Ny inspiration och reflektion varje vecka!

Arkiv för Personlig effektivitet Kategorin

Norsk prioritering

priority”Året var 1995 och jag var med på min första kick-off på Marstrand med ett 30-tal likasinnade konsulter från hela norden.” Jag befinner mig på en konferensgård i mitten av Sverige och är mitt uppe i en föreläsning om vikten av prioriteringar när jag bestämmer mig för att dela med mig av en historia från mina tidiga år som effektivitetskonsult. ”Jag vet inte hur det brukar gå till på era kickoffer, men här var det ett gäng som sällan träffades, då alla var ute hos kunder veckor i sträck. Så när man samlades var det fest.” Några av deltagarna skrattar menande och jag förstår att deras kickoff kvällen innan hade gått rätt så vilt till. ”Vi hade konferens på dagen, stort party på kvällen eller natten eller ja snarare intill tidig morgon och nästa dag var ämnet på agendan Prioritering med en norsk föreläsare. Norsk prioritering? Hur går det till?”

Vi har tagit oss ur januari och är inne på februari. Kikar du i din kalender nu kan du se att det duggar tätt med avbrott för helgdagar och skollov fram till semestern. Sportlov, Påsklov, Kristi Himmelsfärd, Nationaldagen, Midsommarafton och sen Semester. Det är bara Valborgsmässoafton och Första Maj som har lyckats klämma in sig på en lördag och söndag. Resterande helger har brett ut sig i veckorna. Under våren gäller det därför att ha framförhållning på alla projekt och prioritera noga. När jag predikade detta under en av mina föreläsningar i veckan kom jag plötsligt att tänka på när jag som nybakad effektivitetskonsult skulle lära mig grunderna i prioritering. ”Hur gör vi när vi prioriterar?”

Trettio rätt avslagna konsulter satt i konferensrummet klockan 9.00 på morgonen med grus i ögonen och vissa hade en dov huvudvärk också. Ett rätt otacksamt läge för någon att hålla en heldag på vilket ämne som helst för oss. Vi hade fått veta att det skulle komma en riktig höjdare inom idrottsvärlden. En norsk f d skidlandslagstränare skulle läxa upp oss i konsten att prioritera.

I högtalarna dånar plötsligt en norsk marschvisa på oförskämt hög volym. Jag studsar till på stolen och sätter mig förskräckt upp. Vad nu?! Jag visste inte ens att det fanns så uppkäftiga norska marschvisor. Ljudet skar säkerligen i huvudet hos de flesta av oss. Mitt hjärta dunkade som en stånghammare. In på scenen kommer det en solbränd man med djupa fåror i ansiktet och många skrattrynkor runt ögonen. Han bär lusekofta och utstrålar en väldig vitalitet, så jag vill tro att han är yngre än sina 67 år. Det är inte lusekoftan som fångar mitt intresse, utan det faktum att han bestämt klappar händerna i takt till marschen och sedan utbrister på hög och klar norska:

God morgen, god morgen. I dag skal vi lære oss å prioritere! Når du prioritere, gjøre du bare det viktigste. Han skrev snabbt ”Det viktigste” på tavlan bakom sig och under det skrev han ”det nest viktigste” och fortsatte med ännu högre röst. ”Det viktigste, Det nest viktigste och Det nest nest viktigste.” Han tittade upp för att se att vi hade hängt med. ”Når du har gjort det viktigste, vil du gjøre det som er nest viktigste, fordi da er det viktigst. Han strök ett streck över nest och viktigste.” ”Det viktigste, Det nest viktigste och Det nest nest viktigste”

”Så dette er kunsten å prioritere. Det er så enkelt. Takk for meg!”

Och så gick han ut från den stora konferenssalen och kvar satt vi och gapade som fågelholkar. Var detta norsk humor? Vem var denne man och varför gjorde han så här? När vi började skruva på oss och viska chockade kommentarer till varandra, kom vår föreläsare plötsligt tillbaka in igen. Och först då stängde han av den norska nationalmarschen. Det uppstod en dånande tystnad.

