Ny inspiration och reflektion varje vecka!

Posts Tagged effektivitet

Tidstjuvar? Vem stjäl din tid?

För några år sedan satt jag med mina barn i TV-soffan hemma och tittade på ett barn- och ungdomsprogram som heter REA. Fantastiskt program, där ungar ställer oss vuxna till svars för våra handlingar, när de tycker att vi beter oss lite underligt (rätt ofta). I det programmet som jag fastnade i var det en pojke som åkte till sin mammas jobb och intervjuade hennes chef. Hans mamma jobbade som sjuksköterska på ett sjukhus och hade varit tvungen att jobba övertid ofta på grund av personalbrist (inte helt ovanligt) Pojken såg till att kameran riktades mot den intet ont anande chefen och stack mikrofonen under näsan på honom. ”Hej, det är så att min mamma jobbar här för dig och hon har jobbat väldigt mycket på sista tiden. Så mycket att hon missat några av mina viktigaste fotbollsmatcher och träningar. Nu undrar jag vad du tänker göra åt det?”

Under alla år som jag undersökt vad mina deltagare lägger sin tid på under arbetsveckorna har jag kommit fram till att det är förvånansvärt lika från år till år. Tiden räcker inte till för de viktigaste sakerna. Vart tar den vägen då?

Vi har en tendens att först fylla dagarna med följande tidsblock:

–       Återkommande uppgifter och rutiner (mail…)

–       Möten, möten och åter möten (och ibland utbildningar)

–       Oförutsett

Återkommande uppgifter och rutiner

Återkommande uppgifter och rutiner? Vad är det?
E-post, fakturor, tidrappor­ter, reseräkningar, planering, fikaraster mm. Din egen administration helt enkelt!

Innan våra deltagare gått vår utbildning uppskattar de att de lägger ca 1 – 2 timmar per dag på detta. Sedan inser de att mailhantering ingår och då ökar de på sin siffra med en timme till. En del frågar vad vi menar?

E-posthantering? Där ingår ju allt mitt jobb!  Då kan jag skriva 8 timmar på detta, minst!

Ja, men vi menar bara att du ska sortera e-posten i olika kategorier, det som ska göras, sparas eller det du kan kasta. Vissa saker i mejlen går fortare att svara på direkt än att flytta till din att göra-lista. I genomsnitt tar ett mejl 2 minuter att svara på. Om det har en bilaga tar det i genomsnitt 4 minuter att hantera enligt Olle Bälter, forskare på våra e-postvanor.

Möten och utbildningar
Vilka möten avses här? Gäller det även spontana möten? Nej, här menar vi möten som du har bokat in i din kalender, möten som du vet om ska komma. Vissa dagar har du heldagsmöten eller heldagsutbildningar. Jag möter sällan deltagare som tycker att de har för få möten. Genomsnittet bland våra deltagare ligger på ca 1-4 timmars möten per dag.

Oförutsedda och oplanerade uppgifter
Vad menar vi här? Vissa saker kan du egentligen förutse.

Det är ingen överraskning att din chef ringer för att stämma av saker med dig, eller dina medarbetare kikar förbi för att fråga något. Skrivaren brakar ihop och du är den enda som kan fixa det. Bengt fyller år och du får hämta tårtan för ingen annan har bil. Kunderna ska ju ha sitt, de behöver nå dig och fråga om offerten eller fakturan. Oförutsett kan ibland vara det viktigaste i ditt jobb, men du vet inte när i tiden det kommer. Du vet bara att det kommer och att du behöver ha utrymme för det, annars kommer veckan att braka ihop innan den ens har börjat.

Våra deltagare brukar uppskatta att de har någonstans mellan 1-4 timmars oförutsett per dag i genomsnitt. Chefer har oftast en högre siffra, då de ska finnas till hands för sina medarbetare.

Räkna ihop hur mycket tid av dagen du nu har spenderat. Vad har du kvar? Eller har du redan hamnat på minus?

Men vad gör det. För dagen var väl ändå avklarad nu, eller? Vad är kvar egentligen?

Just det, ditt jobb, ja! Det som står på din att göra-lista. Förberedelser inför möten, dina projekt, det som hamnade på ditt bord på senaste avdelningsmötet, kontakta kunderna, ringa, fixa, beställa, avbeställa, driva, leda, utveckla…

Om du nu tillhör de som inte fick så mycket tid kvar så finns det en lösning på problemet.

Vad gör gemene man i Sverige när vi fyllt bokhyllan med för många böcker?

Jo, då finns det ett företag som heter Ikea, som lever på att vi i Sverige hamstrar saker och har väldigt svårt för att rensa och slänga. Ikea blir väldigt glada när du har fyllt dina bokhyllor och kommer till dem och köper några nya.

Blev det lite trångt hemma? Det är lugnt då finns Shurgard och andra företag som tjänar pengar på att hyra ut utrymme till dig. Det är perfekt! För några tusenlappar per år, kan du ha hur många saker du vill.

