Ny inspiration och reflektion varje vecka!

Home

Är du på rätt plats?

aten”Vet ni varför ni är här?” Sorlet tystnar i det moderna konferensrummet. Förvånade ögon möter mig och ersätts snart av axelryckningar och ertappade ögonkast till varandra. Jag formulerar i ord det jag läser på deras kroppspråk. ”Jag får känslan av att ni är här för att er chef har sagt att ni ska vara det?” Generade leenden och blickar som tittar ner i bordet bekräftar det jag anar. ”Förstår också att ni hade en helgdag igår och nu bara har två dagar på er att hinna jobba ifatt innan det blir två dagars ledigt igen.” Deltagarna mumlar igenkännande och börjar nicka. ”Så på en skala 1-10 hur sugna är ni på att gå på utbildning hela dagen idag? Minus 7?” Lättade skratt utbryter i lokalen och de vågar möta min blick igen. ”Har ni många samtal ni ska hinna ringa, saker som ska fixas och det känns som att tusentals mejl väntar i inkorgen?” Deltagarna har nu full uppmärksamhet på mig och ser lika förvånade ut som att jag var en spådam som råkat gissa rätt stjärntecken på första försöket. ”Hur kan du veta det?!”

Det var nästintill omöjligt att ta sig igenom tullen i Bukarest med två Kosta Boda-ljushållare. Tulltjänstemannen bad mig riva upp presentpapperet och höll nästan på att slå sönder dem för att se om de hade något olämpligt i sig. När jag åker från Arlanda kan jag inte låta bli att köpa varianten som ser ut som en snöboll i glas till de fantastiska assistenter som hanterat hotell, flyg och konferensbokningar i länderna jag åker till. Det är dessutom så omåttligt förtjusta i vår svenska vackra glaskristall. Jag borde kanske haft med mig en liten gåva till chefen, som i vissa länder anses brukligt. Men jag ömmar för de där assistenterna som sällan ens får något tack för sina insatser. Att bli sedd och respekterad i våra dagliga gärningar kan skapa den där extra energin vi så väl behöver när vardagen kommer med sina utmaningar. Det kan vara en starkt bidragande orsak till om vi gillar vårt arbete eller inte.

Fördelen med att vara ute och resa är att jag får mycket reflektionstid, värdefull utvärderingstid då jag hinner fundera över varför jag hamnat där jag har hamnat och om det jag gör leder mig dit jag vill. Om inte, varför?

Kontoret i Bukarest är modernt och fräscht som alltid för det företag jag blivit ditkallad av. Ibland får jag påminna mig själv om vilket land jag befinner mig i, då deras kontor ser förvillande lika ut. Men det som skiljer är deltagarna. Den här gången kommer de in lite blyga i konferensrummet och undrande över vad som ska hända. Deras chef äntrar lokalen näst sist och är väldigt entusiastisk. Han är en stor utövare av time management och har insett för länge sedan vilken skillnad det gör i vardagen. När kursdagen är slut är han ännu mer exalterad och vi kommer överens om en uppföljningstid om tre veckor, då samtliga deltagare ska ha kommit en ansenlig bit på den handlingsplan för time management som vi enats om. Med en så klok chef som förebild känner jag mig oerhört trygg med att lämna kontoret och ta mig in till Gamla Stan i Bukarest för att äta middag. I taxin på vägen hem efter en god rumänsk måltid får jag 70-talsfeeling när jag inte hittar bältet i baksätet och inser att det inte finns något. När chauffören tänder ett bloss och undrar om jag kan visa honom vägen till hotellet, väntar jag bara på att Saturday Night Fever ska börja spelas på radion också.

Nästa morgon blir jag hämtad tidigt för vidare färd med flyg till Aten för att ta hand om samma företags grekiska kollegor. Jag slänger in väskan på hotellrummet och slänger ett beundrande ögonkast på dekorationen innan jag med kartan i handen tar mig ut till det väntande Aten. Målet är Akropolis, med den mäktiga vyn över staden och en god grekisk middag, innan jag tar en tidig kväll för att ladda inför uppdraget att effektivisera grekerna nästa dag.

