Regler för mejlen

 

”Allo Petra, ’ör du vem det är?” Jadå, försäkrar jag den franske marknadschefen som bryter på en härligt rungande sydländsk accent. Jag hör vem det är. ”Jaha, vad bra. Jag är mycket upprörd, förstår du! Den här CC-regeln du hjälpte mig göra, den fungerar inte alls. Jag får inte ett enda CC-mejl! De är borta! Pyts väck!”

Det närmar sig sportlov för mig och familjen och jag måste erkänna att jag mentalt redan har ställt mig i liftkön. Hjärnan vill liksom inte mer, den vill bara åka skidor. Hela kroppen förbereder sig på den där sköna känslan när snön knarrar under pjäxorna och stora ångmoln ryker ur munnen, när jag på lätta steg tar mig mot backen i soluppgången (Ok, är det långt så kan stegen vara ganska tunga, men det vill jag inte tänka på nu.)

På jobbet har jag förberett min elektroniska post att hantera min inkorg med hjälp av regler, så att jag slipper sortera in i det oändliga när jag kommer tillbaka nästa måndag. Vår genomsnittlige deltagare får 54 mejl per person och dag och cheferna ligger betydligt högre, på nästan det dubbla. Är du borta en vecka kan det innebära att mejlskörden snittar på 250-500 mail och frågan är om du har tid att gå igenom det manuellt när du är tillbaka efter en veckas sportlov? Är det värt din tid att sortera i en veckas historia?

Jag mötte en VD i korridoren på ett stort svenskt företag idag, som levde efter filosofin att han flyttade in alla mejl i ett stort arkiv när han hade varit ledig. ”Om det är viktigt får folk mejla igen.” sa han krasst. En del av mig är lättad över att företaget har en VD med rätt fokus och som vägrar fastna i mejlhantering. Jag var ändå glad att kunna tipsa hans assistent om regler och hantering, så att han kan få rätt avlastning.

Intresset för smidig mejlhantering är stort hos de flesta och självklart skiftar smidigheten beroende på vilket mailprogram du har, men om vi tar Outlook som exempel och tänker att du t ex vill styra in dina CC-mail i en egen mapp , så har vi lagt in en enkel guideline till det längst ner i veckans krönika.

 ”Du var ju så nöjd med CC-regeln när jag hjälpte dig för några veckor sedan. Vad är det som har hänt nu då?” undrade jag bekymrat till den franske chefen. ”Jamen, jag vaknade en morgon och tänkte att jag nog inte skulle ha den där regeln, för jag var rädd att glömma bort och titta i den där mappen. Och då tog jag helt enkelt bort CC-mappen. Men nu får jag inga CC-mejl alls.”

OK, sa jag lättat, då förstår jag vad som har hänt. Kommer du ihåg att vi sa på kursen att du inte får ta bort mappen utan att ta bort regeln. Gå in under ”Verktyg” och välj ”Regler och aviseringar” igen. Där kan du klicka bort regeln istället. Nu har du bara tagit bort mappen och då går alla dina CC-mejl rakt ut i cyberrymden och du ser dem inte mer.

Det är i och för sig ett bra sätt att minska din Inbox, men kanske inte vad du tänkt dig?”

Det enda jag önskar nu var att min privata brevlåda kunde vara lika effektiv och lägga räkningarna i en mapp, reklamen direkt i papperskorgen och tidningen i tidningsstället. Jag har visserligen en underbar manuell tjänst i form av grannar, som pysslar om både mitt hus och min brevlåda när jag är bortrest. Som tack brukar jag köpa en present i flytande form samt ha ett enormt överseende med att deras hund hoppar över staketet in i min trädgård och uträttar diverse saker. Tack och lov är det mer ett undantag än en regel.

Passar på att önska en trevlig helg och ett underbart sportlov till dig som har det. Bloggen är tillbaka igen fredagen den 11 mars. Lofsdalen, here I come!

Petra Brask snart på skidor

”Det man gärna gör, gör man i regel bra.”
Japanskt ordspråk

Guideline för att flytta CC-mail till en egen mapp:

1. Börja med att skapa mappen under din Inbox. Skriv gärna ”1. CC-mail” så hamnar den direkt under inboxen och du kan ha lite extra koll på den. Alternativt högerklicka på mappen och lägg till den i dina favoritmappar. Då hamnar den överst i menyraden och du ser lätt om det kommer in några olästa CC-mail i den.

2. Se till att du står på ”Inkorgen” och klicka sedan på ”Verktyg” och välj ”Regler och aviseringar”

3. Välj knappen ”Ny regel”

4. Välj ”Nästa”

5. Klicka i rutan ”När mitt namn finns med i rutan Kopia”.

6. Klicka sedan på namn i dialogrutan”…flytta till mappen med namn” och klicka på plustecknet vid din Inbox och välj mappen ”1. CC-mail” som du skapat.

7. Fortsätt sedan att trycka på ”nästa” tills du kommer till sista rutan där det står ”slutför”, välj då att kryssa i ”Kör denna regel nu på meddelanden som redan finns i Inkorgen”

8. klicka sedan på ”slutför”.

Lämna ett svar