Ny inspiration och reflektion varje vecka!

Home

Vanor och beteenden

”Nej, men hej, vad kul att se dig igen! Läget? Du har inte ändrats någonting se’n sist…” skrattande får jag en björnkram av just Björn, en gammal deltagare som gick en effektivitetsutbildning för mig sju år tidigare. Jag är säker på att jag har förändrats en hel del under de år som gått, min badrumsvåg är löjligt avslöjande på den punkten…

”Petra, vårt problem är akut, hela säljkåren tycks ha fastnat i mejl-träsket… bland annat…” Björn har nu blivit ansvarig försäljningschef på ett teknikföretag och insett att de behöver hjälp… att förändra sina vanor… ”Kan du hjälpa oss att frigöra tid så att vi hinner ta hand om våra kunder?” Björn lägger huvudet på sned och tittar hoppfullt på mig.

Ja, det är ju frågan, kan man verkligen förändra någon eller något? Varför är vanor så viktiga? Vilka egenskaper behöver du för att skapa en förändring?

Ordet vana härstammar från latinets habitus, som betyder dräkt. Du klär dig i en mängd vanor, som fysiska handlingar, attityder och reaktionsmönster. Vissa hjärnforskare hävdar att minst 99 % av allt vi gör dagligen styrs vanemässigt. Dina vanor utgör din personlighet och är en självklar del av dig. Därför finner du trygghet i dem. Du har oftast bra argument för att slippa förändra din personlighet, och alla som har försökt vet hur svårt det är att bryta ett vanemönster…

Anledningen till att de flesta förändringsprocesser går mycket långsamt är att de kräver mycket mod. Viljan att förändras finns där, men rädslan för konsekvenserna är starkare. Det är skrämmande att lämna den invanda tillvaron bakom sig, även om livet känns förtvivlat sorgligt. Du vet vad du har, men inte vad du får. För att åstadkomma en förändring kan du ta hjälp av följande egenskaper:

Vilja – Det blir ingen förändring om inte viljan finns.
Mod – Våga frångå tryggheten i det bestående.
Uthållighet – Det kan vara mödosamt att ändra på attityder, rutiner och regler.
Fantasi – Tänk nytt och ifrågasätt det invanda.
Flexibilitet – Du behöver kompetens och prova nya metoder och tekniker.

Att släppa taget om tryggheten kan göra oss livrädda. Hellre lever vi som halva människor än överger det vi kallar trygghet. När jag försäkrar Björns säljare att vår effektivitetsutbildning inte är något nytt, att de egentligen känner till det här men inte fått tiden att tillämpa det tidigare – slappnar de av och slutar vara rädda för att jag ska inleda dem i en ovan förändring. De andas ut och tycker att jag är en rätt hygglig prick, som faktiskt är där för att hjälpa dem frigöra tid till det som är viktigt. Björn ler stort när alla säljare tömt sina in-korgar och fått en mängd verktyg för att kunna fokusera på kunderna igen.

Så här på min fredagsreflektion inser jag att det börjar bli dags att träffa Niklas. Det går inte att skjuta upp längre. Niklas är personlig tränare och hygglig nog att hjälpa mig med min träning, eller ja, vilken träning? Men det är ju det Niklas, ska ändra på, eller var det jag som skulle ändra på det…

”Att våga är att förlora fotfästet en stund.
Att inte våga är att förlora livet.”

Sören Kierkegaard

Petra, Effektivitetskonsult

Delmål – förhalning & perfektionisten…

”Det är så mycket nu och det känns som att det aldrig tar slut.” en av mina deltagare för veckan, en trött småbarnspappa tittar på mig och suckar. ”Jag har så mycket att ta tag och jag vet inte i vilken ände jag ska börja?”

Under kursdagen har vi bland annat pratat om vikten av att sätta upp mål och att ha delmål som kan ge dig avslut (och känslan av belöning) längs vägen.

