Ny inspiration och reflektion varje vecka!

Posts Tagged Personlig effektivitet

Hur mycket ställtid har du?

”Det känns som om jag aldrig kommer till de viktiga uppgifterna! När veckan har gått har jag svårt att sätta fingret på vad jag har gjort, om jag egentligen har uppnått något av värde. Ibland önskar jag att jag var husbyggare och fick njuta frukterna av mitt arbete.” Den mörkhårige mannen visar prov på sin simultankapacitet när han mumsar på ett äpple samtidigt som han inleder dagen med att berätta om varför han anmält sig till vår effektivitetsutbildning.

Vi lever i en tidsålder fylld av ständiga avbrott och intryck. Är det inte ironiskt då att din framtid hänger på din förmåga att fokusera på det som är här och nu?

Hur ofta blir du avbruten? Vad menas med ställtid egentligen?

Bodil Jönsson är en mycket klok forskare och författare som redan för många år sedan beskrev begreppet ställtid i sin bok: Tio tankar om tid. Ställtid är den tid det tar att ställa i ordning dig själv och ditt arbetsmaterial innan du kommer igång med arbetet. Ju svårare uppgiften är ju längre blir ställtiden. I miljöer där tiden fragmenteras blir det svårt att hinna med annat än dagsrutinen och det långsiktiga utvecklingsarbetet blir lidande.

Våra deltagare uppskattar att de blir avbrutna i genomsnitt var 8:e minut under en arbetsdag och enligt Bodils forskning så tar det sju minuter för hjärnan att ställa om varje gång. Det är en ekvation som inte går ihop.

Vilka avbrott har du under en arbetsdag?

Hos våra deltagare är mail, telefon, kollegor och kunder (!?) det vanligaste svaret. De flesta inser att det är trevligt att bli avbruten av kunder, det är liksom det verksamheten bygger på. Men om du ständigt har en telefon som ringer, mail-aviseringar som poppar upp i tid och otid eller kollegor som ofta ropar ditt namn i kontorslandskapet, så förstår jag att dagen blir väldigt sönderhackad.

Det räcker inte med att bli klar över vad du ska prioritera och göra, men också var och hur du ska arbeta, för att få koncentrationstid någon gång under arbetsdagen (gärna på morgonen, när hjärnan fortfarande är pigg).

Nu har jag förstått att det inte alltid är yttre faktorer som påverkar oss. Hur är det med dina inre tankar?

Ibland är vi så upptagna med att fundera på det som har hänt eller oroa oss för vad som kanske ska hända, att vi har svårt att fokusera på det som är här och nu. Hur gör du själv?

Dricker du kaffet och tänker ”Det här smakar sämre än det jag drack i morse.” eller tar en kaka och tänker ”Jaha, typiskt mig, nu får jag inte ta någon mer kaka den här veckan, då går jag upp i vikt.”

Kan du ibland vara så fången i gårdagen och morgondagen att du inte hinner uppleva den här dagen?

En hel industri har växt upp kring begreppet mindfulness, som trots alla avbrott ska hjälpa dig att vara här och nu. Det är spännande med lyckoforskning som säger att när vi tar några minuter varje dag att aktivt njuta av något, som vi tidigare skyndade oss förbi, en lunch, en kopp te, en promenad till tåget, så börjar vi uppleva mer lycka och positiva känslor. Jag lovar att återkomma till ämnet i en egen blogg.

Att ha ställtid i sig är något positivt, något nödvändigt för att vi ska må bra. När jag har varit ute och rest, brukar jag säga att flyget tar ett par timmar, men min själ behöver mer tid för att landa hemma hos mig igen. Att ha något härligt att se fram emot ger mig ställtid i form av glädje och tillför värde både före, under och efter själva upplevelsen. Klämkäcka SMHI spår en del avbrott i form av snö till helgen, och visst skulle jag kunna oroa mig för det, men till vilken nytta? Tids nog blir det nog vår ändå.

Que sera sera.

En helg i godan ro önskar jag dig,

Petra

”I am an old man and have known a great many troubles, but most of them never happened.”
Mark Twain (1835-1910)

En riktig bottendag

”Idag har jag haft en riktig bottendag och jag är så fruktansvärt irriterad över det!” jag tittar frustrerat på min tålmodigt lyssnande man när jag öser ur mig min klagosång.

I över femton år har jag predikat att morgonstund har guld i mund.”Gör det viktigaste först medan hjärnan är pigg och du har energi att tugga dig igenom de svåra sakerna.” Nu hade jag nästan glömt bort hur det känns när man börjar i helt fel ordning.

Vad händer när någon annan styr min dag? Hur planerar jag realistiskt? Hur mycket tid har jag till mitt förfogande?