Jag är inte förvånad när de kommer försent till konferensrummet på morgonen. Det är de inte ensamma om att göra första gången man går en time management-utbildning. Men resten av dagen får jag dem att respektera tiden. Det finns många effektiva knep för det som fungerar i samtliga kulturer.

Mitt under en workshop om epost-policy är ljudnivån och kroppsspråken i konferensrummet så högljudda och intensiva att jag tänker ”Nu är de ordentligt osams.” När jag frågar hur det går för dem. Ler de glatt och svarar. ”Good, good.” De fnissar åt min förvånade reaktion och förklarar att de har samma reaktion när de är i Sverige. ”You are so quiet when you’re having meetings in Sweden, we believe you hate eachother.” Jag nickar och vill inte berätta för dem att ibland gör vi nog nästan det, speciellt om någon tar upp något under punkten ”Övriga frågor.” Där rök chansen att mötet ska ta slut, så alla hinner i tid till nästa.

”Hur tycker ni det är att arbeta i ett företag som präglas av svensk möteskultur?” frågar jag deltagarna. ”Do you really want to know?” skrattar de tillbaka.

Under lunchen berättar jag att min son nyligen läst om Greklands historia i skolan och att jag var och besökte Akropolis kvällen innan. ”You have an impressing history.” säger jag entusiastiskt. Vilket får alla att utbrista ”Unfortunately it stayed in the history.” Det märks att de är mycket bekymrade över sitt land och sin ekonomi. När vi går ut på terassen och dricker kaffe i den härliga solen, står de och fryser samtidigt som de röker frenetiskt. ”Det är bara 17 grader och vi får inte röka inne på kontoret längre.” De ser förskräckta ut när jag tar av mig kavajen och vänder ansiktet mot solen.

När jag flyger hem kan jag inte låta bli att reflektera över vilket vackert land grekerna har, så fin natur, imponerande väder, fantastisk mat och så charmigt folk. Jag vet varför jag var där. Låt oss hoppas på att de också förstår varför de är där de är. Det är först då det går att göra en förändring.

Önskar dig en helg och vecka på rätt plats

Petra Brask

”Alla letar efter sätt att ändra världen,
men nästan ingen letar efter sätt att ändra på sig själv.”
Leo Tolstoy

 

Kaffe? Nej, tack.

Sheldon”Ursäkta jag måste bara öppna dörren, det kan vara vår avbytare.” Jag har svårt att uppfatta vad mannen säger, då orden drunknar i ljudet från radions skräniga musik som ekar i den stora bilhallen. Runt bordet i en liten fikadel av lokalen sitter mina deltagare och tittar förväntansfullt på kurshäftena framför sig och sedan på mig. Mannen som verkar tro på multitasking kommer springande tillbaka tillsammans med en väderbiten herre med en harmonisk utstrålning. Han hälsar nyfiket och lovar sedan att ta hand om kunderna medan vi har utbildning. Han sätter sig bredvid oss med blicken mot entréhallen. Nästan genast kommer det in en mycket strikt klädd kund som inte alls har sikte på den väderbitna bilförsäljaren. Han vill prata med högste chefen vid mitt bord. ”Stör jag?! Eller har du tid med en kopp kaffe?” VDn för bilföretaget ser min stränga blick och vrider sig på sin stol.

Det sägs att omväxling förnöjer. I så fall borde jag vara förnöjd, med tanke på alla olika miljöer och situationer som kunderna drar med mig till. Jag har utbildat i skyddsutrustning i byggbodar, sterilklädd i laboratorier och med spypåse i obduktionssalar. En utmanande vardag för mina deltagare där de vill ha kunskaper i hur de kan jobba effektivare. Men den här veckan var första gången jag utbildade i en bilhall med pågående försäljning och radion på högsta volym. Borde jag ha tackat nej under de förutsättningarna?