Småbarnspappan fortsätter att prata och suckar över hur jobbigt allt är. Han har fått svårt att sova på nätterna och under vargtimmen listar han allt han ska göra i sitt huvud och känner hur uppgifterna ter sig obeskrivligt stora. Jag tittar på min klocka och ser att han spenderat en omedveten halvtimme av vår gemensamma tid åt att prata om hur mycket han måste ta tag i. Jag funderar stillsamt på hur mycket tid han ägnar sig åt att oroa sig för allt han har att göra, istället för att faktiskt ägna tiden åt att göra det…?

Hans kollega sitter mittemot och blir nu uppslukad av konversationen. Han nickar instämmande och berättar om hur han förra veckan hade bestämt sig för att jobba hemifrån för att bli klar med ”Rapporten” med stort R, en jätterapport som han i månader ägnat minst en timme per dag åt att tänka på… hur stor och jobbig den är.

”Jag gick upp i god tid, drack kaffe och åt en macka, medan jag mentalt gjorde mig redo för att köra igång, men så började jag fundera på hur stor rapporten var och tänkte att jag bara skulle ta en cigg först… Sen sätter jag igång…”

Herrarna tittar på varandra och nickar i samförstånd.

”Väl inne vid datorn efter ciggen kom jag på att det ändå är bäst att bara kolla på e-posten så att jag sen kan fokusera på uppgiften. Jag hade då fått ett mejl från min fru om att vi skulle komma ihåg att boka biljetter till London. ”Vi”, betyder ju ”jag”, har jag lärt mig och tänkte ”Bäst att jag gör det nu.” och där gick ytterligare tjugo minuter… Sen kom jag på att det kanske är bäst att jag slänger i en maskin tvätt också, så vi har nåt rent att packa ner till London… Jag går sen och tar en cigg till och funderar på innehållet i rapporten.”

Jag ler åt det faktum att han hellre ägnar sig åt något så tråkigt (i mina ögon) som att tvätta än att faktiskt göra den här rapporten. Han fortsätter energiskt att beskriva sin arbetsdag med yviga gester.

”När klockan är fem i tolv och jag fortfarande inte har börjat på rapporten, som nu börjar bli riktigt bråttom, får jag ångest och demoner. Nu börjar tankar komma upp om att jag kanske skulle kunna skjuta på det här mötet där rapporten ska presenteras. Jag blir upprörd; vad f-n begär dom… att man ska behöva komma med en sån här omfattande rapport… Jag lägger ner ytterligare någon timmes tanketid som handlar om varför rapporten borde vara betydligt mindre nu när jag har så kort med tid…”

Hans kollega ler medlidande och mumlar att ”Ja, jo, det där känner jag igen…”

”Jag har precis börjat skriva på det första stycket i rapporten när dörren till vårt hem slås upp och barnen kommer hem från skolan. De ropar glatt ”Pappa, pappa, gissa vad vi har gjort idag!” Pappa har mycket att stå i nu, mycket att göra, stressad… mumlar jag frånvarande… Barnen suckar, det har du ju alltid… Jag hamrar nu frenetiskt på tangenterna…”

Kollegorna skrattar förlösande tillsammans och undrar om det här skulle betecknas som vansinne i en by i Afrika till exempel.

Jag förklarar lugnande att det inte är vansinne utan ett högst vanligt förekommande förhalningsbeteende som drabbar alla människor ibland, t o m i Afrika.

Förhalning eller uppskjutarbeteende innebär vanemässig senareläggning eller undvikande av handlingar, beslut och arbetsuppgifter. Man undviker viktiga aktiviteter till förmån för aktiviteter som kanske också måste göras men som har lägre prioritet, eller som inte alls bidrar till att man uppnår sina mål, exempelvis dagdrömmande eller datorsurfande.

Förhalning är vanligt i samband med perfektionism, på grund av en tendens att negativt utvärdera resultat och sin egen insats. Förhalning börjar ofta med att arbetsuppgifter uppfattas som större eller svårare än de är och inträffar ofta när ett val måste göras mellan en större uppgift och mindre uppgift.

