Ny inspiration och reflektion varje vecka!

Home

Översvämning i hjärnan

”Du har just gått in i ett rum, förmodligen för att hämta något, men du är inte riktigt säker, för du stirrar bara rakt in i väggen och försöker komma ihåg vad du skulle göra.”

Så börjar boken ”Den översvämmade hjärnan, en bok om arbetsminne, IQ och den stigande informationsfloden” av Torkel Klingberg, professor i kognitiv neurovetenskap vid Karolinska Institutet.

Torkel försöker ge oss svaren på frågor om vad som händer i hjärnan när du störs av din mobiltelefon? När du försöker göra tre saker samtidigt? När det blir ett överflöd av information?

”Det är inte längre tekniken som sätter gränser, utan vår egen hjärna” säger han i sin bok.

Och jag kan inte annat än instämma att det är där jag hittar den största röran hos människor. När jag började jobba med effektivitet för 15 år sedan kavlade jag upp armarna och högg in i stora pappershögar hos människor som satt med darrande underläpp och tårar i ögonen och sa ”Jag klarar inte av det här längre, det är nå’t fel på mig.” Där fanns alla symptom på stress som drabbar de duktiga yrkesutövarna som har svårt att säga nej och sätta gränser för hur mycket de kan arbeta.

Idag möter jag välutbildade, erfarna människor med en hyfsat ren arbetsplats och en mini-dator som förvirrat tittar på mig och undrar ”Ska det vara så här? Varför räcker jag inte till?”

När jag ber mina deltagare mäta hur ofta de blir avbrutna är genomsnittet var 8:e minut. Till saken hör att det tar mer än 7 minuter att komma ner i djup koncentration. En ekvation som är svår att få ihop. Personer som jobbar med sin dator har i genomsnitt 8 olika fönster öppna samtidigt.

Mina deltagare berättar historier om hur de är på jobbet vid åtta på måndagarna och går igenom helgens mejlskörd med hundratals mejl. ”Vid tiotiden är jag fortfarande inte klar med e-posten, men börjar göra en presentation till mötet samt ta del av mina kollegors underlag till mötet. Fem minuter in i presentationen blir jag avbruten av en kollega som behöver råd om inköp av ny mobiltelefon. Vi går in på intranätet och kollar på alternativen, jag ignorerar min egen ringande mobiltelefon. Min kollega svarar i sin telefon, som har en enerverande ringsignal och jag försöker desperat hitta mejlet som samtalet gäller. Medan hon fortsätter prata passar jag på att radera några mejl till och så här håller det på tills jag går hem på fredagen och undrar vad jag egentligen har gjort den här veckan?”

Det här är en mycket vanlig bild av den moderna arbetsplatsen. Forskarna på området bekräftar att de ständiga distraktionerna surrar som myggor runt oss och gör det svårt att koncentrera oss på det vi ska. Informationsfloden ökar kraven på det vi förväntas ta till oss, men också kraven på det vi förväntas kunna stänga ute (öppna kontorslandskap).

En glad deltagare i början på veckan blev plötsligt väldigt arg för att hon inte fått utbildning i time management tidigare. ”Jag är precis tillbaka från att ha varit sjukskriven en längre tid och jobbar nu halvtid. Vad jag undrar är varför jag inte fick lära mig de här verktygen för att hantera mitt arbete och allt informationsflöde innan jag blev sjuk?”

Hennes chef erkände mot slutet av dagen att han många gånger tänkt avboka utbildningen. ”Du vet, Petra, jag har gått så många kurser som inte gett ett dugg eller som inte varit tillräckligt konkreta för att ge mig nå’t av nytta i mitt arbete. Men det här var skitbra.”

Jag kanske har turen att stöta på väldigt snälla kursdeltagare, men i min mission att hjälpa människor ur den informationsstress som teknikens hjälpmedel kan skapa om vi inte lär oss hantera dem, så känns det ändå gott i hjärtat avsluta veckan och känna att jag nått fram till några själar till.

