestiden slut och mötesledaren är mer fokuserad på att inte komma försent till nästa möte, som är bokat alltför tätt i kalendern, eller måste hasta med ett tåg eller flyg hem till familjen. Ibland hittar jag föreskrifter om hur man ska hålla möten effektivt i möteslokalen, bara för att notera att man inte följer en enda punkt på den listan. Istället fastnar man i gamla vanor. Så här har vi alltid gjort…

70ies meeting”Mamma, idag var det 70-talstema i skolan!” säger min dotter när jag kommer hem från mitt möte. Hon har utsvängda jeans och en storblommig blus och ser egentligen ut precis så som modet är just nu. ”OK, hur var du klädd då?” svarar jag för att retas. Hon lägger huvudet på sned och bevärdigar sig inte ens med ett svar på den frågan. ”Vi har lyssnat på BeeGees, Boney M och Abba och vissa elever hade med sig 70-talsmusik på sådana där stora skivor, du vet. Vad heter dom?” Jag känner mig som en fossil när jag utbrister ”LP-skivor heter dom.” Hon lyser upp och säger ”Precis!” som om vi pratat om någon historisk uppfinning som uppfanns för hundratals år sedan. ”Vad står LP för?” säger hon sedan. ”Long Play” mumlar jag och funderar över om det kanske är hundratals år sedan dom uppfanns? Men nej, vinylskivorna med en rotationshastighet av 33⅓ varv per minut lanserades 1948 av Columbia Records, inser jag efter en snabb googling. ”Varför har du haft så sent möte?” fortsätter min 90-talist i sin 70-talsmundering. ”Vi håller på och gör manus till några filmklipp som vi ska använda till bland annat ett e-learning projekt” Min dotter ser förbryllad ut och undrar snabbt. ”Vad menar du med e-learning?” Jag känner hur några gråa hår växer ur min hårbotten. Om e-learning redan har blivit omodernt, då ligger jag risigt till. När jag förklarat för min dotter utbrister hon ”Jaha, flippat klassrum menar du. Det jobbar vi mycket med i skolan. Läraren spelar in sin genomgång som ett filmklipp som vi kan se på i lugn och ro hemma och sedan kan vi jobba med uppgifterna i klassrummet och få hjälp av läraren, istället för att sitta och kämpa med läxor själv hemma.”

Vad gäller möteskulturen har inte mycket hänt sen 70-talet, men nu pratar man inte bara om flippade klassrum utan även om flippade möten som en het trend. Man går från att presentera en sömnig powerpoint till att spela in en film som är lättare för medarbetarna att titta på för att förbereda sig inför mötet. I tidningen Chef berättar Camilla Wallander, VD på Berghs reklamskola hur hon enkelt och smidigt gör en kort film av sitt bildspel. På så sätt kan den största delen av mötestiden ägnas åt samtal och diskussion i stället för en traditionell dragning. ”Dessutom är det större chans att deltagarna kommer förberedda.” säger Camilla. Läs mer om hennes tips på flippade möten i tidningen Chef här: Flippade möten

Om man söker på ordet ”flippa” i Svenska Akademins ordlista står det ”förlora kontrollen över sig själv”. Det blir komiskt när engelska ord som ”flipped” plötsligt försvenskas. Ett annat fenomen är när vi gör verb av personer, som fransmännen gjort med Zlatan. ”Zlatanera” finns med i svenska Språkrådets nyordslista och betyder ”att klara något med kraft” eller att ”dominera”. Det hade varit något för våra möten. Tänk om vi varje dag fick ha Zlatan med i vår laguppställning? Någon som kommer in med kraft och ser till att mötet känns kort och meningsfullt. Lagspelare som ser till att vi får resultat och energi när vi kommer samman. Om vi Zlatanerar mer på våra möten kanske vi slipper onödiga, långa ja-sägarmöten där alla håller med alla och ingen tar några beslut utan istället avslutar mötet med ”Vi får vänta och se.”

Önskar dig en Zolig vårhelg

Petra Brask

“Det är inte antal mål som är viktigast,
utan hur jag gjort dem.”
Zlatan Ibrahimovic

Lämna ett svar

Petra Brasks fredagsblogg

Frigör tid & energi
Här bloggar jag varje fredag och delar med mig av tankar och reflektioner kring mitt liv som effektivitetsexpert på Petra Brask & Partners. När ifrågasatte du hur du använder din tid senast? Vänta, låt mig frasera om den frågan. När ifrågasatte du hur du tillåter andra att använda din tid senast? Försöker du också lösa ditt livspussel, men har för många bitar? Vad skulle det ge dig att använda tiden mer som du har tänkt dig?
- Petra Brask

Kontakt

Petra Brask & Partners
Petra Brask är VD, grundare av PB & Partners, utbildare och föreläsare inom ämnet effektivitet, författare och personal planner. Petra Brask & Partners har i över 20 år lärt ut effektiva arbetsmetoder till en mängd deltagare både i Sverige och internationellt. Med fokus på både arbetsteamet och individen. Vår målsättning är att hjälpa människor att uppnå mer och må bra genom att ta kontroll över sin tid och få mer gjort utan att jobba mer.

info@petrabrask.se
www.petrabrask.se