Ny inspiration och reflektion varje vecka!

Arkiv för Personlig effektivitet Kategorin

De vanligaste förhalningsfällorna

procrastinate2”Jo, det är faktiskt en sak jag har skjutit upp, men inte på jobbet utan hemma.” Vi är mitt inne i första delen av kursdagen för ledarna på ett av Sveriges största universitet och en ung man tvingas nu erkänna sina synder. ”Jag och min fru gifte oss för två år sedan och vi har inte skickat ut tack-korten än.” han släpper ut en ljudlig suck. ”Varför inte?” frågar jag nyfiket. Han suckar ännu djupare och förklarar ansträngt att det beror på att han egentligen borde byta dator och skrivare först. Han ska göra korten själv och det krävs en speciell teknik för de ska bli tack-kort som ingen sett dess like till tidigare. ”Hur länge kommer det dröja innan du har fixat rätt förutsättningar för att fixa dessa fantastiska tack-kort då?” Undrar jag och försöker samtidigt dölja ett stort leende. Jag vet precis vad han har hamnat i och vilken stil han kör. Intet ont anande ramlar han rakt i fällan. Och han är inte ensam.

Den här veckan har varit minst sagt spännande. Det är intensiv slutspurt på valet och jämnare än någonsin mellan partiblocken. Och samtidigt har premiäravsnittet av Tidsjakten gått av stapeln och hur skulle det mottas? Skulle mina kollegor söka nya jobb, mina kunder sluta höra av sig och mina kompisar diskret trycka bort mig från Facebook? ”Nej, henne känner jag inte…” Men min största oro handlade om vad min man och mina barn skulle tycka? Jag iakttog deras koncentrerade ansiktsuttryck hemma i vardagsrumssoffan i inledningen av programmet. Barnen fnissar igenkännande när Jonas dyker upp i rutan och börjar prata om förhalningsbeteende. Min man undrar vilka sex olika förhalningfällor vi menar?

Samma fråga som jag ofta får från deltagare, när vi är mitt uppe i utbildningen. Då börjar vi alltid med att gå igenom vad som menas med förhalningsbeteende och varför det tar tid och påverkar vår framförhållning och planering.

Psykologen Piers Steel har kartlagt mer än 24.000 människors förhalningsbeteende runt om i världen och menar att 95% av världens befolkning skjuter upp saker ibland.

Vi har en tendens att skjuta upp saker som är tråkiga, svåra, uppgifter som tar lång tid, stora och omfattande saker samt det som känns obehagligt att ta tag i. Man gör hellre något som är lätt, snabbt och roligt för då får man fort en belöningskänsla när man bockar av något på sin att göra-lista.

Problemet är bara att de där mer omfattande sakerna ligger och pockar på uppmärksamhet. Du undrar i ditt stilla sinne NÄR ska du få all den där underbart fina tiden när du får sitta helt OSTÖRD i flera timmar och BARA ägna dig åt dessa saker. För många av mina deltagare kommer den tiden aldrig. Och skulle de väl få sitta ostörda ett par timmar, så är hjärnan ibland helt slut. Därför brukar många skjuta på det till sista sekunden när man bara MÅSTE ta tag i det. Många gånger sätter dessa förhalningsbeteenden oss i en tidsnöd som gör att vi ibland kan sitta uppe sena nätter och jobba, bara för att vi skjutit upp alldeles för mycket till sista sekunden. Vi lever i en slags sista minuten-fälla. Det är inte ovanligt att vi lägger ner mer tid på att TÄNKA på att vi ska göra något, än vad det faktiskt tar tid att göra det. Dessutom kan vi i tanken förstora upp hur jobbig och tidskrävande en uppgift är.

Ta en så enkel vana som att plocka ur diskmaskinen. Mina barn har en tendens att ställa disk på diskbänken när diskmaskinen är full med förevändningen att de inte har TID att plocka ur diskmaskinen. Men på riktigt? Har du någon gång mätt hur lång tid det tar att plocka ur en diskmaskin? Det är svårt att få det att vara längre än fem minuter. I vårt lilla kök går det på tre minuter.

Enligt den senaste psykologin kan förhalning eller skjuta upp-beteende bäst förebyggas om du identifierar känslorna som är associerade till din förhalning.