Nu är det helg och jag ska se om mina små änglar där hemma är mottagliga för lite nya kunskaper. Typ plocka upp strumpor från golvet, duka av bordet och sätta in i diskmaskinen. Vet inte hur du har det hemma, men är det inte lättare att missionera på jobbet?

Trevlig helg,

Petra

”Människans hjärna är en anordning som ska förhindra öronen att trassla in sig i varandra.”
Peter de Vries (1910-1993)

http://time4petrabrask.wordpress.com/2010/11/11/the-overflowing-brain/

För mycket slentrian? För lite utmaningar?


”Wow! Inte visste jag att han kunde måla. Och så fint!”
Min 9-årige son, Eric, står och gapar över den gigantiska oljemålningen av en vacker kvinna som speglas i vattnet hon står i, medan klippor och vacker svensk natur mjukt omsluter hennes uppenbarelse.

Den här veckan har jag plöjt igenom böcker på min fritid. Min prenumeration på Kontentan tillåter mig att sluka bok efter bok på nolltid och stilla min otåliga längtan efter ny kunskap.

Varför denna nyhetshunger? Kan det vara så att jag är fast i trygghetszonen? För mycket förutsägbar slentrian och för lite utmaningar?

Alasdair White, forskare inom management och verksamhetsstyrning definierar trygghetszonen som ett område där du känner dig trygg och kan agera med liten risk. Han definierar optimal prestationszon som något strax utanför din trygghetszon. Detta ska inte förväxlas med panikzonen, som du hamnar i om du är långt utanför din trygghetszon och som skapar höga stressnivåer i kroppen. Att vara i din optimala prestationszon innebär att nå målen strax bortom din egen kompetensnivå, vilket ger hög tillfredställelse och känsla av att lyckas.

Visst är det viktigt att känna dig trygg i dig själv och i din roll på jobbet, men du behöver utmana dig själv ibland. Det är då du växer och utvecklas.

Hur tar jag mig utanför trygghetszonen då?

Ja, det är ju helt och hållet individuellt. Jag tänker på min svägerska som kan tycka det är jobbigt att sitta på ett kafé och behöva hämta kaffekannan för att gå och fylla på sin kopp. Hon vill hellre ta sin kopp till kaffekannan. Jag menar, vad skulle folk tro om hon springer iväg tre bord med den allmänna kaffekannan? Ja, vad skulle kunna hända…?  Folk ställer sig upp och skriker ”Vad i hel—e gör du med kaffekannan?

Jag har väldigt lätt för att se vart andras trygghetsgräns går. 🙂 Men mina egna begränsningar… Ja, vilka då, förresten?

I och med min älskade mammas bortgång har jag fått spendera en del tid i kyrkan och tänker på en helt underbar gammal tant som heter Ulla-Britta (jo, hon heter så, på riktigt..) som satt bredvid mig i kyrkbänken och sjöng högt, hjärtligt och ljudligt (och rätt falskt på sina ställen). ”Jesus kommer på vägen, och han kommer till dig och dig och dig…” Ulla-Britta skorrade glatt och pekade på oss som satt intill ”…och dig och dig..”

Hon var ett självlysande inslag i bänkraden. Min kärlek, Johan, viskade tyst i mitt öra ”Så där kommer du bli när du blir gammal.”

Han har säkert rätt och frågar du min svägerska, så tycker hon nog redan att jag är där. Men varför vänta? Är det inte dags för lite rebelleri à la 70-tal ? Dansa på borden som de gör i Hair, klä dig oväntat eller sjunga som Ulla-Britta. Vad skulle hända om vi slutar tänka ”Jag vet vad jag har och inte vad jag får så jag blir kvar och softar här i min trygghetszon ett tag till”.

Tillsammans med min son Eric, så kan jag bara beundra min härlige bror som vid 43 års ålder helt plötsligt inhandlar konstböcker, oljefärger och målardukar och börjar sätta färg på sin tillvaro. Det är att utvecklas, att spetsa sina sinnen, att lära sig något nytt. Han har överraskat oss alla (och säkert sig själv också) med sin oanade talang.