”Vanskeligheten med all prioritet er å komme sammen i selskap med hva som er viktigst. Det vil ta oss resten av dagen til å forstå det.”

Och till de som inte hänger med på norska: ”Svårigheten med all prioritering är att komma överens om vad som är viktigast. Det kommer ta oss resten av dagen att förstå det.”

Vår guru hette Frank Beck. Han var en legend inom norsk elitidrott. Handbollslandslaget och fotbollslandslaget har nått framgångar med Frank. Skridskoåkaren Johann Olav Koss slog 10 världrekord och vann 4 OS-guld med hjälp av Franks hjärnkonster. Han jobbade in i det sista innan han gick bort i december 2014. Frank är fortfarande vida känd som den hjärnmassör som rensade upp i atleternas huvuden, så de kunde fokusera på att nå de mål de tänkt sig. Hans ord ringer ofta i huvudet på mig. Tänk om det är så enkelt som Frank påstod? Tänk om allt som behövs för att klara våren är lite sund norsk prioritering? ”Först så gör du det viktigaste, sen gör du det näst viktigaste, för då är det viktigast. Det är enkelt att prioritera när ni är överens om vad som är viktigast.” Är du överens med dig själv om vad som är viktigast i ditt liv? Har du valt att prioritera det?

Önskar dig en viktig helg

Petra Brask
“Action expresses priorities.”
Mahatma Gandhi

 

Hur ligger du till enligt Braskometern?

morning routine”Hej! Hoppas ni mår bra! Här gör vi vårt bästa för att hålla liv i alla goda ting vi lärde oss under utbildningen i personlig effektivitet förra hösten. Det går bra och har förändrat vardagen på ett härligt sätt för många av oss.” Utan att jag märker det har mungiporna åkt upp när jag läser mejlet från en av våra härliga beställare. Ser honom och företaget framför mig. Det går så bra för deras verksamhet att de tvingats växa fort. De var i desperat behov av metoder för att jobba effektivare både individuellt och tillsammans. Några av dem gick redan på knäna. ”Tillströmningen av nyanställda har varit ganska stor under året och några missade tillfället med individuell coaching. Andra hade behövt en gång till. Kort sagt- vi är i behov av en uppföljning för nya såväl som etablerade medarbetare. Fråga- hur gör vi det bäst? Vi har också lanserat en verktygslåda för att hålla oss på rätt kurs med det vi lärde oss. Mitt favoritverktyg bland dessa är Braskometern som alla utsätts för en gång i månaden. Braskometern möts av allt från glada leenden till obekvämt flackande blickar…”

Hösten är här och den andas en längtan om nystart när jag är ute och utbildar nya deltagare. Ny termin = nystart av rutiner. De senaste veckorna har utöver vädrets skriftningar också bestått av kontraster med allt från Kristallengalan till begravning för min pappa. Du som är trogen läsare av bloggen har noterat att den inte kommit lika plikttrogen varje fredag. Det har att göra med prioriteringar och höjd acceptansnivå för att allt kan man inte prioritera när livet kommer med många utmaningar på en gång. Det lärde jag mig redan för fem år sedan när min mamma gick bort. Något annat som jag tog med mig från den tiden var alla mallar jag sparade för hennes begravning. Jag förstår att jag kan låta lätt morbid nu i mina pedagogiska exempel, men kan inte nog betona vikten av checklistor, rutiner och mallar, när tillvaron är fylld av känslostormar. Att då kunna öppna mappen som det står Mamma på och hitta mall för begravningsannons, förslag på dikter, program till kyrkan, val av psalmer, blommor, kista, tackkort etc gör att axlarna åker ner och jag känner att jag kommer klara av att hantera tillvaron trots många jobbleveranser.