Varför tackade jag inte nej? Ja, i mitt fall är det lätt. Tiden och intresset finns. Men så är det långt ifrån alltid i vår vardag. Jag möter ofta människor som säger att de borde tacka nej till möten, uppgifter, event, luncher etc. men som klagar på att livet springer på så fort att de inte hinner reflektera över vad de borde säga ja eller nej till. Jag träffar deltagare som inser att de måste boka in regelbunden tid för att reflektera varje vecka. Den tiden kommer liksom inte av sig själv. Under reflektionstiden inser de vad de behöver välja bort till förmån för det de vill ha mer av.

Men med ett nej kan det komma besvikelse och t o m ilska. Det kan förstås kännas jobbigt. Så vissa deltagare erkänner att de säger ja till fler saker än de har råd med för att det är minsta motståndets lag. Andra deltagare säger att de vill vara alla till lags. ”Jag vill bara att alla ska vara glada.” Så fint? Då kommer alla att vara glada… utom du själv.

Självklart kommer det inte bara negativa reaktioner med ett nej. Många gånger kan vi få sympatier och positiva reaktioner beroende på hur vi framför vårt nej. Nejet kan t o m leda till att vi får hjälp. Men det finns en grundläggande rädsla i att säga nej, då vi tror att människor kommer utesluta oss ur gemenskapen, tappa respekten för oss, tycka mindre om oss. Vår reptilhjärna kan hitta på en uppsjö av oroskänslor inför ett nej. Men när vi synar denna oro i sömmarna och i ljuset av logik, så inser vi snart att det jobbigaste med ett nej, är vår oro inför att säga det.

”Jag hade en tuff uppväxt så jag vill bara att alla ska vara glada.” mannen som jag sitter och coachar har farit runt som en skottspole hela dagen. Medan andra häller upp kaffe till sig själva, hinner han serva tio kunder och curla sina kollegor så de spinner som katter. Han berättar själv att han får ångest av att vara stilla. ”Då har man ju inget värde.” Han har snälla bruna ögon och jag önskar att han kunde se på sig själv med mildare blick.

”Att göra alla glada är ett omöjligt uppdrag.” säger jag lugnt och ser hans oroliga uppsyn. ”Är det?!” flämtar han förskräckt. ”Ja, det är det. När du säger alla, menar du alla i Kina då också?” Han ser förvirrad ut och säger; ”Nej, såklart inte.” Bra, då kan vi ta bort ca 1,5 miljarder människor som du inte behöver oroa dig för. ”Hur är det med Indiens befolkning, inkluderar du dem? Alla människor i Afrika?” Han skakar på huvudet. ”Så när du säger alla, vilka menar du egentligen?” Hans axlar sjunker och det ser ut som att han tar ett djupt andetag för första gången den dagen. ”Jag menar bara mina kollegor och kunderna som kommer in här.” Jag nickar och fortsätter; ”Och inte ens de kommer du att göra glada hela tiden. Det är inte ens eftersträvansvärt. Alla som kommer in här vill inte köpa en bil. De vill bara ha kaffe och klaga över vädret, skatten och sophämtningen. Du är här för att sälja bilar och det här är inte klagomuren. Om du ska hålla i längden behöver du välja noga vad du lägger din tid på. Vissa saker behöver du välja bort och säga nej till.” Mannen framför mig börjar skratta. ”Vad skönt, för vissa saker är jag väldigt trött på.”

När jag lämnar företaget för dagen har jag en varm känsla i magen. De behövde många tips i struktur och planering, helt klart, och mötet med dem gjorde ett bestående intryck. Ser framför mig hur de snälla bruna ögonen fylldes med tårar när jag förklarade att hans kollegor tycker att han är så proffsig i sitt jobb och en riktig förebild. De önskar bara att han kunde säga nej ibland. ”Det trodde jag aldrig. Att någon skulle se upp till mig.”