Micael Dahlén är en kreativ professor i ekonomi på Handelshögskolan och författare till boken ”Nextopia” (rekommenderas varmt). Micael har räknat ut att livet består av 29 000 dagar (som den urläckre Mikael Madsen så fint säger i Fritidsresors reklam). En tredjedel av dessa dagar sover vi bort. Under en fjärdedel är vi för unga eller för gamla för att styra livet själva. Det blir inte många dagar kvar.

Några av dessa dagar spenderar du på jobbet (9 000… och framför datorn 2000 och framför TVn minst lika många..). För att inte smeta ut ditt arbete över de få som är kvar och kallas för  din fritid, så behöver du fundera på hur du kan förvalta din arbetstid på bästa sätt.

”Min magkänsla sa mig att det här blir fel. Om jag bara hade lyssnat på den där lilla kloka rösten…” Johan tittar på mig och jag vet att han funderar på om jag är klar snart. Om han bara ser så där förstående ut och nickar i samförstånd i någon minut till, så kan vi säkert styra in kvällen på något trevligare ämne snart. Jag suckar inombords och tänker att nu är jag jobbig. Var det verkligen förra veckan som jag bloggade om PMA? En positiv mental attityd! I stunden känns den som en riktig ovän. Varför blev det så här?

Kalendern – din bästa vän?

Kalendern är din bästa vän och det signalsystem du behöver för att tala om vad du ska göra och när. Nyckeln är att använda kalendern så realistiskt som möjligt. Genom att de uppgifter du tänkt göra synliggörs kan du ta bättre kontroll över din tid. Det är så du skapar en proaktiv kalender.

Vilka pusselbitar får plats?

Först måste du vara medveten om de saker som tar tid från din arbetsdag. Våra deltagare får under våra utbildningar mäta och räkna ut hur mycket tid de lägger inom dessa fyra huvudkategorier:

  1. Arbetsuppgifter, projekt
  2. Oförutsett
  3. Möten och utbildningar
  4. Återkommande uppgifter och rutiner

De flesta deltagare inser snabbt att de har alldeles för lite tid till sina ”Arbetsuppgifter och projekt” och att deras arbetsdagar fylls av alldeles för många avbrott (2), möten (3) och mail (4). När du har identifierat var du läcker mest tid, blir nästa steg att göra något åt det.

Utmaningen i de flesta jobb är att hinna med din egen att göra-lista. Det var i den sitsen jag befann mig efter att ha varit ute och rest och utbildat hela förra veckan. Nu hade jag satt av förmiddagen för att beta av mina viktigaste uppgifter. Det hade gått fantastiskt bra om jag inte istället hade ägnat min tid åt att diskutera en stor och komplex fråga med en av mina kollegor. Detta satte igång hur många tankar som helst i mitt huvud och motivationen att på eftermiddagen sätta mig med de viktiga och stora uppgifterna var nu på minus 7. Jag hämtade aldrig igen den tiden den dagen, inte energin heller.

När jag på kvällen skulle ta mig in på kontoret och försöka samla ihop resterna av den mindre lyckade planeringen ”råkade jag hamna” någon annanstans. Min hjärna sa förrädiskt att en liten paus framför något meningslöst TV-program kan ju inte skada 🙂 och så fastnade jag framför SVTs ”Jakten på lyckan” med Hanna Hellquist. Precis vad jag behövde och långt ifrån meningslöst!

Sporrad av Hanna ställde jag väckarklockan på 2 timmar tidigare. Att gå upp tidigt är som att få en extra dag. Jag såg skönheten i soluppgången och var riktigt nöjd efter att ha bockat av de viktigaste sakerna.

Hannas program lärde mig att fokusera på det som jag ska vara tacksam för i mitt liv, så tack käre man för att du stod ut med en kvinna som det fullständigt rök ur öronen på. Tack också för att du är ett sån’t tekniskt geni och på nolltid fixade i ordning min nya dator. Tack min nya kollega för att du testar mig, det behöver jag, så att jag inte förlorar respekten och ödmjukheten.

De deltagare som fyllde den här veckan har det varit en förmån att få jobba med och jag vill särskilt tacka för all fin feedback jag fått, speciellt från alla bloggen-läsare, är så glad att den kommer till nytta.

Önskar dig en skön helg med mycket fri tid,

Petra Brask

”Många skuggor i livet kommer av att man skymmer solen för sig själv.”

Sida 4 av 41234

Petra Brasks fredagsblogg

Här bloggar jag varje fredag och delar med mig av tankar och reflektioner kring mitt liv som effektivitetskonsult. - Petra Brask

Kontakt

Petra Brask
VD och Senior Effektivitetskonsult
info@petrabrask.se
www.petrabrask.se
@PetraBrask