Kristallen2015När sedan Kristallengalan stod för dörren mitt i denna sorg höll jag på att få panik och tänka ”VAD ska jag ha på mig?” Blir alltid så svettig i sammanhang där alla är så smala, snygga och trendiga. Känner mig som en katt bland hermelinerna och blir därför inte ens förvånad när samtliga programledare vid SVTs bord hälsar artigt för att sedan spänna ögonen i mig och fråga; ”VEM är DU?” Men även den här gången kunde jag göra saker lättare för mig genom att ta samma klänning från förra året. Jag menar, ingen där kommer ihåg hur min klänning såg ut. Min man gör det i alla fall inte. Dessutom bjöd jag med min man, min bonusdotter och hennes sambo, så att jag fick vara den erfarna och de blev nykomlingarna. Njöt hela kvällen av att få vara där med min familj, i alla fall de med åldern inne. När jag efter middagen lämnade mitt SVT-bord, hade dessa trevliga programledare och journalister lyckats gräva ur mig mina bästa effektivitetstips och några reseanekdoter från Irland och Mellanöstern. John Chrispinsson tog mig i hand och sa ”Det var trevligt att träffa någon från verkligheten.”

Jag gillar också ”verkligheten”. Men nu undrade jag vad mina deltagare hade hittat på med Braskometern? Visst har jag hört om chefen som skrivit ut mitt kort och satt på skrivbordet, som en påminnelse om struktur. Jag vet också att den deltagarens fru klagade på att inte ens hon fanns med på skrivbordet. Samma chef köpte också in en stor fet (surdegs)padda i betong som han satte på skrivbordet hos de som inte höll sig till de nya effektivare rutiner som man kommit överens om. Så här efteråt är jag tacksam att han skrev ut mitt foto och inte bara skrev mitt namn på paddan. Men, Braskometer…?

Företaget Icebug tillverkar inte bara fantastiska löpskor som du kan springa med på is. Här delar de med sig av sina mallar och rutiner som vi tog fram i samband med utbildningen i personlig effektivitet.

PERSONLIGT arbetssätt och LEAN på ICEBUG

”Det här är vårt sätt att försöka överbrygga det faktum att alla inte var med på utbildningen. Vi sätter det i händerna på en nyanställd. Ansvarig chef introducerar och har sedan lite riktlinjer för hur det här följs upp med daglig avstämning de första två veckorna. Funkar någorlunda men långt ifrån perfekt. Därav anledningen till att vi vill beställa en egen utbildning till alla nyanställda och då även passa på att ge oss andra en uppföljning med Petra. ”Braskometern” J. Se nedan mejl som skickas ut före månadsmötet.”

Braskometern- Uppföljning av ’Så här jobbar vi på Icebug’.

Fråga: Om du bedömer dig själv- hur bra lyckas du personligen att efterleva våra 3 huvudverktyg vad gäller personligt arbetssätt och effektivitet under en genomsnittlig dag, d.v.s.:

  • E-post. Jag gör min e-post max 3 ggr per dag
  • Eget arbete till 09.30. Jag ägnar tiden fram till 09.30 åt eget arbete med mina prioriterade punkter. Undantag från detta är bokade möten
  • Prio 1. Jag börjar dagen med den punkten jag har prioriterat som viktigast i min todo-lista.

 

 Gradera dig själv från 1-10 där 1 är ”lyckas inte alls i dagsläget” och 10 är ”klockrent”

Skicka in dina tre siffror före månadsmötet.

”Leveransen av detta är en siffra på oss som grupp. Tanken är (a) att vi poängterar vikten av att vi har fokus på detta och (b) på ett någorlunda lättsamt sätt i bästa fall ser att vi blir bättre och bättre efterhand på det vi har definierat som våra tre viktigaste delar av det vi lärde oss på kursen. Braskometern möts varje månad av allt från glada leenden till obekvämt flackande blickar… Vår senaste score är 6,0. Klart bäst sedan vi började i våras.”