Jag är glad att jag tog uppdraget trots den utmanande miljön att undervisa i. Nästa vecka reser jag till Bukarest och Aten för att effektivisera rumäner och greker. Undrar om det är något jag borde ha tackat nej till?

Önskar dig en noga utvald helg och vecka

Petra Brask

”Om du alltid säger Ja till andra. Vem är det då du säger Nej till?”

Konsten att säga Nej

Vem är den viktigaste personen i rummet?

Stockholm”Vem är den viktigaste personen här? Vem är din chef? Gå till spegeln och fråga din chef vilka mål du har? Vad vill du ha mer av och vad vill du ha mindre av i ditt liv?” Den äldre mannen på scenen pratar till oss 500 i publiken som att vi alla var där ensamma med honom. Han har lika vitt hår som jultomten och utstrålar värme men också skärpa. ”De flesta människor har inte tänkt igenom sina mål, varken på jobbet eller hemma. Tänk dig att någon ber dig hämta en portfölj med en miljon kronor. Du får dem. De är dina och de finns någonstans i Stockholm. Men du tar inte reda på adressen. Du åker runt planlöst i Stockholm i flera år och hoppas att någon ska stå där en dag mitt på gatan och vinka och räcka fram miljonen.” Skratten dånar i lokalen. Effektivitetsgurun Brian Tracy fortsätter allvarligt. ”De flesta människor vet inte vart de ska och ändå är de missnöjda.”

Den här veckan har jag, utöver en mellanladning i Sundsvall och två föreläsningar i Solna och Älvsjö, varit på Berns två gånger. Ena gången för att utbilda och andra gången för att utbildas. Det var med stor förväntan som jag och min kollega, Monica, promenerade längs med Nybrokajen bort mot Berns för att få en heldags utbildning med effektivitetsgurun Brian Tracy. På köpet fick vi också lyssna på Microsofts Sales Manager, Pontus Haglund och Kevin Scott från LinkedIn. Men det var förstås Brian som briljerade.books

Det stod inget om hans ålder, men man får anta att den är ansenlig, när man läser om vad han gjort. Han har utbildat på över 1.000 företag, talat till över 5 miljoner människor på 5.000 seminarier i 67 länder världen över. Han har studerat, forskat och skrivit i 30 år inom ämnen som ekonomi, historia, affärsstrategi och psykologi. Han har 66 bästsäljande böcker som översatts till 42 språk. Och trots att Pontus Haglund på Microsoft delade med sig av många boktips, gjorde han fadäsen att inte nämna en enda av Brians böcker. Något som han fick äta upp så fort Brian tog till orda.

Herr Tracy använde inte en enda powerpoint-bild utan hade istället sett till att vi satt med varsin bok där vi fick anteckna hans viktigaste lärdomar på sidor som hade förskriven text och bara lämnat små luckor för nyckelorden. Det var ungefär som att lösa korsord. I pauserna fann jag mig fylla i sidorna i förväg, för att försöka lista ut nyckelorden redan innan Brian sagt dem och jag var inte ensam om att göra det. Fascinerat såg jag hur han fått oss alla engagerade i hans kunskapsområde. Om någon missade något nyckelord höll vi upp böckerna till varandra och hjälpte tyst till att fylla i de värdefulla orden. Där satt slipade företagsledare, chefer och beslutsfattare, men han fick oss alla att bete oss som skolelever där vi andäktigt tog till oss hans expertis.

Det som fascinerade mig mest var just avsnittet som handlade om mål och att vi missar att verkligen detaljerat formulera och fokusera på våra mål. Därför delar jag med mig av en förvånansvärt enkel övning här:

  1. Bestäm dig för vad du vill uppnå.
  2. Skriv ner det tydligt och specifikt.
  3. Bestäm en sluttid för när du ska ha uppnått det. Sätt upp delmål med sluttider om det är ett stort mål som sträcker sig över längre tid.
  4. Gör en lista med allt du kan komma på att du kan göra för att nå ditt mål.
  5. Organisera sedan listan; a) Vad är första steget? b) Prioritera listan. Vad är mer viktigt, vad är mindre viktigt?
  6. Sätt igång genast med första steget för att nå ditt mål, vad det än är.