Psykologerna Sapadin and Maguire, delar in förhalare i sex olika stilar: ”Perfektionisten” som fruktar allt som inte är perfekt och därmed aldrig blir färdig, ”Drömmaren” som har fantastiska idéer, men avskyr alla detaljer och istället fortsätter måla upp helt ouppnåeliga drömmar för att slippa komma till skott, ”Oroaren” som inte tror att saker är rätt, men är rädd för att ändringar kan göra saken värre, ”Trotsaren” som vägrar göra något som någon annan föreslår eller förväntar sig, ”Krismakaren” som lyckas hitta ett stort problem i vilket projekt som helst (oftast genom att börja för sent) och ”Övergöraren” som tar på sig alldeles för många uppgifter, blir trött av allt ”för mycket” och gör… ingenting.

”Så du menar att det är en förhalning som jag hamnat i? Är det därför mina tack-kort till bröllopet inte blir klara och utskickade? Utbrister den unge mannen som vill lära sig tips och tricks för att bli effektivare både på jobbet och hemma. ”När tror du att du kommer att skicka ut dem då?” Han ler ertappat och svarar snabbt. ”Förmodligen aldrig.” Hans kollegor skrattar igenkännande i rummet. ”Jag tror jag är en blandning av Perfektionisten och Drömmaren.” fortsätter han sedan och skrattar som i lättnad över att ha kommit fram till det. ”Vad gör jag nu?” han tittar frågande på mig redo att förändra när han nu äntligen förstått VARFÖR det blivit som det blivit.

Tänk vad viktigt det är med insikter för att vi ska lyckas förändra våra vanor. Vår hjärna är med rätta motsträvig till förändring om den inte får klart för sig att det kommer att ge ordentliga energi- och tidsvinster. Vår hjärna är en smart skapelse, den vet att det kostar tid och energi att förändra en vana, så du får föreslå något riktigt bra, om den ska vara med i matchen och ställa om.

Jag väntar nu på ett tack-kort från ett bröllop som jag aldrig gått på, ett bröllop som var för två år sedan. Men nu finns det en deadline och ett tydligt nästa steg. Det finns en plan utan att det behöver innebära ny dator och skrivare eller någon annan bortförklaring. Och det finns en deltagare på ett universitet i Sverige som känner sig ungefär tio kilo lättare över att ha kommit fram till detta. Nu kan han istället lägga den tiden och energin på saker som är betydligt viktigare.

Och på tal om något viktigt så är det val på söndag och jag hoppas verkligen inte att du har tänkt förhala att gå och rösta. Har du inte bestämt dig än? Tänker du skjuta upp det till sista sekunden? Ta ett beslut nu så du kan njuta av helgen i lugn och ro.

Önskar dig en energifylld helg

Petra Brask

”Procrastination is the bad habit of putting of until the day after tomorrow what should have been done the day before yesterday.”
Napoleon Hill

Fokustid ökar självkänslan

 

Med fokustid menas att fokusera på en sak i taget, att ha förmåga att fokusera sin uppmärksamhet.

Anneli Godman föreläser, utbildar och skriver om Mental Ergonomi. Hon skärskådar myten om multitasking. Och  hon delar generöst med sig av praktiska verktyg för att få ihop det här med stress och prestation, utifrån hur hjärnan vill ha det.

Läs mer i hennes artikel  ”Fokustid ökar självkänslan”

Önskar dig en lugn och fokuserad helg

Petra Brask

”Det finns mer i livet än att öka farten.” – Mahatma Gandhi                                                                                                  

 

 

Vad sätter du värde på?

inspelning2”Vet du varför du är här?” frågar jag mannen framför mig som sitter med armarna i kors. Han grimaserar och skruvar på sig. Till sist ser han ner i bordet och mumlar ”Nej, min chef har sagt att jag ska vara här. Jag ska tydligen bli effektivare. Men jag vet inte om jag är den som behöver det här mest.” Han tystnar och slänger en längtansfylld blick på dörren bakom mig. Det framgår med all önskvärd tydlighet att han helst vill gå tillbaka till sitt jobb. Sedan tittar han mot mig igen och suckar. ”Men nu är jag här i alla fall, så…” Han skakar uppgivet på axlarna och tittar ner i bordet igen. ”Tror du att du har fått den här utbildningen som en bestraffning?” frågar jag lugnt. Han tittar förvånat upp på mig och drar efter andan. ”Ja, faktiskt.”

