Ny inspiration och reflektion varje vecka!

Värsta planeringen

time to plan”Mitt liv är så komplicerat!” Den unga studenten kommer in och kan inte ens sätta sig ner på stolen bredvid mig. ”Imorse när jag var på väg till skolan ringde de från mitt extrajobb och undrade var jag var någonstans. Jag hade helt glömt bort att de hade ett möte idag som jag skulle varit med på. Eller, ja, det skulle jag inte för jag hade skola, men jag hade glömt att meddela att jag inte kunde vara med eftersom jag började skolan tidigare idag…” Jag lyssnar uppmärksamt och undrar när hon ska sätta sig ner och hämta andan. Men hon fortsätter upprört. ”Jag förstår inte hur jag ska få ihop mitt liv, det är så mycket nu. Varför kan jag inte planera? Jag måste vara det värsta exemplet du någonsin stött på?” avslutar hon sin långa monolog och tittar för första gången åt mitt håll. Jag kikar fundersamt tillbaka och svarar lugnt att under mina tjugotre år som effektivitetskonsult har jag nog ändå stött på något fall som haft ett mer komplicerat liv än att hålla reda på skolan och sitt extrajobb. Hon blänger misstänksamt tillbaka och ser sedan att det glittrar av humor i mina ögon och då börjar hon skratta. ”Jaha, vad skönt, då är inte jag värst alltså?”

Det märks att hösten tagit ett fast grepp om oss även om vädret fortfarande påminner om svensk sommar minus lite kyligare morgnar. Ute på arbetsplatserna har jag och mina kollegor föreläst på många kickoffer och även hunnit genomföra vår egen konferens. Det smattrar in bokningar i kalendern och jag får redan kämpa för att hålla dygnet så balanserat som jag önskar. Märker att både jag och deltagarna tar till allt fler digitala metoder för att slippa resor, förflyttning och omställningstid mellan möten. Samtidigt ägnar jag en stor del av min tid åt att redigera ungdomsboken och fortsätta att coacha och föreläsa för dessa unga, vår framtid. Det ger helt klart perspektiv och adderar nya upplevelser till mina arbetsveckor. Som den unga student som kom till mig i veckan för att få efterlängtad planeringshjälp nu när höstterminen kört igång på allvar.

kalender”Vilken kalender använder du?” frågar jag nyfiket när min elev äntligen satt sig ner. ”Nej, men alltså jag litar inte på min kalender. Tänk om jag skriver in fel där?” Jag tittar förvånat på henne. ”Du är alltså mer orolig för att skriva in fel i kalendern än för att missa något för att du inte har skrivit in det alls?” Hon ser förvirrad ut men svarar bestämt. ”Ja.” Hon tar fram sin telefon och visar alla sina mejl och skolportalen där hon ständigt bläddrar igenom information för att inte missa något. ”Men är det inte jobbigt att behöva leta efter viktig information på så många olika ställen?” frågar jag. Hon nickar frenetiskt ”Jo, alltså det är superjobbigt.”

happy plan 2019Det blir en liten paus och sedan frågar jag om hon kan tänka sig att prova och lägga in allt det där i kalendern istället. ”Det skulle ta jättelång tid.” säger hon och ser mycket besvärad ut. Hon sneglar mot dörren och det märks att hon inte anser sig ha tid med vårt möte längre. ”Jag behöver verkligen hem och plugga.” mumlar hon ursäktande mot mig. Jag nickar och säger att vi snart är klara, men innan hon går ska hon få prova en ny kalender-app som jag tror att hon kommer gilla. Hon laddar motvilligt ner gratisappen.

Vi sätter oss med hennes mejlprogram och jag visar henne hur enkelt det är att lägga in återkommande saker i kalendern samt hur hon kan kopiera händelser så att hon inte behöver skriva om allt igen. Samtidigt ser hon hur allt hon skriver in synkas till hennes nya kalenderapp på telefonen. Motståndet mot att skriva in saker i kalendern blir allt mindre och till slut har hon dammat igenom alla platser med viktig information och lagt in allt i kalendern. Hon har valt olika färger för olika typer av information. Till slut sitter hon nästan och studsar på stolen av iver att lägga in saker i kalendern.

dancing in the rain”Kolla här! Snyggt va?!” säger hon stolt och visar upp en kalender som rymmer gott om luft för att hinna studera, träna och träffa kompisar. Uppmuntrad bokar hon in gröna block där det står plugga och vilka saker hon ska studera till. När alla träningstider, deadlines för prov och läxförhör är inlagda kan hon inte längre sitta still. Hon reser sig upp och börjar dansa runt stolen samtidigt som hon nynnar en låt som jag hört på radion flera gånger den senaste veckan. ”Vad säger du nu va? Är jag det bästa planeringsproffset du någonsin träffat, kanske?” Jag ler stort och nickar. ”Du är helt klart en av de bästa och har på kort tid gjort en väldigt stor förbättring. Grattis!” Hon slänger sig om halsen på mig och ger mig en stor kram. Sen flyger hon ut genom dörren och ropar att ”nu ska jag hem och visa min familj värsta planeringen.” Jag kan inte låta bli att skratta och förstår att hon menar bästa.

Till dig som också skulle vilja ha bästa planeringen och kunna dansa hem om dagarna kommer här en övning.

Övning

  • Om du inte redan har en kalender som du använder. Börja med att bestäm vilken kalender du ska använda. Studenten använde Google Mail och vi laddade därför när Googles egna kalenderapp till henne.
  • Om du tänker använda din kalender i telefonen, börja redan nu med att lägga in ditt schema och skriv in vilka läxor och prov du har inom de närmaste tre veckorna. Skriv in tider för att förbereda och göra läxor och prov. Notera även träningstider, födelsedagar, saker du bokar in med kompisar.
  • Om du redan har en kalender som du använder. Vilka förbättringar vill du göra i din kalender redan idag?

Önskar dig en riktigt skön helg

Petra Brask, effektivitetskonsult och författare

“Life isn’t about waiting for the storm to pass;
it’s about learning to dance in the rain.”
Vivian Greene

Koll på tiden

Omslag Koll på tiden

Lämna ett svar

Petra Brasks fredagsblogg

Frigör tid & energi
Här bloggar jag varje fredag och delar med mig av tankar och reflektioner kring mitt liv som effektivitetsexpert på Petra Brask & Partners. När ifrågasatte du hur du använder din tid senast? Vänta, låt mig frasera om den frågan. När ifrågasatte du hur du tillåter andra att använda din tid senast? Försöker du också lösa ditt livspussel, men har för många bitar? Vad skulle det ge dig att använda tiden mer som du har tänkt dig?
- Petra Brask

Kontakt

Petra Brask & Partners
Petra Brask är VD, grundare av PB & Partners, utbildare och föreläsare inom ämnet effektivitet, författare och personal planner. Petra Brask & Partners har i över 20 år lärt ut effektiva arbetsmetoder till en mängd deltagare både i Sverige och internationellt. Med fokus på både arbetsteamet och individen. Vår målsättning är att hjälpa människor att uppnå mer och må bra genom att ta kontroll över sin tid och få mer gjort utan att jobba mer.

info@petrabrask.se
www.petrabrask.se