Hur är det med din tid då? Jo, där agerar du på precis samma sätt. Du insåg kanske nu att du är en av de där som snopet noterade att tiden tog slut? Veckan fylldes med e-post, avbrott, telefon, möten, möten och åter möten och så fanns det ingen tid till dina egna projekt, din att göra lista? Det är lugnt! Du kan ju fylla på med fler timmar! Det är bara att jobba övertid.

Lättad över att ha löst problemet, bokar du in lite jobb på söndagen eller så är du riktigt diffus och bestämmer dig för att inte bestämma när du ska jobba på helgen, utan går och mal det inom dig hela fredagen, lördagen och halva söndagen innan du till slut tar tag i det på söndag kväll. Hur länge har det funnits på ditt samvete och smetat ut sig över din privata sfär då?

Du är långt ifrån ensam om att smeta ut jobbet eller åtminstone tankar på jobbet över dygnets alla timmar. Det kan inte hjälpas, så är det ju för alla. Vems tid är det du lånar av? Din egen, familjens, träning? En fundering jag har är om du får tillbaka den tiden? Inte? Ok, då kallas det inte för att låna. Det kallas för stöld.

”Jag satt stum i TV-soffan när jag tittade på den unge reportern på REA, full av beundran men också med tårar i ögonen. Jag visste inte om jag skulle skratta eller gråta. Det gjorde inte chefen på TV heller. Han stammade fram att pojkens mamma minsann fick betalt för allt hon jobbat över och att det är så här ibland. Pojken var inte nöjd med svaret och tryckte bestämt fram mikrofonen igen. ”Jaha, det har varit så här alldeles för länge nu, tycker jag, och jag vill veta vad du tänker göra åt det? Hur ska du lösa det här? Jag vill ha tillbaka min mamma.”

Jag röstar på den här pojken. Han kan bli allt han föresätter sig för han har lärt sig att ifrågasätta. Tänk om det är dags att ifrågasatta hur du använder din tid? Vänta, låt mig frasera om den frågan. Tänk om det är dags att ifrågasatta hur du tillåter andra att använda din tid?

För om livet är här och nu, kanske det finns viktigare saker du vill göra än att jobba när du är ledig?

En solig vårhelg utan dåliga samveten önskar jag dig

Petra Brask

”Om du får ett dåligt betyg i skolan så visa det för din mamma när hon pratar i telefon”
Alyesha, 13 år

Tar du med dig paddor hem?

Vad innebär det att vara effektiv? Ordboken säger att det är när du med minsta möjliga ansträngning uppnår ett önskat resultat. OK, men vad är motsatsen då? Kanske är det när du anstränger dig tills du blir blå och ändå känner att du knappt kommit halvvägs?

Låt oss ta ett exempel från en inte helt ovanlig deltagare till mig för att se om du kan känna igen dig i något.

En ”vanlig” arbetsdag

Du går upp på morgonen, har förhoppningsvis sovit gott och din hjärna har tagit tillfället i akt att sortera all information som du fick dagen före i rätt fack, så att du ska ha den tillgänglig när du behöver den. Det betyder att du vaknar som en ren, stark och härlig hårddisk, redo för nya äventyr. Vad är det första du gör när du kommer till jobbet då? Hämtar kaffe eller té? Ja, så långt är allt bra. Det är vad du gör efter det som förbryllar mig.

Du sätter dig förmodligen vid datorn och öppnar mejlen. Där hugger du tag i det som är lätt, roligt och snabbt fixat, så att du får det undanstökat och en känsla av att du i alla fall har gjort någonting idag. Samtidigt som du gör det sneglar du på en stor fet padda i form av en surdeg som sitter på ditt skrivbord, på din att göra lista eller bara i ditt samvete och skaver som attan. Du tänker att det där måste jag ta tag i, men det får jag göra sen! För nu måste jag gå på ett möte.

När mötet som dessutom drog ut på tiden är klart, är det ingen idé att hugga tag i något för det är snart dags för lunch. Du äter lunch och hur sugen är du nu på att verkligen hugga tag i något viktigt, tufft, omfattande projekt? Inte mycket! Du kollar mejlen. Letar upp några kollegor som du behöver prata med. Du sneglar på skrivbordet och noterar att det nu sitter 3 paddor där. Det var ju bara en i morse?! Den från i morse är dessutom fetare och rätt oaptitlig vid det här laget. Den kväker ett gutturalt läte för dig och du blundar och försöker skaka av dig den kväljande känslan.

Det är snart dags för nästa möte. De tre paddorna är med dig in i mötet, de sitter på din axel och du börjar känna magsyran stiga. Det är snart slut på dagen och du anar att paddorna kommer tvingas följa med dig hem. Arbetsdagen är inte stor nog att rymma dem alla. Men kanske om du jobbar över lite? Visst ska du klara av dem?

När alla möten är avklarade och du ska ta itu med dina paddor inser du att du är för trött. Det är bättre att gå hem och göra dem efter middagen istället. Det finns ju tack och lov en kväll också och det är viktigt att vara flexibel.

