Ny inspiration och reflektion varje vecka!

Arkiv för Möten och arbetsplatser Kategorin

Konsensus..? Hur normala är vi svenskar egentligen?


”I mean, seriously, how can you in Sweden afford to have all these meetings? Don’t you have anything better to do with your time?”

Den finske marknadsdirektören jag mötte för ett par år sedan talade passionerat med kraftig finsk accent om skillnaderna mellan svensk och finsk affärskultur under vår lunch tillsammans. Han beskrev ingående hur trötta han och hans kollegor var på den svenska möteskulturen.

“You have to understand that this is business and not pleasure, this is business and not some democracy hocus pocus with consensus written all over it.”

Han hade grova ansiktsdrag och näsan gick djupt ner i mjölkglaset när han drack. Med en väldigt övertygande argumentering satt han där och jagade runt ärtorna på sin tallrik medan han fick mig att verkligen fundera. Hur normala är vi svenskar egentligen? Och vem av oss hittade på det här med konsensus?

Konsensus har sitt ursprung I ett latinskt ord och betyder ordagrant att ”känna sig tillsammans”. Konsensus står för överenskommelse inom en grupp människor och syftar dels på själva överenskommelsen, dels på den teori och de handlingssätt som används för att uppnå denna överenskommelse.

“As soon as you have a topic or an issue you are dwelling upon the first thought that springs to your minds is “Let’s have a meeting.”  Direktörens enorma händer viftade häftigt i luften och min lugg blåste av vinddraget som blev när han kraftfullt betonade de svensk-finska skillnaderna. Det fick mig att tänka på en bok jag läst med Colin Moon, en engelsman som levt i Sverige i många år och gjort en del intressanta (läs; hysteriskt roliga) observationer på hur vi svenskar uppfattas av andra. Colin Moon har bland annat skrivit:

“To communicate effectively cross-culturally the first thing you need to realise is that someone somewhere in the world probably sees you as really quite strange. That may be difficult for some Swedes to swallow. How could anybody in their right mind consider normal, efficient, level-headed Swedes as strange?

Of course we are normal!
After all, the Swedish starting point is ‘we are normal’. Indeed, Swedes have a tendency to think they are a little more normal than others. They believe they are quite sensible, and logical. They are often unaware that the rest of us, their international business partners, may have a different opinion. We think they are amusing, entertaining and, at times, really quite odd.

Take business life for example. Swedes attend meetings. Lots of them. Three things in Sweden are certain:
death, taxes and more meetings.

Mötet gick bra – the meeting went well
When Swedes say ‘Mötet gick bra’ (the meeting went well) what exactly do they mean? There were heated discussions? The meeting went on for ages? The incredible number of decisions that were taken? I doubt it.

Swedish meetings are short but many. They are arranged to give Bengan, Maggan, and Lasse a chance to say what they think. If you want to reach a decision then you’ll have to arrange another meeting because in the meantime Bengan, Maggan and Lasse have to go back to the office and ask Ninni, Kicki and Titti (yes, there are girls of that name) what they think.

Process
This, in Swedish, is called the förankringsprocess. If Swedes mention the word ‘process’ then it’s better not be in a hurry. There’s a process for everything. This one means getting everybody involved in everything.

Everyone voices an opinion and everyone listens. Then they compromise.
The word compromise is music to a Swede’s ears. Everybody gets something. Not too much and not too little. Nobody wins and nobody loses. They may agree to disagree but what they will agree on is the exact time and date of the next meeting

Agenda
Swedes stick to the agenda. They tick off each point after everybody has taken turns discussing it. They have to move quickly through the agenda as they all have another meeting planned ten minutes after this one has finished. They intensely dislike the last point on the agenda which is övriga frågor, ‘any other business’. No self-respecting Swede wants to be guilty of causing the meeting to run over time. There is a distinct danger that ‘any other business’ could drag on and flexibility is not a Swedish strong point.

Decision time
Swedes rarely say yes or no. This means that instead of saying ja or nej they say nja which means ‘yes-but-no-but-yes-but’. You see, saying ‘yes’ or ‘no’ can lead to conflict so Swedes avoid these words and replace them with ‘it depends’, ‘maybe’ and ‘I’ll see what I can do’.