Den här veckan kan sammanfattas som en av SMHI’s väderleksrapporter.; Omväxlande. Jag har fått förmånen att jobba med mitt ”vanliga jobb” och hålla seminarium, utbilda samt hänga med min kollega Janne på möte med nya härliga, potentiella kunder. Men jag har också fått nya utmaningar i TV-makarnas värld. Den här veckan har de bland annat släpat ut mig till Drottninggatans rusningstrafik av människor mitt i stan. Där har vi filmat in några scener samtidigt som folk har stannat upp, pekat och viskat. Några fnittriga tonårstjejer har kommit fram och tittat lite starstruck på min programledarkollega, men istället pratat med mig. ”Heeej, vad spelar ni in för något? Du och jag har samma jacka! Såååå snyyyyyggg!” Jag ler vänligt tillbaka och svarar. ”Ja, likadana. Du är jättefin i din.” Känner mig genast lastgammal bredvid denna sprudlande söta lilla tonårstjej. ”Du är också fin i din.” säger hon gulligt och trippar vidare med sina kompisar. Hon verkar nöjd med sin dos av inspelningsmystik.

Smekmånaden i kontorslandskapet är över. Nu ser jag inte stjärnögd TV-glamouren omkring mig. Jag börjar vänja mig vid facktermerna och vid att höra mina kollegors berättelse om andra program de jobbat med. Jag blir inte lika imponerad av tokiga berättelser om inspelningar med Hollywoodfruar, Persbrandt och politiker. Nu sitter jag istället och noterar hur ”TV-folket” är väldigt nyfikna på min värld.  ”Berätta igen, Petra. Har du verkligen varit och utbildat i Mellanöstern? Hur ser en vanlig arbetsvecka ut för dig egentligen?” Jag svarar tålmodigt på de många frågorna och försöker ta in att livet som effektivitetsexpert är så intressant för någon i detta kändisvimmel.

Men gladast har jag ändå blivit över att mina nya kollegor tagit mig åt sidan och velat ha coaching och effektivitetstips för egen del. Det märks så tydligt att det här är en grupp människor som ger allt för konsten och som inte är bortskämda med att företaget skickar dem på utbildningar eller erbjuder dem en effektivitetscoach. Jag har fått många förfrågningar som; ”Kan vi luncha ihop?” ”Har du tid med en kaffe med mig?” ”Ska du gå hem nu? Kan vi ta sällskap en bit?” och så har de öppnat sina hjärtan och låtit frustrationen flöda. Det är svårt att förklara varför jag blir så glad över det, men jag har en känsla av att jag gör något viktigt då, att jag behövs och är på rätt ställe. Samtidigt är det en win-win när jag får ge tillbaka till alla nya duktiga kollegor som ger mig på så mycket kunskap om hur jag ska jobba framför kameran.

”Det känns riktigt bra. Jag har bättre koll nu. Inte alls som förut, när det var som att mejlen tog upp hela dagen. Jag har faktiskt varit inne hos min chef och tackat för att jag fick gå den här utbildningen.” säger den medelålders mannen och tittar på mig med sina nötbruna ögon samtidigt som han ler nöjt och visar in mig till sitt välorganiserade arbetsrum. Både han och arbetsrummet ser helt annorlunda ut nu än det gjorde första gången vi träffades. Då satt han med armarna i kors och såg ut som att han just fått en bestraffning. Lika besviken som han känt sig över att hans chef ansåg att han behövde en effektivitetsutbildning. Lika glad blev han när jag lugnt förklarade att det är något att vara stolt över. Din utbildning i Time Management är skräddarsydd bara för dig och du är den ende deltagaren. ” Det är en bonus som din chef erbjuder dig. Det är viktigt att du förstår det, så att du kan tillgodogöra dig all kunskap du kommer att få.”