Gör en lista på 10 mål som du skulle vilja uppnå inom det närmaste året.

  1. ______________________
  2. ______________________
  3. ______________________
  4. ______________________
  5. ______________________
  6. ______________________
  7. ______________________
  8. ______________________
  9. ______________________
  10. ______________________

 

Tänk dig att du skulle kunna nå ett mål på din lista inom 24 timmar. Vilket mål skulle göra den största förändringen till det bättre i ditt liv då?

_______________________________________________________________________________

Brian Tracy

Bestäm dig redan innan för att du aldrig kommer att ge upp oavsett vad som händer. Bara genom att ha satt ett mål och bestämt dig så får du energi. Det ger din hjärna något positivt att fokusera på. Men tänk om du inte når ditt mål? Även den frågan har Brian Tracy svaret på. ”Javisst, men tänk om du når det? Då har det inte kostat dig någonting. Fråga din chef i spegeln vad han eller hon skulle tycka om det?”

Önskar dig en målinriktad vecka och helg

Petra Brask

 

”You can’t build a reputation on what you’re going to do.”
Henry Ford

 

Hur ligger du till enligt Braskometern?

morning routine”Hej! Hoppas ni mår bra! Här gör vi vårt bästa för att hålla liv i alla goda ting vi lärde oss under utbildningen i personlig effektivitet förra hösten. Det går bra och har förändrat vardagen på ett härligt sätt för många av oss.” Utan att jag märker det har mungiporna åkt upp när jag läser mejlet från en av våra härliga beställare. Ser honom och företaget framför mig. Det går så bra för deras verksamhet att de tvingats växa fort. De var i desperat behov av metoder för att jobba effektivare både individuellt och tillsammans. Några av dem gick redan på knäna. ”Tillströmningen av nyanställda har varit ganska stor under året och några missade tillfället med individuell coaching. Andra hade behövt en gång till. Kort sagt- vi är i behov av en uppföljning för nya såväl som etablerade medarbetare. Fråga- hur gör vi det bäst? Vi har också lanserat en verktygslåda för att hålla oss på rätt kurs med det vi lärde oss. Mitt favoritverktyg bland dessa är Braskometern som alla utsätts för en gång i månaden. Braskometern möts av allt från glada leenden till obekvämt flackande blickar…”

Hösten är här och den andas en längtan om nystart när jag är ute och utbildar nya deltagare. Ny termin = nystart av rutiner. De senaste veckorna har utöver vädrets skriftningar också bestått av kontraster med allt från Kristallengalan till begravning för min pappa. Du som är trogen läsare av bloggen har noterat att den inte kommit lika plikttrogen varje fredag. Det har att göra med prioriteringar och höjd acceptansnivå för att allt kan man inte prioritera när livet kommer med många utmaningar på en gång. Det lärde jag mig redan för fem år sedan när min mamma gick bort. Något annat som jag tog med mig från den tiden var alla mallar jag sparade för hennes begravning. Jag förstår att jag kan låta lätt morbid nu i mina pedagogiska exempel, men kan inte nog betona vikten av checklistor, rutiner och mallar, när tillvaron är fylld av känslostormar. Att då kunna öppna mappen som det står Mamma på och hitta mall för begravningsannons, förslag på dikter, program till kyrkan, val av psalmer, blommor, kista, tackkort etc gör att axlarna åker ner och jag känner att jag kommer klara av att hantera tillvaron trots många jobbleveranser.