Flexi-time
However, fair’s fair – when they’re at work they’re very effective. But not before 8.30 as they have flexi-time, and not after 4 pm, thank you, as they have to pick up the kids from play school, and not after 2 pm on Fridays, if you don’t mind, and preferably not between 1 May and 10 August.

So, there you are Swedes. A short, sharp lesson in how to realise that you are not quite as normal as you think you are.

And thank goodness for that.”

Ja, Colin, du har en poäng och säkerligen är ni engelsmän väldigt normala, eller finns det en omvänd bok? Det stämmer att konsensus beslut starkt kritiseras för att det är tidskrävande och kräver en del möten och diskussioner med andra, men… när beslutet väl är taget kan du agera snabbare på det än om det varit ett påtvingat beslut utan förankring i gruppen. Amerikanska affärsman klagade på att när de förhandlade med japanska företag måste de diskutera sina idéer med alla i företaget, t o m vaktmästaren. Men när beslutet väl var taget fann amerikanerna att japanerna kunde agera så mycket snabbare eftersom alla var överens. Medan man i den amerikanska företagskulturen kämpade med interna stridigheter, enormt tidskrävande… och kanske inte bara specifikt för amerikaner?

Skönheten ligger i betraktarens öga och det gör nog det normala också. Tänk om det är så att vi alla är normalt sett onormala? Föreställ dig att alla i hela världen kunde vara överens om det – ett världsomfattande konsensusbeslut. 🙂

Eftersom det är fredag och efter klockan 14.00 passar jag på att önska dig en trevlig helg,

Petra

”Det är inte allt som räknas som går att räkna, och inte allt som går att räkna som räknas.” 
Albert Einstein

Vill du skicka den här bloggen till dina internationella kollegor? Här är länken till vår engelska blogg:
http://time4petrabrask.wordpress.com

Alla dessa möten…

”Om det inte vore för alla dessa möten… så skulle jag ju kunna få nå’t gjort om dagarna.” säger mannen jag besöker och sjunker ner på stolen samtidigt som han suckar djupt. Den gråhårige kvalitetschefen tittar ut genom sitt kontorsfönster och får något fjärran i blicken en stund, hans axlar sjunker ner och han börjar långsamt slappna av.

Det är fredag igen och jag sitter och funderar över veckan som gått med de deltagare jag mött och inser att samtliga har pratat om att möten upplevs som en stor tidstjuv.

Kan det verkligen stämma? Är möten en tidstjuv? Eller är det bara så att vi har för många möten utan att ifrågasätta varför vi har dem alla?

I den nordiska gruppen jag jobbade med i veckan utbrast en finsk medborgare frustrerat ”Vad är det med er svenskar som gör att ni måste ha möten om allting hela tiden? Ni måste ju inneha något slags världsrekord i möten!” ”Ja!” utropar hans kollega instämmande och nickar frenetiskt. ”Det ska vara möten in i det evinnerliga tills det känns som att ni har möten om det ni ska ha möten om.”

Gruppen och jag observerar fascinerat de båda finska herrarnas upphetsning när den ena av dem verkligen vill förklara hur vi svenskar har ett så stort behov av koncensus och bekräftelse under dessa möten att han lägger armarna om sig själv och nynnar ”In Sweden we must have this tender, loving feeling oouuu…wow, wow, wow…” med någon odefinierbar musikslinga.

Jag har stått på företag år ut och år in och bett deltagare redogöra för hur man gör före, under och efter möten för att de ska bli så effektiva som möjligt och gissa vad? Samtliga deltagare på samtliga olika företag och organisationer kommer med samma förslag om vad vi ska göra. Det händer till och med att jag hittar någon gammal guideline för effektivare möten från 70-talet, som ligger och skräpar i något hörn i konferensrummet och gissa vad? Där står exakt det som deltagarna själva just föreslagit, som den geniala lösningen för att bota alla tidstjuvar kring möten.

Då har jag bara en fråga. Varför gör man inte så då?

Alla har samma problem och alla känner till lösningen och vill samma saker… Vad är det som händer däremellan??! Mellan tanke och handling??!

Jag tror mig veta…

Vanans makt… vi gör som vi alltid har gjort… kombinerat med en brist på konsekvenser.