Tänk om vi skulle följa hans exempel och lämna den stora upptrampade gropen, den mur vi byggt upp runt omkring oss? Hur skulle det kännas? Det är ju ”bara” en mental gräns, som är enkel att kliva över. Allt vi behöver göra är att prova något nytt, hälsa på en okänd människa, vissla högt i mataffären eller sjunga som Ulla-Britta.

Önskar dig en fin Alla helgona helg med dina nära och kära,

Petra

”Du säger alltid ”Imorgon, ja, imorgon ska jag leva!” Säg mig, min vän, när kommer den dagen du pratar om?”
Marcus Valerius Martialus

Bloggen på engelska  http://time4petrabrask.wordpress.com/2010/11/05/too-many-routines-not-enough-challenges/

Försökt ändra en vana?

”Nej, den kalendern kan jag inte slänga, den är ju jättebra!”

Den unge mellanchefen i blå tröja tittar förbluffat på mig och lägger en skyddande hand över sin gröna kalender på skrivbordet, som ligger i en stel, vit plastställning som förmodligen stod där när han började sin anställning. Hans blick är sårad. Jag har klivit över en gräns. Det förtroende som lyste ur hans ögon under förmiddagens teori på vårt första kurssteg tillsammans är nu förbytt till vaksamhet. Han ser sig sökande omkring för att hämta stöd hos sina kollegor.

Det är bra med rutiner. Hjärnan blir lugn när den känner igen sig, men om vi alltid gör som vi brukar så stelnar systemet till. Det här berättar Ann Lagerström om i senaste numret av tidningen Leva. Ann som tillsammans med Rolf Ekman, professor i neurokemi, till våren ger ut boken ”Förändra din hjärna, förändra dig själv.

Hur är det med dina vanor? Finns det något du skulle vilja ändra? Hur lätt är det?

”Hur många kalendrar jag har?” mellanchefen överväger vad han ska svara, då han förstår att hans svar kommer avgöra kalenderns öde på plastställningen.

”Tja, jag har den här och så har jag en i väskan och så den i datorn, förstås. Ja och så den här då.” Han pekar på ytterligare en avlång kalender som ligger instucken i hans skrivbordsunderlägg.

”OK, hur många av dessa kalendrar använder du?”

”Den i datorn använder jag till vissa möten. Den här, han pekar på plastställningen har jag för att skriva in en del andra möten och kom-i-håg och den här i väskan har jag till privata saker och så har jag skrivit upp vilka mässor vi ska vara med på i den här.” Han pekar på den i skrivbordsunderlägget.

”Toppen. Säger jag. Då har du ju 4 gånger så mycket tid som jag. Jag har bara 24 timmar per dygn som jag försöker rymma mitt privatliv och arbetsliv i.” Jag ger honom ett varmt leende.

Vissa inlärda vanor är lätta att ändra. Du kan byta ut längtan efter en skinksmörgås till frukost mot fil och flingor bara genom att byta den ena mot det andra. Till en början ropar hjärnan smörgås, men efter ett tag har den ändrat om bland kemikalier och elektriska impulser och finner sig i fil och flingor och till och med ber om det.

Saker du upprepar formar efter ett tag fasta kemiska kommunikationsvägar och förändrar hjärnan mer eller mindre permanent. Alla dina vanor har uppstått så. Dina beteenden är inlärda och din smak, det du tycker är fint och fult är en slags vana.

Andra inövade hjärnvägar är svårare att bryta. Cigaretter, socker, narkotika och alkohol lierar sig med hjärnans kemi och bjuder på starkt motstånd om du får för dig att sluta konsumera den. Men det går, det gäller att vara envis nog.

Mellanchefen erkänner med en djup suck att nog har det kört ihop sig ordentligt när han försökt hålla sitt liv i fyra olika kalendrar som den gången när han fick sticka ifrån ett kundmöte för att åka till sonens skola på ett utvecklingssamtal, som stod prydligt och fint i den privata kalendern. Han börjar inse att han gjort så här av gammal vana och lika gärna skulle kunna samla ihop allt på ett ställe för att enklare få en överblick och ett lättare pussel av dygnets 24 timmar.

