Ny inspiration och reflektion varje vecka!

Home

Brist på tid = brist på sömn

I sin senaste läsarundersökning ställde CFOworld frågan om vilken aspekt av yrkeslivet som håller deras läsare vakna om nätterna. Vanligaste svaret? ”Att få tiden att räcka till.”. Av denna anledning fick jag ett samtal från deras journalist Ada Fredelius som ville att vi skulle vara först ut med tips i deras tema-serie ”Så får du tiden att räcka till.” Önskar du inspirationsläsning om detta kan du läsa artikeln om du klickar på länken:

http://www.cfoworld.idg.se/2.13965/1.334049/tema-tidsa-far-du-arbetsdagen-att-racka

Efter en vecka på FNs kontor i Köpenhamn har jag inte brist på tid, men sannerligen brist på sömn. Var där tillsammans med en underbar kollega som jag satt och filosoferade med en bra bit in på nätterna. Trots detta var jag pigg som en mört i huvudet och full av energi på dagarna, mer än jag brukar vara när jag sitter själv på hotellrummet.

Börjar nu verkligen få belägg för att det är viktigt för hjärnan att vila från jobbet och mina egna tankar som snurrar. Att göra något helt annat gjorde att jag laddade batterierna.

En av kvällarna insisterade min kollega på att vi skulle ta oss ut till museet Louisiana som har en utställning med bl a Edvard Munch och Andy Warhol. Jag var väl så där sugen på att traska runt och titta på en massa konst och konstigheter, efter att ha sprungit runt i FNs långa korridorer och coachat deltagare efter deltagare hela da’n.  Skulle vi inte bara kunna sätta oss i soffan och vila lite…?

Innan jag hann blinka fann jag mig på väg dit och hade snart gått igenom varenda konstföremål. Allt var inte i min smak, men jag uppskattade särskilt de duktiga utställningsteknikernas förmåga att skapa upplevelser för mig som besökare, med mörker, ljus, eld och vatten… Det lämnade ingen oberörd. Och trots att kvällen blev sen och fötterna trötta, fann jag mig själv skutta upp ur sängen ännu piggare nästa morgon och gå den vackra promenaden längs kajen med segelbåtar till FNs kontor.

Förvånade deltagare såg hur jag, även sista dagen, med sprudlande pedagogisk entusiasm intog min plats bredvid dem och inspirerade till ett lyckligare arbetsliv. Vid kaffeautomaten frågade några sydamerikaner var jag får all energi ifrån? Tänk om det är dags att lyssna mer på de omkring dig som vill dra iväg dig och dina tankar i nya riktningar? Tänk om det är viktigare än att vila i en soffa framför TVn?

Tack kära Monica för en fantastiskt rolig vecka tillsammans och tack FN för att ni bjöd ner mig igen.

Tack också Louisiana för en fin utställning. Jag ber om ursäkt för att jag trodde att några av föremålen var gjorda av en skolklass…

Hoppas du haft en skön sommar så att du har många fina minnen med dig in i jobbhösten och får en kanonstart tillsammans med dina kollegor.

Trevlig helg,

Petra

”Sol i minnet, sol i sinnet.”

Sugen på mer läsning? Här är länken till vår engelska blogg:

http://time4petrabrask.wordpress.com/

Rörigt värre


Jag känner mig rätt tillintetgjord som predikar ordning och reda, struktur och planering och samtidigt kommer hem till mitt hemmakontor och finner ett rörigt resultat av lämningar från en tidspressad kursledare som ”mellanlandat” där de senaste veckorna. Hur kunde detta hända? Har jag blivit en av mina mest stressade deltagare som inte känner att jag har koll? Var är mina superkrafter?

Mår lite illa av att behöva erkänna mig som syndare, komma ut ur garderoben, kliva fram till mikrofonen och säga ”Jag är rörig…. Det började med en tjänsteresa… och efter en tid blev det fler och fler resor…” Samtidigt känns det fantastiskt befriande och nästintill ansvarslöst härligt att erkänna.