Småbarnspappan avslutar sin berättelse ur sitt liv med en resignerad suck ”Det blev en sen kväll framför datorn… Frugan fick natta barnen… igen… och på morgonen upptäckte hon den oupphängda tvätten i tvättmaskinen…”

Tänk om han hade styckat elefanten, d v s delat upp uppgiften i mindre delmål, så att han snabbare kunde komma till delavslut. Varje avslut är en belöning, en endorfinkick i kroppen, som ger extra energi. När uppgiften blir för stor och omfattande har hjärnan svårt att få en överblick över delarna och tiden fram till ett avslut (och en belöning) känns oändligt.

Börja din arbetsdag med att hjälpa dig själv i processen och fråga; Vad är nästa steg? Hur skulle det kännas att ha gjort det? Fokusera på en sak i taget, ett avslut i taget och medan du gör det ska jag fokusera på min veckoplanering.

Den fråga jag behöver ställa mig nu är: ”Hur går det med min träning? Vad är nästa steg?”

Petra, Effektivitetskonsult

”Om du vill ha ont om tid ska du ingenting göra.”

Anton Tjechov, 1860-1904

Skjut inte upp till morgondagen…

Jag har kastat mina sorger bakom min rygg och jag ser dom inte mer...

”Skjut inte upp till morgondagen det du kan skjuta ner idag.” som den Mexikanske gangstern brukade säga…

Så inledde Göran sina spanska-lektioner varje vecka och sedan spände han ögonen i oss och förhörde oss på läxan. Då var det liksom ingen idé att komma med några bortförklaringar till varför man inte hade gjort läxan. För Göran fanns inga bortförklaringar, bara tid och planering av densamma. Göran gick nästan alltid i gröna kläder och bruna ”Jesus-skor” som hans typ av sandaler kallades på vårt gymnasium i Kalmar.

Förutom spanska lärde jag mig på Görans lektioner att procrastination eller förhalning är konsten att undvika att göra eller avsluta en uppgift genom att fokusera på en helt annan uppgift (en lättare eller roligare :-)). För förhalaren kan detta resultera i minskad produktivitet, stress och skuldkänslor.

Inte visste jag då att jag skulle komma att jobba med och utbilda människor effektivitet och i att bryta sina förhalningsbeteenden, som t ex en av mina deltagare den här veckan som längst ner i sin in-korg hade ett mejl som beskrev hur man lägger in signaturer  i sina mejl, som var 5 månader gammalt. Jag frågade min käre deltagare om vi skulle ta bort det mejlet? ”Nä, jag har en signatur med vår gamla adress, så jag måste uppdatera den och det står där hur man gör.” OK, men betyder det att du skickar iväg dina mejl med den gamla adressen nu då? undrade jag. ”Nänä, jag ändrar i den innan jag skickar något.” Det tog honom exakt 38 sekunder att gå in på Verktyg, Alternativ och sedan välja E-postformat för att ändra i signaturen en gång för alla. Jag brydde mig inte om att räkna ut hur lång tid det hade tagit att ändra varje mejl, varje dag, men det fick mig att undra…

Varifrån kommer ordet förhalning? Hur länge har det funnits? Varför förhalar vi?

Ordet förhalning, som på engelska heter ”Procrastinate” och kommer från det latinska verbet Procrastinare; pro. (adverb; som uttrycker rörelse framåt) crastinus (som betyder; tillhör imorgon). Den tidigaste kända skriften om förhalning är från 1600-talet. I sin predikan skrev då den kanadensiske prästen Antoney Walker, att förhalning och att undvika att göra saker är ren synd och skär ondska.

Enligt den senaste psykologin kan förhalning bäst förebyggas om du identifierar känslorna som är associerade till din förhalning.

Psykologerna, Sapadin and Maguire (1997), delar in förhalare i: ”Perfektionisten” som fruktar allt som inte är perfekt, ”Drömmaren” som har fantastiska idéer, men avskyr alla detaljer, ”Oroaren” som inte tror att saker är rätt, men är rädd för att ändringar kan göra saken värre, ”Trotsaren” som vägrar göra något som någon annan föreslår eller förväntar sig, ”Kris-makaren” som lyckas hitta ett stort problem i vilket projekt som helst (oftast genom att börja för sent) och ”Övergöraren” som tar på sig alldeles för många uppgifter, blir trött av allt ”för mycket” och gör…ingenting.

