Delegera eller dumpa?

”Jag har 39 graders feber och borde egentligen ligga till sängs.” VDn hostar och nyser vilt omkring sig. Med hes och knappt hörbar röst säger han ”Visst skulle jag kunna delegera jobbet till någon annan, men jag orkar inte ens tänka på hur jobbigt det skulle vara att förklara. Det går fortare om jag gör det själv, host, host, atjoo!!”

Vad händer när vi slutar delegera? När vi tror att själv är bäste dräng? Eller när vi upplever att det inte finns någon att delegera till?

Konsten att delegera är egentligen inte så svår, men det vi ofta brister i är uppföljning. Detta brukar dock vara en tidstjuv som hamnar lite längre ner på listan. Den tidstjuv som oftast toppar listan på vanligaste tidsläckage är ”Svårt att säga Nej”. På andra plats kommer ”Ofta avbruten av…”. Sedan handlar det mest om brist på struktur, dålig planering och ineffektiva möten.

Den här veckan har jag utbildat ledningsgruppen på ett företag vars överlägset största tidstjuv var bristfällig delegering. Ovanligt, men spännande. När jag frågade deltagarna vad de trodde att det berodde på, tänkte de länge och tittade fundersamt på varandra. Sedan sa en klok, äldre man att det nog handlade om kontroll. ”Det är läskigt att släppa ifrån sig kontrollen till någon annan och lita på att de gör ett bra jobb.”

Jag frågade vilka konsekvenser bristfällig delegering kan få på en arbetsplats? ”Ja, det är ju att man själv får för mycket att göra och i sista sekund dumpar jobbet på någon annan.” svarar den kloke mannen. ”Det är inte det största problemet.” säger en ung kvinna med alerta ögon och kvicka rörelser. ”Det värsta är att det leder till bristande motivation hos oss som vill mer, men aldrig får några utmaningar. Utvecklingen stannar totalt och så börjar man se sig om efter ett annat jobb.”

En timid ledare med snälla ögon mumlar ”Det är väl så att man ibland tycker att alla andra har så mycket att göra, så man vill inte besvära någon, genom att komma med mer jobb.” Diskussionerna utmynnade i ett grupparbete där de fick komma överens om vad som skulle prioriteras samt vilka uppgifter som med fördel kunde delegeras och hur den processen skulle gå till.

Företagets VD, som hade beställt utbildningen, var febrig och genomförkyld. Han dök in i kurslokalen en stund på morgonen bara för att säga att han inte skulle ha tid att vara med, för han hade ett annat jobb som behövde slutföras och det var för jobbigt att delegera till någon annan. Efter att ha talat i enrum med honom en stund lyckades jag skicka hem honom. Han protesterade, men gav motvilligt efter när han till slut insåg det magiskt underliga i sitt beteende och att hans medarbetare inte kommer göra som han säger, utan som han gör.

Min vecka avslutades med ett effektivitetsseminarium för 20 chefer i Dalarna, på hotell Dalecarlia, precis vid Siljan. Underbart vackert. Deltagarna kom från bilbranschen och ironiskt nog krånglade min bil just den här dagen. Räddad av tåget, som för en gångs skull gick precis som det skulle, tog jag mig smidigt till Tällberg och kurslokalen i tid. Det gjorde inte mina deltagare, men det berodde inte på bilproblem, utan på att de hade startat försent hemifrån. De fick lära sig den hårda vägen att man bara kommer sent en gång till mina lektionspass, nästa gång får man sjunga.

Från Dalarna bär det nu av vidare till Dubai en vecka. Båda börjar på D, men där slutar nog likheterna. 35 deltagare väntar på att jag ska lösa deras tidstjuvar och skapa ordning och reda i en utmanande arbetsvardag. Har sammanställt deras förstudier och här handlar det inte om irritation för att någon kommer sent till ett möte utan snarare glädje om en kund behagar dyka upp över huvudtaget. Tänk om jag ska starta en sångtrend i Förenade Arab Emiraten? Delegering verkar man dock duktigare på och att peka med hela handen. Det är vad de skriver, men vi får väl se hur det är i verkligheten.

Nu ska jag dumpa mina älskade barn hos deras pappa en vecka och packa om väskan.

Passar på att önska dig en riktigt fin Lucia-helg,

Petra

”Ju mörkare det är, desto större är chansen att det snart blir ljusare.”

Lämna ett svar