I måndags klev jag in i mitt arbetsrum hemma och flydde genast alldeles förskrämd ut till köket igen. Styrkt av ännu en koffeindos (den tredje den morgonen) gick jag tillbaka till mitt s k arbetsrum och insåg att ingen skulle vilja vara där. Hade en lång ”att göra”- lista i min dator, som stod knappt synlig i röran. Golvet var täckt av väskor, halvt ipackade och halvt urpackade, allting var halvt.

Ilsket och surt konstaterade jag att här får man inte plats att tänka, än mindre arbeta. De gamla sorteringskorgarna från 80-talet kändes plötsligt överhängande bruna och fula. Blommorna var utmattade och halvdöda och hängmapparna slitna, med mossig uppmärkning. Mina tre skåp var överbelamrade med saker, undanstoppade i all hast, för att det skulle se snyggt ut vid senaste middagspartyt. Jag menar jag jobbar ju med det här, klart jag har ordning… Eller?

Gick igenom kalendern och undrade hur jag tänkte… luckor för oförutsett och egna rutiner…? Gäller det bara vid lågsäsong?

Barnen kom från sin pappavecka och landade hos mig på eftermiddagen. Min käre son sa glatt
”Hej, mamma! Har du varit ute och rest nu igen?!
”Hej älskling! Ja det har jag.”
”Jag ser det!” säger han menande och pekar med huvudet åt allt det röriga.
Jag tittar gapande på honom när han lugnt sätter sig ner på vardagsrumsmattan och kastar sig in i ett legokrig med sin uppbyggda pansararmé.
”Du ser det? Hur menar du då?” säger jag halvt förvirrat.
Han rycker på axlarna och svarar  ”Jag menar bara att det kan vara rörigt när du inte har varit hemma på ett tag.” Jaha, vad kul att han som är 9 år ser det och jag ser det inte…

”Vill du hjälpa mig att rensa upp här då? ”
Han tittar upp och gör en grimas. ”Nähä, verkligen inte!  Jag ska över till Andreas och leka nu.”  Och så sätter han av som en skottspole in till grannen. I dörren möts han av storasyster som äntrar hemmet med all världens tyngder på sina axlar.
”Hej mamma! …suck, pust, stön… Jag är sååå trött på Lina, verkligen… men asså… hon är sååå världsjobbig… Asså… Men.. Gud… Har du varit ute och rest? Du borde verkligen rensa upp här. Men asså…vad ska jag göra åt Lina… Jag orkar inte lyssna på henne längre…bla… bla.. bla…”

”Ska du med? Mamma ska åka och handla.”
”Va, handla, nu?”
”Ja, jag orkar inte med mina bruna plastkorgar i arbetsrummet längre, jag måste ha nya. ”
”Jaha?” dottern tittar på mig som att jag inte är klok.
”Jag måste ha nya blommor också, de här har dött innan solen går upp imorgon.”
”Ok, men asså mamma var inte så dramatisk… chilla lite… och försök att inte vara så pinsam i affären.” Får jag handla en ny penna? Lina har en jättecool penna…”

Jag sneglar på min dotter och försöker minnas. Var jag verkligen så där när jag var 12 år? Skickar en tacksamhetstanke till min egen mamma, som i så fall stod ut… OCH fortfarande påstår att hon älskar mig?!

I vårt närmaste kontorsvaruhus finner jag himmelriket som ska rädda mitt kontor. Nya korgar, blågröna ”post it”-lappar, fräscha plastfickor och en knallrosa häftapparat (min gamla gav upp förra veckan). Dottern hittar en häftig penna och betydligt gladare i hågen styr vi mot kassan. Den unge kassören tittar på oss och alla varor och utbrister
”Här var det stor-shopping, må jag säga! Är det dags för lite ordning och reda?”
”Ja, hon har jätterörigt hemma.” säger min dotter upplysande (och hon tycker att jag är pinsam…)
Han ler glatt mot henne och frågar mig ”Har du konto här?” Jag nickar och svarar med mitt kundnummer.
”Det var ett tag sen du var här… Vad jobbar ditt företag med?”  Min dotter öppnar munnen igen och upplyser honom medan hon höjer menande på ögonbrynen.

Jag funderade allvarligt på att be honom låta bli att slå in den häftiga pennan.