Kristallen2015När sedan Kristallengalan stod för dörren mitt i denna sorg höll jag på att få panik och tänka ”VAD ska jag ha på mig?” Blir alltid så svettig i sammanhang där alla är så smala, snygga och trendiga. Känner mig som en katt bland hermelinerna och blir därför inte ens förvånad när samtliga programledare vid SVTs bord hälsar artigt för att sedan spänna ögonen i mig och fråga; ”VEM är DU?” Men även den här gången kunde jag göra saker lättare för mig genom att ta samma klänning från förra året. Jag menar, ingen där kommer ihåg hur min klänning såg ut. Min man gör det i alla fall inte. Dessutom bjöd jag med min man, min bonusdotter och hennes sambo, så att jag fick vara den erfarna och de blev nykomlingarna. Njöt hela kvällen av att få vara där med min familj, i alla fall de med åldern inne. När jag efter middagen lämnade mitt SVT-bord, hade dessa trevliga programledare och journalister lyckats gräva ur mig mina bästa effektivitetstips och några reseanekdoter från Irland och Mellanöstern. John Chrispinsson tog mig i hand och sa ”Det var trevligt att träffa någon från verkligheten.”

Jag gillar också ”verkligheten”. Men nu undrade jag vad mina deltagare hade hittat på med Braskometern? Visst har jag hört om chefen som skrivit ut mitt kort och satt på skrivbordet, som en påminnelse om struktur. Jag vet också att den deltagarens fru klagade på att inte ens hon fanns med på skrivbordet. Samma chef köpte också in en stor fet (surdegs)padda i betong som han satte på skrivbordet hos de som inte höll sig till de nya effektivare rutiner som man kommit överens om. Så här efteråt är jag tacksam att han skrev ut mitt foto och inte bara skrev mitt namn på paddan. Men, Braskometer…?

Företaget Icebug tillverkar inte bara fantastiska löpskor som du kan springa med på is. Här delar de med sig av sina mallar och rutiner som vi tog fram i samband med utbildningen i personlig effektivitet.

PERSONLIGT arbetssätt och LEAN på ICEBUG

”Det här är vårt sätt att försöka överbrygga det faktum att alla inte var med på utbildningen. Vi sätter det i händerna på en nyanställd. Ansvarig chef introducerar och har sedan lite riktlinjer för hur det här följs upp med daglig avstämning de första två veckorna. Funkar någorlunda men långt ifrån perfekt. Därav anledningen till att vi vill beställa en egen utbildning till alla nyanställda och då även passa på att ge oss andra en uppföljning med Petra. ”Braskometern” J. Se nedan mejl som skickas ut före månadsmötet.”

Braskometern- Uppföljning av ’Så här jobbar vi på Icebug’.

Fråga: Om du bedömer dig själv- hur bra lyckas du personligen att efterleva våra 3 huvudverktyg vad gäller personligt arbetssätt och effektivitet under en genomsnittlig dag, d.v.s.:

  • E-post. Jag gör min e-post max 3 ggr per dag
  • Eget arbete till 09.30. Jag ägnar tiden fram till 09.30 åt eget arbete med mina prioriterade punkter. Undantag från detta är bokade möten
  • Prio 1. Jag börjar dagen med den punkten jag har prioriterat som viktigast i min todo-lista.

 

 Gradera dig själv från 1-10 där 1 är ”lyckas inte alls i dagsläget” och 10 är ”klockrent”

Skicka in dina tre siffror före månadsmötet.

”Leveransen av detta är en siffra på oss som grupp. Tanken är (a) att vi poängterar vikten av att vi har fokus på detta och (b) på ett någorlunda lättsamt sätt i bästa fall ser att vi blir bättre och bättre efterhand på det vi har definierat som våra tre viktigaste delar av det vi lärde oss på kursen. Braskometern möts varje månad av allt från glada leenden till obekvämt flackande blickar… Vår senaste score är 6,0. Klart bäst sedan vi började i våras.”

Varmt tack till Tom och alla på Icebug för att vi får ta del av detta inspirerande sätt som ni tagit vara på kunskaperna och gett alla ett fortsatt stöd på arbetsplatsen. Med sådana eldsjälar förstår jag varför ni fortsätter växa i rekordfart.