Jag säger milt att om han är väldigt kär i sin plastställningskalender, så kan han självklart använda den. Det finns inget som säger att han måste bli elektronisk och synka kalender med telefonen, som är alltmer vanligt.

Han plockar upp den gröna kalendern och försöker stoppa ner den i kavajfickan. Den ryms inte och hänger ut som en slokande purjolök.

”Nej, Petra, nu är det du som lär mig hur kalendern i datorn fungerar och hur jag synkar den med telefonen, jag har ju en Iphone och jag vet knappt hur jag ska ringa med den.”

Hjärnan kan växa och krympa. Krymper gör den om den får för lite mat eller sömn. Eller för få intryck. Växer gör den när vi lär oss något nytt, gärna något svårt. Sugen på kinesiska?

Hur skulle det kännas att träna in en ny vana nästa vecka? En som är bra för dig.

Trevlig helg,

Petra

”När man äntligen har lärt sig att ha överseende med folks ovanor, skaffar de sig genast nya.”

Stig Johansson (1936-)

Bloggen på engelska http://time4petrabrask.wordpress.com/

Jag ska bara…

”Nej, jag har inga problem med förhalning. Det finns en anledning att jag inte tagit tag i det här…”

Protesterna haglar i luften när vi går igenom förhalningsbeteende under kursdagen. Den mörkhåriga kvinnan med den bestämda hakan ger sig ut i en lång snårig djungel av (bort)förklaringar till varför hon skjutit upp att lämna in sin reseräkning… i ett halvår… En annan man, en stor, mysig, gråhårig tekniker har lite mer självinsikt när han berättar om kökrenoveringen hemma, som fortfarande saknar listor och några kakelplattor… efter sju år..

Varför förhalar vi? Hur får du insikt om att du skjuter upp saker? Går det att bryta beteendet?

Det finns några säkra tecken på att du lider av uppskjutarsjukan, t ex:

  • Du kommer på viktigare saker som måste göras först. Din Facebook-sida behöver akut uppdateras innan du sätter igång…
  • Du skapar avancerade system istället. Det är bäst att du gör en tabell över uppgiften i excel, ett register, en PowerPoint med snygga bilder är vad det här projektet behöver…
  • Du fastnar i beslutsångest kring vilken kvalitet du ska ha på uppgiften. Mindre beslut som färg, form och typsnitt blir plötsligt väldigt viktiga…
  • Du upptäcker att skrivbordet behöver rensas, tråkiga saker som städning är plötsligt hur viktiga som helst (och roliga) jämfört med att göra den uppgift du har framför dig.
  • Du kanske bör ringa någon, innan du börjar… vem som helst.. eller ja, en kopp kaffe måste du ju ha i alla fall… och kanske prata med en trevlig kollega vid kaffeautomaten…

Kan du känna igen dig? Varför beter vi oss så här?

Förmodligen för att det du har framför dig är en uppgift som;

 tar lång tid,
känns tråkig,
är svår eller
omfattande.

Det kan vara intressant att fundera på hur mycket tid vi lägger ner på att tänka på dessa uppgifter. Kan det vara så att vi ibland lägger ner mer tid på att tänka på dem, än vad de hade tagit tid att göra?

Hur bryter du ett förhalningsbeteende?

Gör det Nu – Fatta ett beslut omedelbart när du tar i en uppgift i stället för att tänka ”Jag gör det senare.” Detta beslut kan innebära en rad olika saker, exempelvis den mest förfinade formen – att göra det direkt: Avsluta nu. Det frigör härliga endorfiner i kroppen att komma till avslut. Men naturligtvis kan inte alla uppgifter göras i samma ögonblick. Du kan fortfarande leva efter ”Gör det nu”-metoden genom att bestämma när de ska göras: Planera och prioritera istället för att bara säga ”jag gör det senare” – då kan du ta bort uppgiften ur ditt medvetande tills det är dags att agera på den. Överväg också om uppgiften alls bör göras och i så fall av vem?