När jag avslutar veckan med min sedvanliga veckoreflektion funderar jag mycket över hur viktigt det är att sätta värde på det jag får. Tänk om det är först då som det betyder något? Tänk om det är först då andra människor kan känna att de betyder något? Det blir extra uppenbart när jag kommer hem till min nyopererade man, som brukar pyssla om mig på fredagarna med trerätters middag där allt är handlat, dukat och klart. Nu är det istället jag som får pyssla om honom. Har jag verkligen satt värde på alla gånger han har gjort det? Och har jag kommit ihåg att uttrycka det till honom? Det är en ögonöppnare att byta roller. Och det är roligt att få ge något som jag själv uppskattar så mycket att få.Inspelning1

Precis när jag sparat och stängt min veckoreflektion och ser datorn slockna för helgen, så växer det en ny tanke som inte vill lämna mig ifred. En insikt som far genom hjärnan och nästan flyger förbi. ”Vem ska kunna sätta ett högt värde på dig om inte du gör det själv först?” Jag ser förmodligen lika ertappad ut som min deltagare i konferensrummet i början på veckan.

Önskar dig en helg med högt värde

Petra Brask

”Price is what you pay value is what you get.”
Warren Buffet

 

 

 

 

 

Ny på jobbet?

OfficeJoy”Ska jag hjälpa dig att ställa in din signatur i Outlook?” säger jag och vänder mig till min nya kollega. ”Nej, det behövs inte.” svarar han automatiskt och fortsätter läsa sitt manus. Sedan tittar han upp och ser hur jag febrilt gör inställning efter inställning i min nya dator. ”Eller ja, jo, självklart vill jag ha hjälp med det. Visa mig allt du kan.” Jag skrattar och säger att det kanske var att ta i, men vi kan göra några grundinställningar i alla fall. Och så tar vi bort alla pling och aviseringsrutor, lägger in helgdagar och veckonummer samt ställer in regler och gör inställningar för kalendern och att göra-listan. Min nya kollega iakttar fascinerat hur hans Outlook börjar sköta mailhanteringen åt honom. ”Vart har du lärt dig allt sån’t här?” undrar han förvånat.

Den här veckan har jag börjat på mitt nya tillfälliga jobb i TV-branschen. Jag har fått en ny dator, en ny mejladress, kontorsnycklar och spännande kollegor som är helt fantastiskt omtänksamma och vänliga. Du kanske tycker att det är helt självklart när man kommer till en ny arbetsplats. Och det är det säkert. Men du förstår, att jag har varit egen företagare så länge att jag har glömt bort hur det är att börja på ett nytt jobb och få bli alldeles bortskämd och omhändertagen. Som egen företagare åkte jag iväg till Clas Ohlson och inhandlade splitternya kontorshjälpmedel för att inreda mitt skrivbord. När min chef visade mig företagets omfattande kontorsförråd kom jag på att ”Ja, visst ja, här kan man bara gå och hämta saker”. Knappt hade jag hunnit ställa upp mina nyinköpta brevkorgar och kortet på barnen, förrän en IT-tekniker anlände med instruktioner om lösenord och frågade om jag behövde hjälp med några inställningar?

”Redaktionsmötet börjar så fort ni har kommit i ordning säger producenten till mig och min programledarkollega, som sitter vid skrivbordet bredvid. Jag sneglar ovanför våra arbetsplatser och ser skylten med programtiteln hänga ovanför. Min blick sveper över det stora kontorslandskapet till alla skyltar med titlar på olika TV-program. Jag kan knappt förstå det. Här sitter jag mitt i ett hav av TV-människor och ska få göra en programserie. Jag vill nästan nypa mig i armen, men tydligen så drömmer jag inte. Glad i själen studsar jag iväg till ett av de mer kreativa konferensrummen för att delta i ett långt manusmöte. Några timmar senare är jag fortfarande inte trött, men mötet får en naturlig paus i form av lunch. Vi börjar igen klockan 13.00 säger producenten och plockar ihop sina saker. ”Sharp!” utbrister jag i ren reflex. Alla hajar till och vänder sig mot mig. ”Javisst ja, vi har ju en effektivitetsexpert med oss.” säger en av dem. ”Kommer man försent får man sjunga.” fortsätter jag, precis som att de var mina deltagare och att jag var kursledare. Jag ser hur några protesterar. ”Inte sjunga väl?” Jag kan bara inte stänga av mig själv utan fortsätter enträget. ”Jo, du får sjunga om du kommer försent.” Jag märker hur vissa regerar och hur de säkert tänker att det här kommer att bli några kämpiga månader tillsammans.