Nu skulle man ju lätt kunna tänka att ”vi har ingen Tom som kan ta tag i det här på vårt företag, så därför kommer vi aldrig lyckas så bra”. Ja, visst, det är ju också en målsättning. Men tänk om man kunde bli en Tom? Eller tänk om vikten ligger i att ta del av dessa checklistor, rutiner och mallar?

toad3Oavsett vilka jobbleveranser eller privata utmaningar du har i livet just nu, kanske dessa rutiner kan göra att just dina axlar åker ner och du känner att du kan hantera tillvaron lite enklare.

Ett annat alternativ kan ju vara att inhandla en stor fet (surdegs)padda i betong eller annat material. Men du kanske ska förklara först innan du sätter den på någons skrivbord eller köksbord, så att det inte feltolkas. ”Kom att tänka på dig, när jag såg den här.”

Önskar dig en trevlig helg och en enklare vecka

Petra Brask

 

”Life is really simple, but we insist on making it complicated.” Confusius

 

Bara gör’t!

interruptingtitanicmoment”Det som toppar listan över era tidstjuvar är att ni upplever er bli ofta avbrutna.” Deltagarna mumlar unisont och instämmande. Så är det säger de och ryser. De vill inte ha en höst till där frustrationen över att aldrig få komma till avslut, för att det alltid dyker upp nya saker, dominerar. De är solbrända om kinderna efter att ha cyklat runt Ven hela dagen innan. Solen lyser upp hela det knökfulla konferensrummet och vi har fönster och dörrar öppet för att få tvärdrag och svalkande luft. ”Men det är inte den enda tidstjuven ni har.” fortsätter jag pedagogiskt och hinner inte ens avsluta meningen när en fågel flyger in genom altandörren och fångar allas uppmärksamhet.

Semesterbilderna på sociala medier börjar bli allt färre och det känns som att vi är många som kommit igång och börjat jobba nu. I Sverige i alla fall. I resten av Europa får många av mina deltagare autosvar på sina epostmeddelanden som säger att det är ”business as usual” först i mitten av september igen. Jag tänker tillbaka på senaste veckan och kan bara konstatera att alla sysslor inomhus har jag gjort med stort motstånd. Min själ har längtat ut till kvällssolen och min hjärna har fått påminna mig om att det bara tar några minuter att plocka ur diskmaskinen. Det har också varit klurigt för både mig och deltagarna att hålla ångan uppe i konferensrummen. Då har jag ändå föreläst på kickoffer, som kloka beställare valt att lägga på de mest vackra platser runtom i Sverige. Har du till exempel inte varit på Ven så kan jag varmt rekommendera det. De deltagare som inte hade kommit igång med träningen efter semestern, fick en härlig kick när de cyklade runt hela ön i det fina vädret.

”Jag undrar om det finns någon metod för att komma igång och göra saker som man gärna förhalar?” En av deltagarna ställer frågan som många undrar över när vi diskuterar förhalningsbeteende som ofta är en stor tidstjuv. ”När man ska komma igång att träna kan man använda sig av 5-minutersmetoden. Man tänker innan träningen att man bara behöver springa i fem minuter och sedan när man väl är där ute i spåret, så blir det längre. Tricket är ju att komma iväg och att komma igång. Kan man använda en liknande metod när det är en uppgift som är svår, tråkig eller omständlig?” Jag lyser upp och säger att det är en idé som fungerar väldigt bra. Det finns t o m en liknande metod som heter Pomodoro-metoden, som har fem grundsteg;

  1. Bestäm vilken uppgift du ska göra (och sätt dig på en plats där du får jobba ostört).
  2. Sätt en timer på 25 minuter (en s k pomodoro-cykel).
  3. Fokusera på endast den uppgiften tills tiden är ute.
  4. Ta en paus på 5 minuter och sätt sedan timern på 25 minuter igen (steg 2), eller
  5. Om fyra pomodoro-cykler passerat tar du en längre paus på ca 15–20 minuter.