En ”vanlig” kväll hemma

Lättad över ditt beslut tar du dig hemåt med paddorna på samvetet, i väskan eller i datorn. När du kommer in genom dörren till ditt hem hälsar din hund glatt på dig, din partner mindre glatt och barnen halvhjärtligt, de är inne i ett tv-program.  Du ska just packa upp paddorna från jobbet när du förskräckt upptäcker att bredvid din hund står två paddor till.

I hallen står listerna som ska upp i vardagsrummet och blev över sedan senaste tapetseringen, för två år sedan… I hallen ligger också en trasig cykelslang som du lovade att åka och byta åt barnen förra året… Är det verkligen dags att ta fram cyklarna igen? Tillsammans med paddorna från jobbet och allt annat du hade tänkt fixa blir det här bara för mycket för dig. Vad begär folk av dig egentligen? Nu får det räcka! Nu är det faktiskt dags för din egen tid.

Samtidigt som familjen drar och sliter i dig så sätter du dig med dagens tidning, som du inte hann läsa på morgonen. Du ger upp efter tio minuter då du inser att du precis hinner sätta fram mat till alla innan skjutsningar till aktiviteter tar över och dominerar resten av kvällen. Efter middagen och efter att ha packat ihop allt och alla inför morgondagen är du så trött att du stupar ner i vardagsrumssoffan. Vardagsrummet utan lister, vem bryr sig, vem behöver lister egentligen? Vilket dumt påfund muttrar du och sjunker in i Aktuellt på TV. Det är ändå viktigt att hänga med i nyheterna.

Det tänker du fortfarande när du sitter kvar även mellan nyheterna och genom två sändningar till. I genomsnitt spenderar vi 11,5 år av vårt liv framför TVn. Kvalitetstid?

Vid tio tittar du på de 3 paddorna du hade med dig från jobbet, men inser att du är för trött för att tänka. Du noterar att det kommit in några nya jobbmail som du pliktskyldigt betar av. Det är viktigt att svara snabbt och vara tillgänglig. Och så har du i alla fall städat undan lite inför imorgon, för då ska du minsann ta itu med paddorna!

När du lägger huvudet på kudden, tänker du att det hade varit himla härligt med en herdestund med din älskling, men du orkar bara inte. Tanken är god, men… du somnar. Energin är slut. Bredvid dig ligger någon med en bok och är irriterad över att … Ja, vadå? Ljuset släcks. Vi tar nya tag imorgon.

Och vad händer nästa dag..?

Det kan vara svårt att bryta mönster, att skapa nya vanor. Men här finns det mycket tid och energi att frigöra. Tänk bara så härligt det skulle vara att slippa de feta paddorna.

Önskar dig en glad påsk redan nu då jag och familjen passar på att använda helgdagarna till semester och reflektion. Bloggen är tillbaka igen fredagen den 20 april.

Trevlig helg

Petra Brask
”De flesta av oss slösar bort våra liv som om vi hade ytterligare ett på banken.”
Ben Irwin

Får du ihop livspusslet?

Tänk dig att du viger större delen av ditt liv till ett jobb som du avskyr för att kunna köpa saker som du inte behöver så att du kan imponera på människor du inte gillar. Låt oss hoppas att det inte gäller dig?

Den här veckan har jag varit på ett företag där problemet inte har varit för mycket jobb utan snarare nedläggning och hotet av för mycket fritid. Korridorerna har ekat spöklikt tomma där jag har gått förbi rum efter rum som för bara några månader sedan var fyllda med liv och rörelse, med passion och intensitet, med människor som brann för företagets utveckling och sitt bidrag till den.

På de små whiteboard-tavlorna utanför deras rum har jag läst hälsningar som ”Gått för alltid.” ”Lycka till.” och ”På möte med Darth Vader.”

Vi vill inte ha för mycket att göra och vi vill inte hotas av för lite att göra. Hur skapar du balans så du får ihop livspusslet? Är det ens möjligt? Nigel Marsh är författare till böckerna ”Fat, Forty and Fired” och ”Overworked and Underlaid.”

Han säger att livspusslet är alltför viktigt för att man ska lägga det i arbetsgivarens händer. På TEDxSydney visar Marsh en idealdag med balans mellan familjetid, egentid och produktivitet – och ger dig en rolig men allvarlig tankeställare. Notera att du kan se videoklippet med svensk text (ca 10 min).

[ted id=1069 lang=sv]

http://www.ted.com/talks/lang/sv/nigel_marsh_how_to_make_work_life_balance_work.html

Önskar dig en balanserad och härlig helg

Petra Brask

Sida 9 av 9« Första...56789

Petra Brasks fredagsblogg

Här bloggar jag varje fredag och delar med mig av tankar och reflektioner kring mitt liv som effektivitetskonsult. - Petra Brask

Kontakt

Petra Brask
VD och Senior Effektivitetskonsult
info@petrabrask.se
www.petrabrask.se
@PetraBrask