Gör det nu – kan betyda: Kasta / ta bort nu – utan att vidta åtgärder. Och det kan betyda att du borde delegera och be om hjälp innan det är försent.

Det du förhalar tenderar att tynga ditt samvete och dränera din energi. Har du något, på jobbet eller hemma, som du borde ha börjat för länge sedan och som har blivit ett dåligt samvete, en surdeg? Reseräkningen, tidrapporten eller kanske vinterdäcken..?

Definiera ”Vad är nästa steg?” och sätt av tid för när du tar tag i det. Tänk om du skulle göra det nu så du kan frigöra energi till helgen. Hur skulle det kännas?

Passar på att önska dig en underbar helg,

Petra

”Skjut inte upp till imorgon något du kan ha glädje av idag.”
Josh Billings (1818-1885)

Konsensus..? Hur normala är vi svenskar egentligen?


”I mean, seriously, how can you in Sweden afford to have all these meetings? Don’t you have anything better to do with your time?”

Den finske marknadsdirektören jag mötte för ett par år sedan talade passionerat med kraftig finsk accent om skillnaderna mellan svensk och finsk affärskultur under vår lunch tillsammans. Han beskrev ingående hur trötta han och hans kollegor var på den svenska möteskulturen.

“You have to understand that this is business and not pleasure, this is business and not some democracy hocus pocus with consensus written all over it.”

Han hade grova ansiktsdrag och näsan gick djupt ner i mjölkglaset när han drack. Med en väldigt övertygande argumentering satt han där och jagade runt ärtorna på sin tallrik medan han fick mig att verkligen fundera. Hur normala är vi svenskar egentligen? Och vem av oss hittade på det här med konsensus?

Konsensus har sitt ursprung I ett latinskt ord och betyder ordagrant att ”känna sig tillsammans”. Konsensus står för överenskommelse inom en grupp människor och syftar dels på själva överenskommelsen, dels på den teori och de handlingssätt som används för att uppnå denna överenskommelse.

“As soon as you have a topic or an issue you are dwelling upon the first thought that springs to your minds is “Let’s have a meeting.”  Direktörens enorma händer viftade häftigt i luften och min lugg blåste av vinddraget som blev när han kraftfullt betonade de svensk-finska skillnaderna. Det fick mig att tänka på en bok jag läst med Colin Moon, en engelsman som levt i Sverige i många år och gjort en del intressanta (läs; hysteriskt roliga) observationer på hur vi svenskar uppfattas av andra. Colin Moon har bland annat skrivit:

“To communicate effectively cross-culturally the first thing you need to realise is that someone somewhere in the world probably sees you as really quite strange. That may be difficult for some Swedes to swallow. How could anybody in their right mind consider normal, efficient, level-headed Swedes as strange?

Of course we are normal!
After all, the Swedish starting point is ‘we are normal’. Indeed, Swedes have a tendency to think they are a little more normal than others. They believe they are quite sensible, and logical. They are often unaware that the rest of us, their international business partners, may have a different opinion. We think they are amusing, entertaining and, at times, really quite odd.

Take business life for example. Swedes attend meetings. Lots of them. Three things in Sweden are certain:
death, taxes and more meetings.

Mötet gick bra – the meeting went well
When Swedes say ‘Mötet gick bra’ (the meeting went well) what exactly do they mean? There were heated discussions? The meeting went on for ages? The incredible number of decisions that were taken? I doubt it.

Swedish meetings are short but many. They are arranged to give Bengan, Maggan, and Lasse a chance to say what they think. If you want to reach a decision then you’ll have to arrange another meeting because in the meantime Bengan, Maggan and Lasse have to go back to the office and ask Ninni, Kicki and Titti (yes, there are girls of that name) what they think.

Process
This, in Swedish, is called the förankringsprocess. If Swedes mention the word ‘process’ then it’s better not be in a hurry. There’s a process for everything. This one means getting everybody involved in everything.