Vi äter lunch ihop och när klockan är fem i ett säger en av medarbetarna att han ska gå och ringa ett samtal. ”Visst, men mötet börjar om fem minuter.” utbrister reflexrösten i mig. Irriterat försöker jag stänga av henne, den där kursledaren som bara ”tar över”. Lite mildare lägger jag till ”Men det där gör man ju som man själv vill.” och hör hur jag bara låter fullkomligt ironisk och som att jag dryper av sarkasm. Jag börjar svettas. Det här går inte. Jag kan inte stänga av den där reflexen. Jag reser mig upp och går in i konferensrummet så att jag ska vara färdig när mötet börjar. Min nye kollega står fortfarande med telefonen i handen och klurar på om han ska ringa eller inte. Men tre minuter i ett överger han och kollegorna allt de har för händer och rusar in i konferensrummet. Ingen vill sjunga.

Kanske var det p g a detta som det kändes lite extra skönt att vara ”ledig” från TV-jobbet i två dagar och jobba med mitt ”vanliga” jobb. Där jag får vara den som tar kommandot. Där ska jag styra upp och se till att vi håller oss till ämnet samt börjar och slutar i tid. Tack kära deltagare på Piperska Muren för två fantastiska Time Management-dagar tillsammans. Som vanligt är det ni som är min inspirationskälla, som ger mig de största insikterna och som får mig att brinna så för det här ämnet. När ni kom fram och så hjärtligt tackade för all kunskap och nya insikter så kände jag uppriktigt att det här är detsinging singHireroligaste jobbet som finns och att jag aldrig vill göra något annat. Men omväxling förnöjer och det ska bli väldigt roligt att fortsätta ”vicka” i mediabranschen. Vem vet? Nästa vecka kanske jag får höra dem sjunga?

Önskar dig en helg med nytändning

Petra Brask

”Variety’s the very spice of life, that gives it all its flavor.”
William Cowper

Är du på riktigt?

”Du är en så’n där människa som är på riktigt.” kvinnan som sitter framför mig berättar hur glad hon blev när vännerna kom hem på middag och uttryckte uppskattning för att hon vågade visa exakt hur rörigt hennes hem såg ut i verkligheten. ”Jag menar, jag ville ju inte lägga krut på att städa. Jag ville fokusera på att laga god mat.” Samtidigt anar jag en rebellisk sida hos henne. En människa som vill protestera mot att allt ska vara så perfekt hela tiden och att vi ska sitta på middagar och skryta om hur bra allt är, när det egentligen inte är det.

Solen har tittat fram och jag börjar ana vår, även om jag fick skrapa bilen i morse. När veckan började i Malmö upptäckte jag att flera skåningar redan plockat fram lättare vår-jackor och färgglada ylletröjor. Kände mig helt fel i min tjocka bruna vinterjacka. Men när veckan nu slutar i ett betydligt kallare Umeå, är jag ändå glad att ha den på.

”Är du ordningssam, Petra?” undrade en programledare på radio P4 nyligen. Och jag hajar alltid till när jag hör den frågan. Vem är juryn? Vilka bestämmer om jag är ordningssam eller inte? Är det kanske jag som är domare här? Och i så fall, vem jämför jag mig med?

Det är svårt att jobba med effektivitet i sjutton år, utan att anamma en del tips på vägen, mest av den anledningen att det är så mycket enklare och trivsammare när jag har ordning och reda. Men jämför jag mig med min sambo så kan jag ibland fundera över hur strukturerad jag egentligen är.  Jag har inte tillträde till tvättstugan hemma, då min sambo tycker jag är för slarvig med sorteringen.