Vad händer om vi inte är där i tid? Eller slutar i rätt tid? Vad händer om vi inte håller oss till ämnet och fattar de beslut som ska fattas? Absolut ingenting händer… mer än att någon generat mumlar att nu drog vi nog över tiden igen, hrrmm… men det var ju viktigt…

Nej, det var det förmodligen inte. Eller så var det viktigt, men kunde ha sagts mycket tidigare under mötestiden och i bara en mening.

Jag har haft turen att få åka ner till Köpenhamn och jobba med FNs inköpsorganisation. De beskrev sitt problem så här:

”Petra, vi vill ägna så många timmar som möjligt åt att rädda liv, men vi ägnar alldeles för mycket tid åt interna rutiner och möten, möten, möten… Vi har ett avdelningsmöte varje vecka som ska ta en timme, men det brukar ta två och en halv… ”

OK, sa jag, när har ni nästa avdelningsmöte? ”Imorgon.” Bra, då tillämpar ni de mötestips ni just föreslagit och så sitter jag med som observatör.

När mötet tog plats nästa dag, låg det en nervositet i luften och inköpschefen hade tagit med en stor låda choklad för att lugna nerverna. Chokladen bjöds runt bordet, medan ordförande öppnade mötet och förklarade riktlinjerna. När mötet var avslutat efter exakt 45 minuter och alla hade kommit till tals, så frågade jag deltagarna om det var något de saknade, något som inte blivit sagt, någon information som brukar komma fram på de 2,5-timmeslånga mötena?

Det blev så tyst att man kunde höra det ivriga tuggandet av choklad runt bordet och sedan skakade några på huvudet och några skrovliga röster sa ”Nej, inget som vi saknade.”

Då undrar jag vad ni brukar ägna de resterande 1 timmen och 45 minuterna åt? De tittade frågande på varandra och sedan sa en saklig dam med ursprung från Kina. ”Den resterande tiden brukar ägnas åt att säga samma sak om och om igen av olika personer.”

Det var 20 deltagare på mötet. 20 gånger 1 timme och 45 minuter är 35 timmar… per vecka… som denna grupp på FN kan ägna åt att rädda liv istället.

Tänk om alla företag gjorde så?

Denna veckan fick jag lyssna på ”Helan går.” framsjungen av två trevliga herrar som kom försent tillbaka efter rasten på en av mina utbildningar. Alla känner till konsekvenserna. Det är bara att gå fram till fröken och sjunga.

Nu är det dags att sjunga in våren och fira Valborg, även om hennes namnsdag inte är förrän den 1 maj, idag får vi istället gratulera Mariana och Ers Majestät Konungen förstås.

Grattis och trevlig Valborg!

Petra, Effektivitetskonsult

”Vi kommer att ha de här mötena, varje dag, ända tills jag förstår varför ingenting blir gjort.”
Gary Larson

Vad ska du bli när du blir stor?

​Innan jag börjar berätta om hur chockad jag blev första gången jag skulle effektivisera irländare så måste jag få berätta lite om mig själv och en dröm jag haft. Det är ingen ovanlig dröm, det kanske t o m är en dröm som du själv haft eller förverkligat. Jag har haft turen att växa upp med föräldrar som jobbat utomlands på kraftverksprojekt runtom i världen. De tog mig och mina bröder till platser på jorden där det knappt fanns skola för oss att gå i. Denna mångkulturella bakgrund gör ju onekligen att jag är ganska van vid att resa, möta människor och känna mig hemma i främmande miljöer. Nya, spännande situationer, problem som plötsligt måste lösas, saker som inte fungerar och människor som inte pratar samma språk – det var vardagsmat för mig under uppväxten.

Kanske var det redan där mitt yrkesval började, åtminstone träningen. Du som är utlandssvensk vet att det gäller att packa så effektivt som möjligt, du kan inte ta med dig mycket och du vet ibland inte hur lång tid du ska stanna i ett land. Att flytta ofta, betyder att du måste rensa ofta – ju mindre du bär med dig, ju lättare går det. Hade du frågat mig när jag var liten ”Hej lilla Petra, vad ska du bli när du blir stor?” Så hade du väl svimmat om jag svarat ”Hej på dig själv, jag ska bli effektivitetskonsult!” Det svarade jag inte, jag skulle bli prinsessa och gifta mig med pappa… Jag vet inte om det var min pappa som pratade så varmt om Irland, det kan ha varit farfar också, men så länge jag kan minnas (och det är inte länge vissa dagar 🙂 ) har jag haft en dröm om att få åka dit. Jag köpte allt vad broschyrerna sagt om Irland, det gröna, sköna, vackra. Kullarna, havet som slår längs de stupande klippkanterna, de friska vindarna som biter tag i kinderna. Jag skulle till Irland.