Lösningen för alla typer av förhalningar och förhalare vet alla våra kursdeltagare och effektivitetskonsulter tack vare McWilliams & McWilliams bok från 1991:

Gör det NU!

På spanska heter det

¡Hazlo ahora!

Det har Göran sagt… många gånger…

Petra, Effektivitetskonsult

Tid för reflektion och eftertanke

Tid för reflektion och eftertanke

”Ja, men du förstår inte, Petra, hur jobbigt det här är för mig! Idag vill jag att du hjälper mig att lösa de här stora frågorna i mitt liv helt enkelt..!” OK, vilka frågor i ditt liv, vill du ha hjälp med att lösa? frågar jag lugnt. ”Ja, men det här! Det här med att jag känner att jag inte kommer i mål med saker!” säger min deltagare och tittar frustrerad på mig, som att jag sitter inne med alla svaren och vägrar ge henne lösningen på livets gåta.

Har du någon gång stött på en människa som tänker sju meningar och säger den åttonde? Är du kanske själv en så’n människa som förutsätter att alla du mejlar till är insatta i sammanhanget och det räcker med att bara mejla den sista meningen, resten måste de ju fatta själva!?

På en föreläsning om kommunikation som jag deltog i fick jag höra att 50% av all kommunikation går förlorad när du skriver till någon. När du talar med någon har du åtminstone 90% chans att bli förstådd (svårt att tro om man varit gift…).

Jag tittar på min frustrerade och otåliga deltagare som nu vill komma i mål med saker i sitt liv och jag frågar henne hur hon definierat sina mål? Hennes svar kommer blixtsnabbt. ”Jag vill hjälpa mina medarbetare att utvecklas!” OK, hur har du själv utvecklats de senaste åren? undrar jag. Min deltagare, som är chef för en stor avdelning, tittar frågande på mig? Jag?! Jag har ju inte utvecklats alls! Det är ju det jag säger att jag vill göra nu!

Mmm.. det är säkert det du menar, säger jag tålmodigt, men det är inte det du säger. Du säger att du vill hjälpa andra att utvecklas.

I mitt stilla sinne tänker jag att det nog är så vi gör många gånger, lägger över på andra det vi själva behöver jobba med och förändra. ”Maggan på jobbet behöver verkligen gå ner i vikt, Viktor skulle må bra av att säga ifrån till sin fru, Sandra skulle behöva sätta ner foten på mötet.” Alla andra borde tänka efter lite…

Min deltagare ser lite blek ut när hon inser att det här innebär en del jobb från hennes sida också innan hon kan börja gå ut och hjälpa andra. Men med en envis min skriver hon ner de områden i sitt arbete och i sitt liv som hon vill utveckla och förändra och vänder sig sedan utmanande till mig. ”Sådär, ja! Det var ju inte så svårt. Nu då, vad ska jag göra nu?” Nu har du skrivit upp vad du vill göra, det är bra, säger jag, då behöver du skriva hur du ska göra det och sedan bryter vi ned det i lagom stora delmål som du stämmer av varje vecka på din veckoplanering. ”Va!?” säger min deltagare förvånat. ”Är det verkligen så enkelt?” Ja, säger jag, det är verkligen så enkelt.

För att nå dina mål i livet, måste du först bestämma vad du vill och vart du ska och när. Nästa steg blir att stämma av att du är på rätt väg. En av de uppgifter våra deltagare får med sig från våra utbildningar är att använda en tid i slutet av veckan för att reflektera och stämma av veckan som varit och se framåt i sin kalender samt stämma av att det som står där verkligen är det som tar dem klokaste vägen till deras mål. Med reflektion och eftertanke, tid att varva ner och tänka efter… före… kan du få mer kvalitet på ditt arbete och ditt liv.

