Mejlen slösar med din tid och skapar stress

Även om vi blivit bättre på att hantera e-post så är det fortfarande stressande för många. I grunden beror det på att vi är sociala varelser, enligt e-post-forskaren Olle Bälter.

Stresströskeln har höjts i arbetslivet och det gäller även e-posten. Samtidigt som vi klarar av fler mejl i inboxen och är mer medvetna om riskerna så är e-post-stressen fortfarande ett problem för de deltagare och företag vi möter under våra effektivitets utbildningar. När uppstod detta gissel som kallas mejl? Heter det verkligen mejl eller heter det e-post? Hur hanterar vi den då effektivt, så vi slipper stress?

Olle Bälter som har forskat om e-post på KTH säger att vi är sociala varelser och att nyfikenheten att läsa ett nytt mejl är så hög att vi inte hanterar det rationellt.  En av mina deltagare berättar att han efter första kurstillfället kommit på sig själv flera gånger med att helt i onödan avbryta det han hållit på med bara för att läsa ett mejl, som inte ens är viktigt. Även om man bara tittar till på ett mejl så har det stor påverkan på effektiviteten.

Det tar mellan 30 sekunder och tre minuter efter att man läst meddelandet tills man är tillbaka helt i tankarna till uppgiften där man lämnade den, enligt Olle Bälter.

Jag lägger märke till att Olle använder ordet e-post när han talar till media eller skriver om det. På svenska används ofta det engelska ordet mail, med den försvenskade stavningen mejl, för såväl e-post som e-brev, trots att mail egentligen bara betyder ”post”. Svenska datatermgruppen rekommenderar att man använder sig av e-post för tekniken och e-brev för själva meddelandet.

E- posten uppstod i mitten av 1960-talet som meddelanden mellan användare på samma dator. 1969 blev det möjligt att skicka meddelanden också till en dator långt borta. Så småningom övergick de flesta system att använda Internet och SMTP. Sedan dess har mängden e-post ökat explosionsartat. Nu skickas varje år omkring 60 000 miljarder (= 60 biljoner) e-brev över hela världen. Det motsvarar omkring två miljoner meddelanden varje sekund. Det första e-brevet mellan regeringschefer skickades 4 februari 1994, då Carl Bildt som statsminister skrev till president Bill Clinton (det här var före Monica… Lewinsky…misstänker jag…).

GÖRA – SPARA – KASTA

Hur gör vi det här effektivt då? Våra kursdeltagare får lära sig att hantera sin e-post på ett enkelt och smidigt sätt. De lär sig att dela in användningen av mejl i tre kategorier:

GÖRA; Om ditt mejl går att hantera på några minuter gör du det med en gång om det tar längre tid drar du över det till ditt e-postprograms att-göra lista och sätter en tid för när du senast ska ha gjort det.

SPARA; Kan det vara användbart och viktigt? Är det intressant för dina arbetsuppgifter? Ja, då bör det sparas i en lättanvänd mappstruktur som är levande och som rensas och uppdateras allteftersom ditt arbete utvecklas.

KASTA; En studie som ett universitet i England gjorde på 400 chefer i Europa visade att 1/3 av all e-post de fick var helt onödig. När vi gör tidstudier på våra deltagare fyller de i att de lägger mängder av timmar (i genomsnitt 8 timmar per person och vecka enligt min senaste grupp) på att hantera onödig e-post – oanvändbar eller ointressant information/kommunikation som inte fyller något av deras behov. Frågan är ju varför de fick den informationen från början? Om du nu får den, se till att kasta den med en gång och lär dig skapa regler för e-post som kan gå direkt till papperskorgen. Se till att be om ändringar om du står på sändlistor och får information du inte behöver.

När jag träffade en av mina grupper för sitt andra utbildningssteg i veckan, såg de lyriska ut över frågan om vilken förändring kring e-posthanteringen som gjort att de frigjort mest tid sedan sist. ”Stänga av plinget!” säger en i gruppen snabbt och de andra nickar glatt och instämmande. Tänk att en så enkel sak kan göra en så stor skillnad!

Stäng av plinget eller annat som visar att du fått mejl. Datorn ska inte avgöra när det passar att läsa e-post. Mitt råd är att gå in i inboxen 3-4 gånger per dag;  morgon, lunch och eftermiddag. Det passar inte alla men för många räcker det faktiskt. På så sätt kan du istället flytta din fokus från din in-korg till din kalender och att-göra lista och lättare prioritera de uppgifter som skapar mest värde i ditt arbete.