En hjärtinfarkt

Den 29 april, 2009 klev jag av planet från London, där jag hade varit och utbildat tidigare under veckan, och satte min fot på irländsk mark…äntligen. Vad var det som gjorde att jag till sist tagit mig hit? Jo, Tetra Pak i Irland hade hört talas om att deras kollegor i Manchester och London gått vår Professional utbildning och frigjort drygt 8 timmar per person och vecka. Irländarna hade genast bestämt sig för att genomgå samma program. Glad för detta satte jag mig i taxin och skulle få mitt första möte med en äkta irländska, en kraftigt byggd taxichaufför som gick och pratade som en hel karl. Hon hann bara säga tre meningar innan jag förstod att det var hon som bestämde hemma. Hennes stackars make hade nyligen fått en hjärtinfarkt berättade hon och med tanke på finanskrisen (Irland har drabbats hårt) så fick de ju fundera över kostnaderna i familjen… Men, sa hon frankt, en operation kostade 4.000 Euro och en begravning 5.000, så jag behöll gubben. Thank goodness, tänkte jag och njöt av utsikten genom taxifönstret medan min taxichaufför ingående beskrev sin makes operation.

Inte med i matchen

Elva förväntansfulla själar väntade på mig nästa morgon i sitt kontor på sjunde våningen med ljuvlig utsikt över Dublins nejder. Allt var som vanligt, jag gick igenom programmet, lite statistik på hur vi lever och arbetar idag och kom snart in på deltagarnas förväntningar. Det var två Dennis i gruppen och redo med pennan i handen vid whiteboarden, vänder jag mig glatt till den ena Dennis och frågar om hans förväntningar på kursen. Jag ska precis skriva ner allt han säger när jag inser att jag inte begriper ett ord. Jag har ingen aning om vad jag ska skriva och Dennis pratar obekymrat vidare. Jag försöker snappa upp nå’t ord, nå’t litet, men nej, jag är inte med i matchen. Det här känns ju lite pinsamt och jag vänder mig till gruppen med ett ansträngt leende. ”Eh, jag glömde visst nämna en sak inledningsvis. Jag kommer från Sverige och engelska är inte mitt första språk, så om ni har några som helst problem med att förstå vad jag säger, säg bara till.” Då skrattar den andra Dennis i gruppen högt och ljudligt och vänder sig snabbt till sina kollegor. ”OK, det hon egentligen sa var att ni ska tona ner er irländska rotvälska lite och prata så hon förstår.” Den andra Dennis kom från Kanada… Dennis nummer ett ursäktade sig och började genast prata en fullt begriplig engelska som var lätt att sammanfatta på tavlan. Puh!

Skrattar mer än gärna

Numera har jag lärt mig att hänga med även när de pratar rotvälska, det har blivit några resor till Dublin och jag har t o m stannat kvar över helgen någon gång för att njuta av de vackra kullarna, de fina stränderna och den goda Guinnessen. Irland och irländarna är allt det jag önskade att de skulle vara, de har en helt fantastisk humor och skrattar mer än gärna åt elände (på senaste tiden har det ju varit en del). Finns det en historia att berätta, så finns det en irländare att berätta den. Jag vill rikta ett uppriktigt tack till Tetra Pak som gett mig ett så stort förtroende att jobba vidare med era dotterbolag utomlands. Ni har varit med och uppfyllt min dröm och varje gång jag åker hem till Stockholm så stannar en del av mitt hjärta kvar på Irland.

Sida 4 av 41234

Petra Brasks fredagsblogg

Här bloggar jag varje fredag och delar med mig av tankar och reflektioner kring mitt liv som effektivitetskonsult. - Petra Brask

Kontakt

Petra Brask
VD och Senior Effektivitetskonsult
info@petrabrask.se
www.petrabrask.se
@PetraBrask