Varmt tack till Tom och alla på Icebug för att vi får ta del av detta inspirerande sätt som ni tagit vara på kunskaperna och gett alla ett fortsatt stöd på arbetsplatsen. Med sådana eldsjälar förstår jag varför ni fortsätter växa i rekordfart.

Nu skulle man ju lätt kunna tänka att ”vi har ingen Tom som kan ta tag i det här på vårt företag, så därför kommer vi aldrig lyckas så bra”. Ja, visst, det är ju också en målsättning. Men tänk om man kunde bli en Tom? Eller tänk om vikten ligger i att ta del av dessa checklistor, rutiner och mallar?

toad3Oavsett vilka jobbleveranser eller privata utmaningar du har i livet just nu, kanske dessa rutiner kan göra att just dina axlar åker ner och du känner att du kan hantera tillvaron lite enklare.

Ett annat alternativ kan ju vara att inhandla en stor fet (surdegs)padda i betong eller annat material. Men du kanske ska förklara först innan du sätter den på någons skrivbord eller köksbord, så att det inte feltolkas. ”Kom att tänka på dig, när jag såg den här.”

Önskar dig en trevlig helg och en enklare vecka

Petra Brask

 

”Life is really simple, but we insist on making it complicated.” Confusius

 

SBS och möten – aktningsvärda tidstjuvar?

oops”Då ska vi börja med att ändra grundinställningarna i ditt e-postprogram, så du enkelt kan jobba effektivt. Om du klickar på…” jag avbryts hastigt av en kämpande deltagare som precis fått datorn att starta och till slut lyckats öppna rätt program. ”Ursäkta, men kommer vi att få lära oss att skapa en ny mapp? Det har jag länge undrat hur man gör?” Jag tittar överraskat ut över den mellanstora gruppen. Det var länge sedan jag träffade någon som inte vet hur man skapar en ny mapp. Senast var för några år sedan på en IT-avdelning faktiskt. Jag tar ett djupt andetag och växlar snabbt om min ambitionsnivå över vad deltagarna ska få lära sig. ”Ursäkta men jag har märkt att det inte går att skapa mappar. Tror inte den funktionen finns i mitt program!” säger en annan deltagare och kisar beklagande mot sin dator. Jag tar ett djupt andetag och tänker att det här kan bli en lång dag.

Den här veckan har solen lyst över de platser och deltagare jag haft förmånen att möta. Trots att jag farit runt som en skottspole runtom i vårt avlånga land i jakten på tidstjuvar, så har de härliga varma strålarna hunnit med att möta mig varje morgon. ”Vilka är våra största tidstjuvar i Sverige och hur ska vi hantera dem?” Undrar en journalist som jag pratade med i veckan. Stämmer det att tidstjuven ”Tekniskt strul” har glidit upp på en tredje plats efter ”För många och långa möten” och ”Svårt att säga Nej”? Frågar journalisten vidare. Jag kan bara instämma och försöker förklara att många deltagare samtidigt anger SBS som en orsak till tekniskt strul. ”SBS?! Vad betyder det?!” muttrar journalisten något irriterad över alla dessa förkortningar som florerar i ”De-korta-textmeddelandenas-tid”.

Vant förklarar jag innebörden och fortsätter med att berätta hur glad jag blivit över uppföljningen hos en ledningsgrupp i veckan som nu minskat mötestiden till hälften genom att börja med kreativa promenadmöten ute i den härliga vårsolen.

”Vi har märkt att de långa mötesdagarna med alla plottriga mötespunkter blir så snuttifierade. Vi hinner aldrig gå igenom de strategiskt viktiga frågorna på djupet. Vi har tidigare ”löst det” genom att sätta av ännu fler dagar för att mötas ännu oftare och längre. Sedan vi började med promenadmöten har vi plötsligt kommit upp med nya idéer och lösningar på frågor som vi brottats med i åratal.” menar en av ledarna och undrar varför de inte börjat med detta mycket tidigare? ”Det var länge sedan jag upplevde så mycket skarpsinne och fokus kring våra viktigaste frågor.” bekräftar en av de andra ledarna och visar i kalendern hur de istället kunnat kapa tiden på de långa ofruktsamma mötesdagarna.