Sitter nu nöjd efter min stora rensningsprocess. Den rosa häftapparaten lyser uppskattande mot mig och en vacker orkidé ger en tjusig glans åt mitt arbetsrum. Till den köpte jag en gardin i tema marin med texten ”Bland kobbar och skär”

Det är där jag vill vara nu. Barnen hade skolavslutning igår ( Ja, ja, mina ögon blev blanka till ”Den blomstertid…” Vad är det med den där sången…?) och nu vill jag också ha lov och ut och segla. Där på de svallande vågorna i min älsklings segelbåt har jag minutiös koll på horisonten och det enda som står på min ”att göra”- lista är;

– hissa segel
– reva segel
– slappna av…

.. Med dessa rader tar bloggen sommarsemester och snart jag också. Vi är tillbaka igen när skolan startar, den 20 augusti, med nya ord, nya krafter och nya härliga kunduppdrag. Den veckan har jag börjat jobba med FN och rapporterar gladeligen från Köpenhamn i full fart i augusti.

Mycket sol, värme och avkoppling önskar jag dig denna sommar och tackar för att du hälsat på här på bloggen under våren.

Väl mött snart igen!

Sommarhälsningar från

Petra

”Semester är att ha ingenting att göra och hela dagen att göra det på.”
Eddie Cantor (1892-1964)

 

Vi ( l )är olika

”Petra, får jag fråga en sak? När du sa det där med prioritering och att man ska göra det viktigaste först och när man gjort det ska man göra det som är näst viktigast. Menade du då att man ska göra det näst viktigaste först?” Jag tittar fundersamt på den söta damen med röd sjalett virad runt halsen och matchande läppstift, nagellack och skärp. Hennes tillrättalagda mörktonade lockar ramar in det nätta ansiktet och varenda hårstrå ligger i en lydig och perfekt ordning.

Tydligt och lugnt förklarar jag igen. ”När du prioriterar gör du först det viktigaste och när du har gjort det så gör du det som är näst viktigast.” Det som är klurigt är att vara överens om vad som är viktigast. ”Eh… OK, så då ska jag alltså göra det som är viktigast först då, eller…?” Jag ser att den fina damen gärna vill få rätt på det här och säkert på mycket annat i sitt liv.

Vi har alla våra preferenser och våra starka och svaga sidor när det gäller lärande. Ett vanligt misstag är att förutsätta att bästa metoden att lära sig är den man själv föredrar. Lärstilar är en teorimodell inom pedagogiken. Tanken är att alla individer har sitt eget sätt att lära och inget sätt är bättre än det andra. Därför bör man inte förklara för alla på samma sätt.

Kort sagt vi (l)är olika.

Går det att beskriva saker mer pedagogiskt? Vilka inlärningsstilar finns det? Hur lär du dig saker enklast?

Michael Grinder, beteendevetare, forskare och författare, menar att inlärning framförallt sker genom tre olika kanaler: ögonen, öronen och kroppen. Visuella inlärare (ca 1/3 av den vuxna befolkningen) vill läsa, se bilder, animationer och diagram. Auditiva inlärare (ca 1/3) lär sig bäst genom ljud, musik, samtal och diskussioner. Kinestetiska och taktila inlärare (ca 1/3) lär sig bäst när de är delaktiga, rör sig, experimenterar och upplever.

”Vi har haft ett mycket effektivt möte och kommit fram till följande förslag på hur vi ska hålla effektiva möten.” Den utsedde ordföranden för gruppen kommer in och strålar i hela ansiktet över att på utsatt mötestid lyckats få ur sina kollegor en ”best practise” när det gäller möteseffektivitet på företaget. ”Vad tyckte ni bäst om med den här workshopen?” frågade jag nyfiket gruppen. ”Att vi fick tänka efter själva och lära genom att göra det vi lär oss – learning by doing.” svarar ledaren för workshop-gruppen spontant.

David Kolb, Fil. Dr från New York har sedan 2002 ägnat sig helt åt inlärningens mysterier. Han är professor vid Case Western Reserve University i USA. Dr Kolb utgår från två olika aspekter: Hur vi tar till oss information och hur vi bearbetar den.

Utifrån dessa delar definierar Kolb fyra lärstilstyper

Profil 1 Divergeraren (idégivaren)   Du vill ha en personlig och känslomässig koppling till det du ska lära dig. Du vill veta varför du ska lära dig just det här?