En del av mina deltagare brukar också göra en markering vid varje paus för att lättare kunna följa upp hur lång tid uppgiften tar. Att göra en tydlig markering ger också en känsla av att ha nått ett delmål. I pauserna brukar de passa på att hämta kaffe eller te och sträcka på sig.

Pomodoro är italienska för tomat och det var just en tomatformad kökstimer som metodens utvecklare, Francesco Cirillo, använde sig av för att hålla koll på tiden. Numera finns en timer på din smartphone eller ett antal appar som kan hjälpa dig, t ex TimeBoxing eller varför inte prova Pomodoros egen app, Pomodoro Timer.

Att mäta tiden på hur lång tid en uppgift egentligen tar är ett knep som har räddat många av mina deltagare från att fastna i förhalningsbeteenden. Jag hade bland annat en deltagare som varje vecka skulle räkna en handkassa som fanns på arbetsplatsen. När jag träffade henne första gången hade hon skjutit upp att göra det i flera månader och hade ett riktigt dåligt samvete. Bara hon sa ”handkassan” så förvreds hennes ansikte som att hon stoppat in en riktigt sur godisbit i munnen. Hon berättade att hon tänkte på det i princip varje dag, men kom också på tusen anledningar till varför hon inte ”hann med” att göra det. ”Du förstår, Petra, en dag stod jag till och med och putsade fönster på jobbet och då ska du veta hur mycket jag avskyr att putsa fönster och det är inte ens mitt jobb att göra det på vår arbetsplats. Men allt var bättre än att räkna handkassan, för det är så tråkigt och tar ju evigheter. ”Jag gav henne tipset att räkna handkassan när hon kom tillbaka till jobbet och samtidigt kontrollera hur lång tid det faktiskt tar. Kunde inte låta bli att fnissa förtjust när jag kom ut och skulle coacha henne individuellt. På anslagstavlan mittemot hennes skrivbord satt en stor lapp. ”Det tar 12 minuter att räkna handkassan!”

I konferensrummet på Ven hade vi hunnit börja jobba med gruppens tidstjuvar när en fågel bestämde sig för att flyga in i just vårt konferensrum. Problem uppstod när hen skulle flyga ut igen och snurrade in sig i gardinen och landade i fönstret. En av deltagarna kom framspringandes med sin sjal i högsta hugg. Hon kastade den raskt över pippin och lyfte sedan lugnt ut den genom altandörren. När hon tog bort sjalen satt den där och plirade överraskat med ögonen och lyfte sedan glatt mot skyn igen. Kvinnan gick lugnt och satte sig. När vi brast ut i en spontan applåd över hennes kloka och snabba agerande, sa hon förklarande. ”Jag har jobbat på Macdonald’s…”

Oavsett vilken metod du har för att lyckas, som du lärt dig den hårda vägen eller genom andras goda exempel, så kan jag varmt rekommendera metoden att ta tid på saker. Jag menar inte att du ska bli någon irriterande tidsstudieperson, som klockar allt och alla i din omgivning. Men när din hjärna försöker lura dig och påstå att det tar för lång tid att rensa upp mejlen efter semestern eller att städa hemma, plocka ur diskmaskinen. Utmana då den tanken med att kolla hur lång tid det faktiskt tar. För tänk om det bara tar tre minuter att plocka ur diskmaskinen. Tre minuter. Då kan du lika gärna göra det med en gång. Bara gör’t.

Önskar dig en effektiv vecka

Petra Brask

 “Procrastinate now, don’t put it off.”
― Ellen DeGeneres

 

Sida 10 av 49« Första...89101112...203040...Sista »

Petra Brasks fredagsblogg

Här bloggar jag varje fredag och delar med mig av tankar och reflektioner kring mitt liv som effektivitetskonsult. - Petra Brask

Kontakt

Petra Brask
VD och Senior Effektivitetskonsult
info@petrabrask.se
www.petrabrask.se
@PetraBrask