En rationell general i mig vill bara få eländet gjort på kortast möjliga tid. Det kan innebära att tvätten endast delas in i tre högar; ljust, mörkt och färgat. Min sambo delar in allt i ljust, mörkt och färgat i 40-gradigt och 60-gradigt, d v s sex högar. Dessutom har han en speciell korg för handtvätt och en för all rödtvätt. Ingenting tvättas förrän det är en full maskin av varje sortering. Det kan alltså innebära att det tar ett tag innan kläderna hänger i garderoben igen. Tidigare hade vi en särskild korg för allt giftgrönt, vilket resulterade i att en sommarklänning jag köpt blev tvättad strax före julafton nästa gång. När jag försöker prata om det här med mina vänner så vill de bara slå mig. ”Kom inte och klaga på att din man sköter all tvätt, vi är inte intresserade av att höra på det. Köp mer giftgrönt, så löser det sig.”

Men hur är det egentligen med röran på jobbet och i våra svenska hem? Och vad kostar den oss i utrymme, pengar och tid?

I genomsnitt letar vi 45 min per dag efter saker på jobbet, vilket snabbt uträknat blir 5 arbetsveckor på ett år. Hemma letar vi ännu mer, ungefär en timme, efter nycklar, räkningar och viktiga papper till barnens skola som vi vet att vi la på ett ”bra ställe”. Det vanligaste vi letar efter är glasögon och de sitter oftast på huvudet.

På arbetsplatser kan jag fortfarande hitta en del röriga kontor, med tre-fyra kaffekoppar med olika grad av gammalt kaffe i, 2-3 kalendrar, i vilka man skriver olika saker så att det ska blir extra förvirrat i hjärnan. Några olika pennställ med olika grad av fungerande pennor, häftapparater, stämplar sedan Hedenhös-tiden, tejprullar, saxar, kort på barn och barnbarn, man eller fru. Har hittat kort på en ex-fru en gång också. Hon stod kvar av gammal vana. Men vanligast är röran i datorn, med mappstrukturer som är lika fantasifulla som en femårings teckningar. Långa rader av mappar som tar evigheter att lägga in något i, alternativt avsaknad av mappar och tusentals mail i inkorgen.

På fikarasterna berättar deltagare om att de senast körde in bilen i garaget 1984 och att nu står där all sorts bråte och arvegods, som de inte vågar kasta. De hyr extra utrymme på Shurgard för några tusenlappar i månaden. Många förhalar utrensning av garderober, vindsutrymmen, kökslådor och klagar på att hallen är en katastrofzon. Panik utbrister när man ska bjuda hem gäster. Vart ska vi gömma strykhögen? I tvättkorgen?

”Vet du att när jag växte upp skulle allting vara perfekt, allt i vårt hem stod i vinkelrät ordning. Min första dammråtta såg jag när jag var 18 år och flyttade hemifrån. Ju mer jag tänker på det, desto mer inser jag att det är min barndom jag rebellerar mot, genom att envisas med att ha det stökigt hemma.” Jag lyssnar lugnt på min deltagare och förklarar att svaren till varför vi gör som vi gör många gånger handlar om mönster från barndomen, som vi följer eller försöker bryta mot. Jag berättar om en vän till mig på Öland, som växte upp i ett otroligt rörigt hem där den enda ordning som fanns att hitta, var i hans rum. Han jobbar för övrigt som inredningsdesigner idag. Gissa om han gillar vitt och rena linjer? Jag har en annan vän som kastade sig ner på golvet och kammade mattfransarna när folk gick ut genom dörren. Hennes mamma var superpedant.

Jag är varken överpedantisk eller slarvig. Jag gillar ordning som gör att jag hittar saker när jag behöver dem, det gör tillvaron smidigare och enklare. Jag tycker om att ha rena ytor omkring mig. Men öppnar du en låda med pennor, så kommer de inte att ligga färgsorterade och i storleksordning. Och tänk om det är så att jag aldrig lär mig sortera tvätten i åtta olika högar? Om jag säger så här, oddsen är väldigt små att jag någonsin gör det. Och jag tror jag kan leva utan giftgrönt.

Önskar dig en effektiv helg

Petra Brask

“If your house is really a mess and a stranger comes to the door greet him with, ”Who could have done this? We have no enemies.”
Phyllis Diller

Sida 2 av 41234

Petra Brasks fredagsblogg

Här bloggar jag varje fredag och delar med mig av tankar och reflektioner kring mitt liv som effektivitetskonsult. - Petra Brask

Kontakt

Petra Brask
VD och Senior Effektivitetskonsult
info@petrabrask.se
www.petrabrask.se
@PetraBrask