”Vi har helt sett över hur vi gör med utvecklingssamtalen.” säger en HR-chef som också tampats med för långa och för många möten som största tidstjuv. ”Vi insåg att vi ägnade två timmar per medarbetare och halvår till att i stora stycken säga samma saker. Nu samlar vi istället medarbetarna i grupper om sju och går igenom det som är gemensamt. Det brukar ge intressanta gruppdiskussioner och nya idéer. De personliga mötena med var och en har vi dragit ner till 45 minuter per person vilket är varmt uppskattat av både chefer och medarbetare.”

”Tekniskt strul? Är det verkligen en av våra största tidstjuvar?! Det kan inte vara möjligt.” mumlar chefen på ett större teknikföretag när jag visade honom sammanställningen på förstudien där samtliga deltagare fått kryssa i vad de upplevde som den största tidstjuven och varför. Jag pekade på alla anledningar som angivits; brist på support, krångel med hårdvara eller mjukvara, problem med nätverket… ”Men se här, den vanligaste anledningen är ändå SBS.” säger jag och menar att då är det ju bra att vi ska ha utbildning idag.

Både jag och mina kollegor har förvånat noterat hur tidstjuven tekniskt strul har krupit upp och hamnat på en topplacering det senaste året bara. Vi kan också konstatera att deltagarna klagar allt mer på att supporten ligger långt borta i ett annat land och att man är väldigt utelämnad till sin egen eller en kollegas expertis om man behöver hjälp i sin dator. Många organisationer har sagt upp sin IT-avdelning och istället outsourcat hela härligheten. På gott och ont.

”Oj, nu hände det något! Det där mejlet bara försvann! Det ÄR något fel på min dator, så är det bara!” utbrister en av deltagarna i gruppen som kämpar för att lära sig Outlooks alla konster. Jag börjar bli ganska matt av att springa runt och försöka hjälpa alla samtidigt, men upptäcker samtidigt att det finns en entusiastisk energi i rummet. ”Det kan ju tänkas att felet på din dator beror på SBS.” mumlar en annan deltagare samtidigt som hon håller tungan rätt i mun och lär sig att skapa en ny regel. ”SBS?! Vad betyder det?” undrar damen som fortfarande letar efter mejlet som hon råkade radera. ”Låter som ett elakt virus!” utbrister hon. ”Skit Bakom Spakarna.” flinar hennes kollega.

Jag protesterar och säger att det är OBS, Okunskap Bakom Spakarna. För hur ska du kunna hantera något om du aldrig fått chansen att lära dig? Företag köper med en självklarhet in den senaste tekniken och de nyaste programmen för mängder av kronor. Men är det alltid lika självklart med att se till att användarna utbildas i programmen. Tror vi skulle kunna minska mängder av tidstjuvar och frustration runtom i vårt avlånga land om fler fick och tog chansen att lära. När nu hela naturen vaknar till liv efter den långa vintern och spricker ut i blom, kanske vi också ska göra det? Vad kan vi lära oss redan idag?

Önskar dig en utvecklande helg

Petra Brask

”Lev för att lära så lär du dig att leva.” Portugisiskt ordspråk

Något att ta tag i?

Längtar du efter en garderob som är luftig och där du kan hänga in saker utan att de blir skrynkliga eller ramlar ut igen p g a platsbrist? Du är inte ensam. Den här veckan har jag återhämtat mig ifrån influensan som attackerade förra veckan. Men jag har också haft förmånen att få föreläsa för nya härliga grupper. De generade skratten när jag frågar om de har något de behöver ta tag i, är alltid lika förlösande. Igenkänningen är stor när jag räknar upp; Var det i år du skulle börja träna? Var

image det året 2015 som du lovat att rensa ut garaget, städa förrådet, byta det trasiga mot något helt?