Everyone voices an opinion and everyone listens. Then they compromise.
The word compromise is music to a Swede’s ears. Everybody gets something. Not too much and not too little. Nobody wins and nobody loses. They may agree to disagree but what they will agree on is the exact time and date of the next meeting

Agenda
Swedes stick to the agenda. They tick off each point after everybody has taken turns discussing it. They have to move quickly through the agenda as they all have another meeting planned ten minutes after this one has finished. They intensely dislike the last point on the agenda which is övriga frågor, ‘any other business’. No self-respecting Swede wants to be guilty of causing the meeting to run over time. There is a distinct danger that ‘any other business’ could drag on and flexibility is not a Swedish strong point.

Decision time
Swedes rarely say yes or no. This means that instead of saying ja or nej they say nja which means ‘yes-but-no-but-yes-but’. You see, saying ‘yes’ or ‘no’ can lead to conflict so Swedes avoid these words and replace them with ‘it depends’, ‘maybe’ and ‘I’ll see what I can do’.

Flexi-time
However, fair’s fair – when they’re at work they’re very effective. But not before 8.30 as they have flexi-time, and not after 4 pm, thank you, as they have to pick up the kids from play school, and not after 2 pm on Fridays, if you don’t mind, and preferably not between 1 May and 10 August.

So, there you are Swedes. A short, sharp lesson in how to realise that you are not quite as normal as you think you are.

And thank goodness for that.”

Ja, Colin, du har en poäng och säkerligen är ni engelsmän väldigt normala, eller finns det en omvänd bok? Det stämmer att konsensus beslut starkt kritiseras för att det är tidskrävande och kräver en del möten och diskussioner med andra, men… när beslutet väl är taget kan du agera snabbare på det än om det varit ett påtvingat beslut utan förankring i gruppen. Amerikanska affärsman klagade på att när de förhandlade med japanska företag måste de diskutera sina idéer med alla i företaget, t o m vaktmästaren. Men när beslutet väl var taget fann amerikanerna att japanerna kunde agera så mycket snabbare eftersom alla var överens. Medan man i den amerikanska företagskulturen kämpade med interna stridigheter, enormt tidskrävande… och kanske inte bara specifikt för amerikaner?

Skönheten ligger i betraktarens öga och det gör nog det normala också. Tänk om det är så att vi alla är normalt sett onormala? Föreställ dig att alla i hela världen kunde vara överens om det – ett världsomfattande konsensusbeslut. 🙂

Eftersom det är fredag och efter klockan 14.00 passar jag på att önska dig en trevlig helg,

Petra

”Det är inte allt som räknas som går att räkna, och inte allt som går att räkna som räknas.” 
Albert Einstein

Vill du skicka den här bloggen till dina internationella kollegor? Här är länken till vår engelska blogg:
http://time4petrabrask.wordpress.com

Sida 44 av 50« Första...102030...4243444546...50...Sista »

Petra Brasks fredagsblogg

Frigör tid & energi
Här bloggar jag varje fredag och delar med mig av tankar och reflektioner kring mitt liv som effektivitetsexpert på Petra Brask & Partners. När ifrågasatte du hur du använder din tid senast? Vänta, låt mig frasera om den frågan. När ifrågasatte du hur du tillåter andra att använda din tid senast? Försöker du också lösa ditt livspussel, men har för många bitar? Vad skulle det ge dig att använda tiden mer som du har tänkt dig?
- Petra Brask

Kontakt

Petra Brask & Partners
Petra Brask är VD, grundare av PB & Partners, utbildare och föreläsare inom ämnet effektivitet, författare och personal planner. Petra Brask & Partners har i över 20 år lärt ut effektiva arbetsmetoder till en mängd deltagare både i Sverige och internationellt. Med fokus på både arbetsteamet och individen. Vår målsättning är att hjälpa människor att uppnå mer och må bra genom att ta kontroll över sin tid och få mer gjort utan att jobba mer.

info@petrabrask.se
www.petrabrask.se