– Skönheten och farligheten med e-post är att det är så lätt att bli av med saker. Många känner sig nöjda med sig själva när de har formulerat några frågor i ett mejl och snabbt skickat iväg det. Det gäller att inte ha för bråttom, anser Olle Bälter.

– Genom att slarva i första skedet gör man både sig själv och andra en otjänst. Det händer alltför ofta att den som får ett mejl svarar på något annat på grund av att frågan inte är entydig, eller skickar tillbaka en fråga om vad som menades.

Jag instämmer helt med Olle och uppmanar mina deltagare att tänka till på hur mejlet går att formulera för att göra det lätt för mottagaren att förstå och svara på. Då ökar chansen att få ett snabbt och bra svar tillbaka så att ärendet kan avslutas. Ha heller inte för bråttom när du svarar. Tänk till en extra gång på om du verkligen har besvarat frågan, annars kommer den snart tillbaka igen…

… som ett brev på posten…

…eller i mejlen…

Till sist; Hantera din mejl när du verkligen har tid att hantera den, se till att avsluta och besluta om det som finns där och sluta sitta som en gråsparv och titta upp och ner i din in-box. Att öppna och stänga mejl som du redan har läst hundra gånger utan att fatta några som helst beslut är ett enkelt sätt att få dagen att gå, men tänk om det finns roligare sätt att spendera din tid på?

Nu har jag gjort min fredagsreflektion och rensat upp i min mejl och i mitt huvud, det känns skönt. Ser fram emot att ladda batterierna inför nästa vecka och helgen är lovande med mycket fri tid som jag tänker slösa bort på mig själv och familjen. Eller tänkte… ända tills min dotter sa imorse “Mamma, vad ska vi göra till helgen, vi måste väl ändå GÖRA något?!!”… Ja, måste vi det…?

Passar på att önska dig en trevlig helg!

Petra, Effektivitetskonsult

”Den tid du vill slösa bort, är inte bortslösad tid.”
Bertrand Russell (1872-1970)

källor:
IDG 26 feb -10
Wikipedia
KTH och Olle Bälters “Electronic mail in a working context”

Detta inlägg har 2 kommentarer

  1. Johan Wiklund

    Kloka ord som vanligt! Ja, e-post har en förmåga att övergå i kull. Först är man jagad och sedan när man blivit ”tagen”, så är målet att snabbt kasta över ärendet till någon annan:
    ”Du är!”
    /Johan Wiklund

  2. Claes Enzell

    Efter många år som lärare i Outlook så är det bestående intrycket – ”Herregud, vilken röra”. Det är ju meningen att Outlook ska hjälpa till med att strukturera upp tillvaron men det verkar ha motsatt verkan!! Frågan är varför?
    Jag börjar lektionerna med att gå runt bland deltagarna och kolla hur mycket e-post de har i Inkorgen. – Jaha, här var det 150 och här 400, och titta här 1 500, nytt rekord denna vecka” och så fortsätter det. I lektionssalen hörs ett generat skratt med en underton av lättnad (det är inte bara jag som har så rörigt). Sen ställer jag frågan – ”Är ni stressade över detta?”. Gruppen svara med gemensam stämma – ”Ja”. Min nästa fråga är – ”Har ni lika rörigt med era papper och brev?” Gruppen svarar – ”Nej, inte alls lika rörigt”. Följdfrågan blir – ”Varför hanterar ni detta på olika sätt?” Efter en stunds funderade i gruppen så blir svaret att de inte vet hur de ska strukturera upp sin information i Outlook. De har inte fått lära sig vilka möjligheter det finns att skapa struktur och för att samarbeta. Dessutom finns ingen strategi/riktlinjer från de som bestämmer. Och hur ska de kunna ge ut riktlinjer när de själva inte vet hur de ska göra. Den sista frågan jag ställer innan jag startar – ”Vill ni ha hjälp med att skapa en strategi för hur ni kan jobba bättre och effektivare?” Svaret blir högt och tydlig ”JA”. Jag lovar att eleverna är så motiverade och så intresserade och så tacksamma. Äntligen är det någon som talar att man inte behöver leva i ett informationskaos utan det finns något som heter ordning och reda även i Outlook. I slutet av lektionen är kursdeltagarna trötta med ett förvånat och nöjt leende på läpparna – ”Jaha, är det så här man kan jobba i Outlook, det hade jag ingen aning om?”. Roligare lektioner än så här går det inte att ha.

    Claes Enzell

Lämna ett svar