Så här på fredagen var jag osäker på om jag gått på lite för hårt när jag föreläst på en byggmässa i Kristianstad. En kvinna som heter Ann-Margreth erkände med stor vånda att hon har garderober (många) som behöver rensas därhemma. Hennes make satt bredvid och nickade instämmande och berättade snabbt att han fått bygga nya garderober hela tiden för de gamla var så fulla. ”Och snart är det dags igen om hon inte rensar.” Ann-Margreth beskrev hur nostalgisk hon blev varje gång hon skulle försöka slänga något. Jag tror att alla i lokalen kunde känna vilket stort hopplöst projekt det var och att hon inte visste i vilken ände hon skulle börja. Inför mig och hela församlingen fick hon sedan lova att börja i en del av en garderob nu på söndag. Angeli, en annan kvinna bland åhörarna lovade att ta på sig uppgiften att följa upp hur det går på måndag. Ann-Margreth har dessutom lovat att återkomma till mig, så att vi kan följa detta spännande projekt i bloggen och få veta hur det fortlöper. Jag hade bara lite dåligt samvete när jag såg hur denna härliga kvinna pratade om sina kläder som att de var släktingar som var svårt att skiljas från. Det kan bli ett smärtsamt avsked. Men jag hörde hur tipsen från publiken haglade över henne på vägen ut. Vi är många som har varit där, i rensningsträsket. Håller tummarna för dig Ann-Margreth och ser fram emot att höra av dig!

På andra föreläsningen samma dag var det en ung man som heter Daniel som erkände att det var dags att byta ut ett lås hemma. Hans fru nickade frenetiskt och började ingående berätta detaljerna kring hela låshistorien. Förvirrat undrade jag vem som ägde uppgiften? Hon pekade snabbt på Daniel. Han sa lika snabbt att det inte var han som skulle göra det. Efter några skratt i salen kom Daniel fram till att han skulle ringa en låsfirma och när han tänkte efter, visste han precis vilken firma det var. ”Bra, då vet du nästa steg!” sa jag. Det gillar hjärnan, då det blir betydligt lättare att förstå när vi tydliggör uppgiften. ”När ska du ringa då?” undrade jag vidare. Daniels fru såg nu överlycklig ut över att hon valt att gå till föreläsningen tillsammans med sin man. På måndag förmiddag ska Daniel ringa låssmeden och han har också lovat att återkomma så att vi får veta hur det går. Heja dig Daniel! Och tack för din hjälp under föreläsningen!

I förra veckan fick jag också se vilket fantastiskt sovrum som bondefamiljen i TV-serien Tidsjakten hade fått. Jag ska höra med dem om de kan tänka sig att bjuda på någon bild här i bloggen, så att ni också får se. Det är så fint! Kommer fortfarande ihåg när vi stod där i sågspånet och gjorde handlingplanen med deadline och allt. Superbra jobbat!

Ibland vill jag inte att varken att veckan eller fredagen ska ta slut. Så roligt och priviligerat är det att få ha detta härliga jobb och träffa alla er fantastiskta deltagare som inspirerar mig så. Idag har jag turen att fredagen inte tar slut. Alla från mässan ska ses och äta middag och lyssna på Nanne Grönwall. Och tänka sig att jag är medbjuden.

På sätt och vis är det tur för min familj, för efter den här dagen är jag också grymt sugen på att ta tag  i något saftigt projekt därhemma. En liten garderobsrensning kanske? Eller vad säger du, min käre man? Är det inte dags att rensa ut några gamla skjortor?

