Är det effektivare att arbeta på distans än på arbetsplatsen?

Är det effektivare att arbeta på distans än på arbetsplatsen?

Pandemin är inne i en ny fas. Många arbetsplatser är i full gång med en återgång. På LinkedIn visas filmer där ledningen tar emot medarbetarna utanför arbetsplatsen på en, för dagen, utlagd röd matta. Ballonger blåser i vinden till festliga toner av musik och frukostpåsar delas ut till överraskade kollegor.

Nu får vi gå tillbaka men vill vi?  Vem ska avgöra hur ofta vi ska vara på kontoret? Hur undviker vi onsdagsberget, dagen då alla vill vara på plats?

46% upplever sig mindre stressade när de har arbetat hemma under pandemin. Trots att de har jobbat betydligt mer. 36% upplevde sig isolerade under pandemin, vilket inte bara berodde på att de jobbade hemifrån utan även på hur restriktionerna påverkade samhället.

Det är dags att släppa myten om att vi jobbar mindre när vi får mer frihet

I Tidspoddens avnitt om Återgångstid resonerar Lena Lid Falkman, arbetslivsforskare och jag om de trender vi möter på arbetsplatserna nu. En sak är säker. Det finns fördomar om att arbete görs bäst på arbetsplatsen. Vad visar forskningen och vad rekommenderar OECD*?

Vi noterar 3 olika strategier

  1. Nytänkarna – hur kan vi använda den här utveckling på ett konstruktivt sätt? Spotify är ett gott exempel på detta med sitt koncept; work from anywhere. Medarbetarna får välja själva om de vill utgå från kontoret först och främst eller väljer att arbeta på distans. Spotify betalar Co-working hotell för de som önskar arbeta nära sitt hem men inte i sitt hem.
  2. Tillbakagångarna till det normala – är de organisationer som vill tillbaka till hur vi jobbade före pandemin. ”Arbeta gör man ju ändå på en arbetsplats.”
  3. Hybriderna –  är de som tänker att det nya normala är 50% av tiden på arbetsplatsen och  50% av tiden på distans. Detta rekommenderas av OECD, som genom studier ser fördelar vad gäller minskad stress och ökat välmående. Enligt kunskapsrapporten från OECD får vi högst effektivitet med 2-3 dagar på kontoret och 2-3 dagar hemma. Detta har också visat sig vara lättare när vi ska få ihop arbetsliv och privatliv.

 

Strategi- och kulturarbete i en organisation rymmer också ett effektivt arbetssätt.

Vi behöver fortfarande förebygga smittspridning och skapa en trygg arbetsmiljö. Vi befinner oss i en helt en ny situation. Kommunikation och kompetensöverföring är en utmaning när vi arbetar på distans. En viktig anledning att vara på plats är att vi kan behöva finnas till hands för andra. Vilka dagar är vi på plats? Får alla välja själva så riskerar vi att det uppstår ett onsdagsberg – en veckodag då alla vill vara inne på arbetsplatsen. Alternativt att ingen är på plats när man själv är inne. Bestäm när vilka team ska vara på plats på den hybrida arbetsplatsen. Detta är en ledningsfråga.

Reflektion och innovation sker i det tredje rummet, när vi rör oss emellan exempelvis arbetsmöten.

Leif Denti, ledarskaps- och innovationsforskare pratar om vikten av det tredje rummet när vi rör oss till och från jobbet, mellan kontorsrum, när vi bearbetar och reflekterar – då sker innovation. Hur påverkas detta av vårt nya sätt att arbeta? Kommer de som arbetar på distans att få nya idéer tillsammans med grannen eller på co-working-hotellet? Då kunskap är den viktigaste ingrediensen för kreativitet bör vi inte underskatta vikten av att träffa våra kollegor.

Vi har inte varit i den här arbetssituationen förut och vi är alla olika

Det finns forskning om produktivitet, effektivitet, innovation, möten osv men vi har inte varit i den här situationen förut. Tillsammans skapar vi nu ny historia. Det är spännande men förstås även väldigt ovant. Vi är olika och vi reagerar olika. Uppdraget och verksamheten är viktiga men det behöver finnas utrymme för individanpassning.

Låt oss släppa myten om att människor inte levererar om de får frihet. Det är klart att det finns de som inte levererar men vi hör fler chefer som oroar sig för att medarbetarna arbetar för mycket. Jag och mina kollegor ser ett mönster av deltagare som tar alldeles för få pauser och får för lite återhämtning och rörelse.

Förutsättningarna har också varit väldigt olika för oss som har arbetat hemma. Det har fungerat bäst för de som haft ett eget rum att stänga in sig i och sämst för de som har behövt plocka fram och plocka undan jobbet flera gånger om dagen. Om alla tänker sig att kontoret nu ska vara en mötesplats, så kommer det bli svårt för de som går till arbetsplatsen för att fokusera.

Vi får hoppas vi tar med oss den digitala kunnandet och undviker onödigt resande. Att vi kommer ihåg att vi levererar även när vi inte har en gemensam tid och plats. Att vi värdesätter tiden när vi träffas och tar vara på varandras erfarenheter.

5 effektiva tips för din arbetsvardag

1. Pratenad – walkandtalk-möten över telefon, istället för att sitta framför skärmen.

2. Vilka är dina 3 viktigaste prioriteringar för dagen? Skriv ner dem på morgonen (eller dagen innan) och stäm av att du fått dem gjorda när du avslutar arbetsdagen.

3. Använd morgontiden på ett klokt sätt – ta tid för dina viktigaste uppgifter det första du gör.

4. Rutiner och vanor – boka in måndagsrutiner som ger en bra start på veckan. Fredagsrutiner med tid för veckoplanering och reflektion.

5. Luncher – få till rörelse, frisk luft och mat förstås.

Det kan kännas tryggt att tänka återgång till det normala. Men pandemi-tiden har satt oss på undantagstillstånd i 1,5 år, vilket är tillräcklig lång tid för att förändra våra vanor. Det normala känns helt enkelt inte lika normalt längre. Låt oss passa på att gå framåt till ett nytt och sundare sätt att arbeta.

Önskar dig en givande helg

Petra Brask, Effektivitetsexpert

“The greatest danger in times of turbulence, is not the turbulence, it’s acting with yesterday’s logic.”
Peter Drucker

Den 12 november, 2021, bjuder vi dig på frukostföreläsningen; Gör upp med din inre perfektionist. Anmäl dig senast den 11 november här.

Boka en föreläsning för dig och ditt team. Se förslag på teman här och kontakta oss gärna på info@petrabrask.se så hjälper vi till att guida dig till rätt effektivitetsutbildning.

*OECD – Organisationen för ekonomiskt samarbete och utveckling (Organisation for Economic Co-operation and Development)

Lämna ett svar