Profil 2 Assimileraren (förklararen) Du vill ha teori och fakta, lyssnar på experter och tänker igenom idéer. Du frågar dig: Vad är viktigt inom området?

Profil 3 Konvergeraren (sammanställaren) Du vill att kunskapen ska vara användbar. Du utgår från sunda förnuftet och frågar dig: Hur kan jag använda den här kunskapen?

Profil 4 Ackommoderaren (prövaren) Du vill skapa nytt utifrån den kunskap du skaffat dig, du ser nya möjligheter och frågar dig: Vad händer om jag istället gör på det här viset?

Kolb menar att vi när vi lär går igenom samliga fyra faser, men att vi känner oss mer bekväma i en eller två av faserna.  60% av alla barn befinner sig i profil 1 och 4.

Jag kommer ihåg när jag gick i skolan att jag verkligen hade vissa favoritlärare som var rena drömmen rent pedagogiskt. Jag hade kunnat lyssna på dem i evigheter. Vad de än sa, så fick de det att låta intressant och spännande. Tänk om deras lycka (och min) var att de hade hittat den pedagogiska nyckeln och kunde använda sig av alla fyra stilarna?

Det är fredag och jag har en underbar helg framför mig med två änglar som befinner sig i profil 1 och 4 och mest undrar varför det är så mycket som fyra dagar kvar till sommarlovet. Mmm… nu börjar även jag längta till semester och segling… men vi börjar med att njuta av en helg med det fantastiska väder som SMHI lovat oss.

Trevlig helg,

Petra

”Att lära sig saker handlar om att plötsligt förstå något man alltid förstått, men på ett nytt sätt.”
Doris Lessing (1919-)

Tillfälligt avbrott

”Jag har en fråga.” Den gråhårige kvalitetschefen med stålbågade glasögon och beigerutig skjorta tittar uppgivet på mig. ”Jag undrar hur vi ska kunna jobba när vi blir avbrutna hela tiden? Det känns som att jag ska vara på tusen ställen samtidigt och jag hinner inte avsluta en tanke förrän jag måste påbörja en annan och så ringer telefonen samtidigt som min kvinnliga kollega försöker fånga min uppmärksamhet genom att vifta med sin rosa mobiltelefon.”
Sture suckar djupt och tittar ner i bordet med sjunkande axlar och uppgiven blick.

Det finns många tidstjuvar som stjäl vår tid och energi. Den här veckan har jag sammanställt alla förstudier inför nästa veckas utbildningar och återigen konstaterat att det finns en tidstjuv som är i ständig ledning och angiven som den största och mest tidsslukande av dem alla.

Ständigt avbruten av…

Och vad blir du avbruten av?

Telefon, kollegor, mejl, chatt, sms, påminnelse-”pling”, våra egna dåliga samveten, kunder, leverantörer… listan kan göras lång på de avbrott som räknas upp, men de absolut oftast angivna avbrotten är telefon och kollegor.

Hur ofta blir du avbruten under en arbetsdag? Hur påverkar det dig?

Enligt mina deltagares uppskattningar om avbrott under en arbetsdag, så blir en tjänsteman avbruten i genomsnitt var 8:e minut. Bodil Jönsson, Professor och Forskare på Tekniska Högskolan i Lund har skrivit många böcker i ämnet och berättar att det tar 7 minuter att komma tillbaka i djup koncentration efter att du väl har blivit avbruten. Då kan vi bara konstatera att det här är en ekvation som inte går ihop.

”Jag kan sitta och jobba med en uppgift och få börja om flera gånger för att jag tappar bort mig och inte kommer ihåg vart jag var.” suckade en elegant kvinna och företagsekonom igår ”En uppgift som jag vet borde ta en halvtimme kan hackas upp och ta en hel dag, bara för att jag inte får koncentrera mig.” hon håller andan när hon pratar om det och hennes axlar landar under öronsnibbarna av frustrationen kring att aldrig få avsluta det hon påbörjat.

Är ständiga avbrott något vi får leva med? Hör det till den tid vi lever i?