Önskar dig en handlingskraftig helg

Petra Brask

 

”Ting tar tid – ju fler ting, ju mer tid”

Struktur som en Mästerkock

leif mannerströmStruktur kan låta tråkigt och okreativt. Men för att arbeta kreativt behövs både disciplin och struktur. Det kan tyckas märkligt när kreativitet handlar om att tänka fritt. Jag minns när barnen var små och vi flyttade ut till skärgården utanför Stockholm. Våra närmaste grannar var en familj med barn i samma åldrar som våra. Mannen i grannfamiljen lös upp som en 100-wattslampa när han fick reda på att jag är effektivitetskonsult. ”Perfekt! Min fru är nämligen journalist och har ett hemmakontor som är i stort behov av struktur.” Under åren när jag lärde känna detta par förstod jag att den här mannen sällan överdrev. Det gjorde han inte heller när det gällde behovet av insatser på fruns kontor.

Hur skapar du en smidig struktur på din arbetsplats? Oavsett om det är hemma eller på jobbet? Är det dags att bygga en ny tillvaro, där dina kreativa tankar, dina åtaganden och arbetsuppgifter inte bara får en bestämd plats utan också gott om utrymme?

Din hjärna ska bli stimulerad när den kommer till arbetsplatsen, inte deprimerad och tänka ”Herregud, hur ska jag orka med det här?”. Föreställ dig att du är en Mästerkock som ska laga en gourmetmiddag. Har du knivarna slipade? Finns det färska kryddor hemma? Är köksbänken ren?

Ett kök är ett bra exempel på en ordning som fungerar och som är liknande i olika kulturer. Vi kan åka hem till varandra i de flesta städer och snabbt slänga ihop en kopp kaffe i någon annans kök. Åker du däremot runt på kontor i världen, kan förvaringssystemen vara lika olika som antalet människor.

Fråga Melker Andersson, Leif Mannerström eller Gordon Ramsay, vad som är viktigt för ett fungerande kök? Ordning och reda. Det är en dödssynd att låta allt ligga framme. Du plockar undan efter dig och ser till att var sak har sin plats, så att alla lätt kan få fram det när det ska användas det igen.

Louise, som min dåvarande grannfru heter mötte mig tveksamt i dörren. ”Vi kan väl ta en kopp te och prata igenom det här först?” säger hon diplomatiskt. ”Jag är inte säker på att det var en så bra idé av min man. Jag har nämligen ett väldigt kreativt jobb och jag tror att struktur skulle ta död på min kreativitet. Tänk om jag inte kommer på något att skriva om?”

Vi kom in i ett källarrum som hela familjen passerade varje dag genom att trycka ryggen mot väggen och hasa sig förbi. Därunder röran kunde jag skymta ett skrivbord med allsköns bråte och papper på. Runt bordet fanns bruna kartonger i olika storlekar, tungt staplade på varandra, från golv till tak. Ett antikt skåp stod inträngt längst in och såg så sorgligt eftersatt ut mitt i all röra.

Jag frågade henne vad som fanns i kartongerna? ”Åh, jag minns inte, men den här lådan är jag väldigt rädd om.” Hon pekar på en av kartongerna som står slarvigt staplad uppepå de andra. ”I den ligger tyger som jag samlat på mig och som jag har tänkt ha i skåpet där längst in. Jag önskar att jag kunde ha min symaskin framme, men den får inte plats.” Ju mer vi pratade, desto mer hörde jag en längtansfylld ton hos henne. Till slut hade hon börjat rensa och riva i kartongerna själv ivrig att återse sina samlade klenoder.

Möblerablommor

Du behöver arbetsyta på din arbetsplats, plats för din dator och platser för arbets- och referensmaterial. Se till att din arbetsplats och dina möbler ger dig tillräckligt med utrymme för att både jobba och förvara saker. Hängmappar fungerar bra för både pågående och avslutade uppgifter, se till att separera dem från varandra, olika färger på mapparna eller aktuellt längst fram. Har du ont om utrymme behöver du fundera över vad du egentligen använder i pappersform, det mesta finns säkert i din dator.