Min deltagare tittar nu på mig som att jag uppfunnit hjulet och skriver beslutsamt ner några rader till i sitt anteckningsblock, innan hon reser sig upp och kramar om mig och glatt tackar för idag. Nyfiket frågar jag vad hon skrivit? Hon håller stolt upp blocket och jag läser:

”Reflektera över vad du önskar i ditt liv
så att du får det liv du önskar. ”

Så här på min egen vecko-reflektion tänker jag att det är en himla tur för den gruppen att chefen bestämt sig för att utvecklas i år 2010 – nytt år och nya möjligheter. Jag avslutar veckan med att stämma av min egen kalender och se att jag har bokat in de träningspass jag lovat mig själv varje vecka för att komma i den storlek på kläderna som hänger i min garderob… Jodå, träningen står där, nu är det bara att göra det också…

Petra

Det händer hela tiden

”Det händer hela tiden.” säger den vackra flygvärdinnan med den fina frisyren och tittar på mig med ett stort leende. Efter tio timmars obekväm flygtid mitt i de bästa nattsömnstimmarna där jag suttit spikrak i min flygstol utan att få en blund i ögonen, kan jag inte förstå vart hon hittar det där stora leendet. En annan sak som fascinerar mig är hennes frisyr. Ingår det i flygvärdinneutbildningen att lära sig göra lediga, vackra frisyrer, där det ser ut som att de svept upp håret helt vårdslöst och ändå ligger det hur snyggt som helst? Mitt hår skulle aldrig gå med på det, ens med en frisörs hjälp och speciellt inte klockan mitt i natten efter att min son just tömt sin nyss uppätna middag över hela sig och sätet.

Nu ler flygvärdinnan varmt igen och frågar ”Går det bra?” Bara 10 minuter tidigare hade jag sett henne effektivt springa ner längs gången mot en avsvimmad passagerare med illavarslande hjärtproblem, samtidigt som hennes kollega med lugn röst i radion undrar om det finns någon läkare ombord.  

Det är 2010, ett nytt år, en ny start och dags för nya vanor. När jag kommer hem till mitt nerfrusna hus efter två veckor i Thailands sol och värme, är hela brevlådan överfylld med reklamblad som käckt påpekar att det är dags för en nystart i mitt liv. Jag inbjuds till kurser i indisk dans, seminarium om sinnesrörelse (?) och spa-dagar på Åhléns som ska förändra mitt liv en gång för alla. Suckande stoppar jag allt i pappersåtervinningen och mig själv och barnen i den efterlängtade sängens mjuka värme. Det är en oerhörd njutning att äntligen få sträcka ut kroppen.

På min julledighet ägnade jag många timmar åt att läsa om Ola Lauritzon och GI-metoden. Har bestämt mig för att prova. Vänner och bekanta har i mitt årliga julbrev fått läsa att 2010 ska bli mitt hälsoår och alla som vill är inbjudna att vara med. Ola skrev att det bästa sättet att lyckas är att omge sig med människor som är hälsosamma och tycker det är lustfyllt att träna. Hur många sådana personer har du i din vänskapskrets? Jag gick igenom min lista med vänner och de aktiviteter vi brukar ägna oss åt; fika, äta god mat, njuta av bastukvällar med skummande ölglas… Det här blir inte lätt… Jag kommer att behöva en coach, förstår precis hur mina deltagare känner när de gladeligen lägger sin förädringsprocess i mina händer. ”Här,Petra, hjälp mig att bli en effektivare människa.”

Innan jag somnar ligger jag och reflekterar över flygvärdinnans roliga kommentar. ”Det händer hela tiden.” Tänk om det verkligen var så att det hände hela tiden? Folk som kastade upp till höger och vänster på flygplanen. Hur ofta säger man egentligen den kommentaren? Det händer säkert hela tiden…

Petra

Sida 47 av 48« Första...102030...4445464748

Petra Brasks fredagsblogg

Här bloggar jag varje fredag och delar med mig av tankar och reflektioner kring mitt liv som effektivitetskonsult. - Petra Brask

Kontakt

Petra Brask
VD och Senior Effektivitetskonsult
info@petrabrask.se
www.petrabrask.se
@PetraBrask