Nej, det vi kan konstatera är att avbrotten har blivit fler för att informationsflödet har ökat med 25% per år de senaste åren. Vi har många kanaler in till oss via fantastisk teknik som mobiltelefoner, mejl och chattfunktioner – för att nämna några. Det ställer krav på att vi kommer överens om guidelines för att hantera den här tekniken.

Telefonen får du lära dig att helt enkelt stänga av när du behöver koncentrationstid.

Sitter du i öppet kontorslandskap och blir avbruten av kollegor runtomkring dig kanske du behöver sätta dig någonstans där du kan stänga en dörr. Boka ett konferensrum, låna en kollegas rum, sätt dig på en tom plats, på ett våningsplan där du normalt inte jobbar . Sitter du kvar på din arbetsplats och blir avbruten av dina kollegor så fråga om de kan återkomma senare med förslag på när. Sätt hörlurar i öronen för att markera att du behöver vara ostörd.

Praktisera tydlighet med din tid – så småningom kommer det att påverka kulturen och bli mer accepterat och uppskattat av alla.

Arbeta hemifrån. Något som mer och mer praktiseras och förändrar företagens policy är att de anställda kan arbeta vissa timmar / eller ibland en hel dag, hemifrån. Det kan vara ett effektivt sätt att eliminera störningar och få kvalitet på din koncentrationstid. Det passar dock inte alla (se tidigare blogg http://petrabrask.wordpress.com/2010/02/19/delmal-forhalning-perfektionisten/ )

Undvik e-post avbrott genom att stänga av alla e-post signaler och minska antalet gånger du hanterar din e-post.

Använder ni chatt-funktioner på jobbet, så kom överens om regler för hur dessa verktyg ska användas. Tänk på att många chatt-funktioner, till exempel Communicator i Outlook, går att ställa in så att andra ser att du är upptagen och du slipper ”pling” eller ”alerts”.

Om du hängt ut hotellrummets lapp ”stör ej” på dörren eller tänt konferensrummets ”röda lampa” när du sitter i möte, så har du tydligt signalerat att du inte vill bli störd. Motsvarande funktion finns i mejlsystem, mobiltelefon och chattfunktion för att skapa den här ostörda stunden.

Jag kan då tycka att det är synd att teknik och planeringsverktyg som finns där inte blir använda på rätt sätt. För det är inte bara trist att du blir avbruten, det är också tråkigt för kunder och kollegor att känna att de stör. Använd tekniken som ett stöd för att ge dig själv chansen till en koncentrerad arbetsstund och ge dina kollegor en förståelse för ditt behov.

När du ger dig själv detta utrymme får du njuta frukten av att uppnå ett mål eller delmål utan att bli avbruten. Det är en härlig upplevelse.

En annan härlig upplevelse är att det är fredag igen och helgen nalkas. Ser fram emot att vila hjärnan i helgen och gräva ner händerna djupt i mina rabatter istället, det kallar jag avkoppling.

Trevlig, grön och skön helg önskar jag dig,

Petra

”Stress – vi har för mycket att tänka på. Eller för lite att tänka med.”
Carl Hammarén (1922-1990)

Struktur mer än tur

”Det här är väl lika intressant som att se på när färg torkar?” mumlar den engelske Servicechefen i den bruna manchesterkostymen, medan han försiktigt och tveksamt raderar ett mejl i taget ur sin överfulla in-korg. ”Petra, tror du verkligen att jag kan kasta det här mejlet?” ”Jadå!” säger jag snabbt och tänker att nu får vi nog öka tempot lite om han ska hinna igenom de andra 632 meljen…  

Den här veckan har jag rest runt och sett de mest fantasifulla förslag på hur man försöker skapa struktur i överfulla inboxar. Jag har förstått att alla efter bästa förmåga försöker upprätthålla ordning i sin mapp-struktur eller så har de helt gett upp och bara låter det ösa in i inkorgen och så får de vara kvar där ibland i tusentals tusental.

Hur skapar du en enkel struktur som går att hitta i? Är det ens möjligt? Finns det någon best practice?