Olika arbetszoner

Tänk olika aktivitetszoner för olika typer av arbeten. Hjärnan har lättare för att hänga med och koncentrera sig om du skapar en plats som inger lugn men ändå stimulans. Se till att ha;

en ren arbetsyta;

en plats för de kontorshjälpmedel du använder ofta, ta bort de du sällan använder;

en plats för pågående arbetsmaterial;

en plats för referensmaterial, böcker, pärmar, manualer och lathundar.

Ofta = NäraCord-Clutter

Placera de saker du använder ofta nära dig. Använder du skrivaren mycket? Ha den nära. Använder du aldrig scannern? Flytta ut den. När du möblerar om se till att du fäster upp kablar ordentligt så att inte ditt benutrymme är fyllt av ett enda ormbo av sladdar. Har du hundratals pennor, men ingen fungerande? Har du tre saxar, men ingen häftapparat? Gå igenom vad som har hamnat vid din arbetsplats och vad du verkligen behöver.

Det är lätt att bli hemmablind och glömma bort coca-cola burkarna och de tre-fyra kaffekopparna med olika nivåer av gammalt kaffe i. Se till att plocka bort avlagda tangentbord och de uttjänade mobiltelefonerna. Fundera på vad du använder anslagstavlan till? Är den fylld med gamla telefonlistor, möten som har varit? Sätt upp bilder på visioner, framtidsplaner, mål, familjen, det som ger dig energi.

Skapa ett bra flödebrevkorgar silver

Skapa en plats nära dig för uppgifter som behöver flöda snabbt genom din arbetsplats. Om du fortfarande hanterar papper så är vanliga enkla brevkorgar perfekta att separera uppgifter i. Märk upp dem med t ex

”Fixa snabbt”

”Bevakning”

”Pågående projekt”

Använd plastfickor och sätt en gul postit-lapp på insidan i det nedersta hörnet som beskriver uppgiften och nästa steg med den.fina pennställ

När jag några dagar senare tittade in till Louise, för att se hur det gick var hon alldeles rosig om kinderna. Hon drog in mig i sitt arbetsutrymme och visade mig skåpet med tygerna samt det rena skrivbordet. Hon hade hittat ett brevställ i silver i en av lådorna som nu var fyllt av gamla vackra vykort från en annan låda. I en ultramodern skål stod glitterpennor och i en fantasifull behållare låg anteckningsblock i allsköns färger. På motsatta väggen stod ett vitt arbetsbord med en symaskin och ett österländskt tyg som var på korthållareväg att bli en kimono.

Hon tackade för tips och inspiration och sa i nästa andetag. ”Skulle du kunna hjälpa min man också? Han är en hamster som sparar på allt.

Louise man höll på att tappa hakan, när frun blev så intresserad av effektivitet att hon hängde med mig ut till företagskunderna, bl a en stor bank. Hon gjorde succé. Med sina exempel och historier fick hon deltagarna att kikna av skratt och igenkänning kring kampen mot högarna som borde rensas. Energin steg snabbt i rummet och sedan skyndade alla iväg ivriga att strukturera upp sina liv för att frigöra kreativitet och få lika roligt i livet som Louise.

Jag tror inte på en alltför strikt tillvaro. Utveckling och nya idéer handlar om att våga släppa det invanda. Men tänk om det är så att kreativitet trivs som bäst i en balansakt mellan vår ibland så kaotiska värld och en hjälpsam struktur?

Önskar dig en strukturerad och kreativ helg

Petra Brask

”To think creatively, we must be able to look afresh at what we normally take for granted.
George Kneller

 

More-Ideasanslagstavla

 

 

Sida 1 av 41234

Petra Brasks fredagsblogg

Här bloggar jag varje fredag och delar med mig av tankar och reflektioner kring mitt liv som effektivitetskonsult. - Petra Brask

Kontakt

Petra Brask
VD och Senior Effektivitetskonsult
info@petrabrask.se
www.petrabrask.se
@PetraBrask