Vi kan konstatera att vi lever i informationsåldern och att flödet av information ökar med 25% varje år. Det blir alltså inte bättre… Även den som har talang för struktur är snart chanslös och vi blir mer och mer hänvisade till tekniker och verktyg i våra e-postprogram för att hantera det stora inflödet. I förstudierna som alla deltagare får fylla i inför sin utbildning med mig, har jag fått fram att genomsnittet är 54 mottagna mejl per person och dag. En del stackare får långt över 100 mejl om dagen och det finns några lyckliga få som endast mottar ett tiotal.

Samtliga deltagare har gemensamt att de suckar djupt och anger mejlen som sin värsta tidstjuv och en av sina största källor till stress.

Hur strukturerar vi den då? Högst olika skulle jag säga. Mitt starkaste minne av ”struktur” i mejlen är från en deltagare och journalist som hade många likheter med en hamster. När jag vadat mig fram bland papperna som låg utslängda över hela hans kontorsgolv, satte han på sig sina stålbågade glasögon och visade stolt sin fina mappstruktur för mig. Jag tittade på den dammiga datorskärmen och kunde snart konstatera att listan av mappar var lika lång som ett hopprep och inte lika hoppfull. Jag läste att den första mappen hette ”AAAAA Jätteviktigt” och nästa mapp hette ”AAAAA Rätt så viktigt” och så fortsatte det ned till ”ÖÖÖÖÖ helt ointressant”.

Det finns stunder i mitt jobb när jag behöver samla mig och tygla mitt enorma sinne för humor. Detta var ett sådant tillfälle…

Den här veckan träffade jag en fantastiskt trevlig och noggrann norrman som hade skapat en mappstruktur lika finfördelad som ett kg finhackade nötter. Så finfördelad att när han väl klickat in sig på rätt mapp så låg det ett eller max två mejl däri. När jag påpekade det uppenbara, att man inte kan spendera så mycket tid på att stoppa in mejl i mappar, tittade han tålmodigt på mig och sa sedan förnumstigt.

”Jo, men det är kempe-grejt, då tänker jag att jag hittar allt.”

”OK, men varför har du då över 1000 mejl kvar i din in-korg? Undrade jag försiktigt och fortsatte. ”Antagligen för att du inte har tid att stoppa in dem i din finfördelade struktur?”

Tänk i större områden när du ska skapa en struktur. Fundera på vad du jobbar med (ibland kan man ju fundera…) och låt dina största och viktigaste arbetsområden bli din grundstruktur. Det som verkar fungera för de flesta är en mappstruktur på max 10 mappar i första ledet och inte fler än 3 undernivåer. Använd sökfunktionen om du behöver, istället för att ägna mer tid åt att finfördela mer än så.

Det blir allt vanligare att ha en mapp som heter ”Inbox arkiv” där man slänger ner allt möjligt OM man skulle behöva det, för att inte fastna i att behöva ta ett beslut om man ska kasta det eller inte. Med tanke på att du går tillbaka till ungefär 5% av det du någonsin sparar, så är ”kasta”-marginalen ganska stor.

Det viktigaste är att du inte fastnar och att det går en massa tid att hålla rent i din inkorg. Gör det enkelt för dig. Om det nu är så att mejlen skapar mycket stress och du just nu tillhör dem som sitter med en hel hög gamla mejl i inboxen, så har jag ett tips. Skapa en mapp som heter ”1 Inbox arkiv” (siffror leder före bokstäver och då hamnar den längst upp i din struktur) och markera alla gamla mejl och släng in dem där. Rensa de 2-3 veckornas senaste mejlen och se till att du har ordning på det du ska göra. Låt resten av historien förmultna och ägna dig åt att ha koll på din framtid.

Min närmaste framtid hägrar och jag kan tänka mig att ligga i det alltför höga gräset och bara vara i nuet medan ungarna hoppar frenetiskt på studsmattan. Det är härligt att se vilken energi de har.

Trevlig helg,
Petra

”En tom inkorg om dagen är bra för magen.”

Petra Brask

Sida 44 av 48« Första...102030...4243444546...Sista »

Petra Brasks fredagsblogg

Här bloggar jag varje fredag och delar med mig av tankar och reflektioner kring mitt liv som effektivitetskonsult. - Petra Brask

Kontakt

Petra Brask
VD och Senior Effektivitetskonsult
info@petrabrask.se
www.petrabrask.se
@PetraBrask