Ny inspiration och reflektion varje vecka!

9 tips för effektivare möten

 

IMG_3677”Vad är det med er svenskar som gör att ni måste ha möten hela tiden? Ni måste ju inneha något slags världsrekord?” Jag står vid kaffeautomaten med några av deltagarna i en av pauserna under effektivitetsutbildningen. Mannen som reflekterar över den svenska möteskulturen är från vårt grannland Finland och han får snabbt medhåll från sina europeiska kollegor. ”In Sweden you must have this tender, loving feeling…” säger en annan deltagare och det är rätt tydligt vad han tycker om svenskar i möten. ”En helt vanlig dag på jobbet.” Tänker jag och instämmer helt i att vi behöver göra en mötesrevolution i Sverige men jag tycker också att möten får oförtjänt dåligt kritik. Det är som att det är en stor sten som är helt OK för alla att sparka på. Men jag vet precis hur jag ska bemöta deltagarna. Vänta bara.

Den här veckan har jag fått kombinera skrivtid på boken med möten och utbildningar. Det är inte optimalt, men det är som vanligt högsäsong på utbildningsfronten innan semestrarna tar vid. Jag har träffat professorer, ingenjörer och människor från alla jordens hörn. De har alla gemensamt att de lider av brist på tid och tittar jag i deras kalendrar så är i genomsnitt en tredjedel av dagen fylld med möten. När jag tar dem på pulsen om viktighetsgraden på alla dessa möten, så ser vi snabbt att de upplever hälften av tiden som bortkastad. Det är inget unikt för veckans deltagare. I mitt värv att hjälpa organisationer och människor med att identifiera tids- och energitjuvar i vardagen är möten en återkommande bov.

Vi behöver vässa den svenska möteskulturen. Det är inte möten i sig vi vill komma bort ifrån, det är snarare att se till att vi har mer meningsfulla möten och att de som sker av slentrian ifrågasätts och rensas bort. Våra deltagare drunknar i möten som är oförberedda, saknar syfte och som är ostrukturerade. Dagligen sker möten som istället för att lösa frågor, skapar frustration hos mötesdeltagarna. Man berättar om för många och för långa möten med information som inte är av allmänintresse. Om hur man löser enskilda detaljfrågor i stora forum under rubriken ”nu går vi laget runt”.

Vi fastnar lätt i gamla vanor eller ovanor som vi glömmer att stanna upp och ifrågasätta. Ta det klassiska måndagsmötet. Måste varje vecka verkligen börja så? Måste mötet alltid ske i samma gamla konferensrum eller kan det tillföra något att förlägga det någon annanstans, till exempel i köket, ett museum, ett kafé. Nya miljöer föder nya tankar.

Vi gör som vi alltid har gjort kombinerat med en brist på konsekvenser. Vad händer om vi inte är där i tid? Eller slutar i tid? Vad händer om vi inte håller oss till ämnet och fattar de beslut som ska fattas? Många möten börjar med att mala ett protokoll från förra mötet, som man nyss fått i handen. Man tuggar historia på bästa delen av mötet, när hjärnorna i rummet fortfarande har syre, istället för att fokusera på framtiden och ta upp det som är viktigast och mest värdeskapande först.

När vi sätter oss ner på stora långmöten så sätter sig hjärnan också ner. På Stanfords Universitet gjordes nyligen en studie där man såg att tre fjärdedelar av mötesdeltagarna kom upp med 60% fler idéer när de hade gående möten än när de satt ner. Att promenera ökar det divergenta tänkandet, vilket är en avgörande ingrediens för att kreativiteten ska flöda. Så om man ska brainstorma och komma upp med en uppsjö av nya idéer är gående möten perfekt. Men uppgifter som kräver konvergent tänkande, dvs komma fram till ett beslut, uppnå konsensus eller hitta den bästa lösningen på ett problem så visar samma studie att gående möten är direkt dåliga för den typen av tänkande.

Se till att skapa gemensamma spelregler för effektivare möten

Möten behövs, men hur vi genomför dem gör hela skillnaden. Både för dig som deltar och de du har möten med.

  1. Svara på varför?

Svara på två varför: Varför ska jag vara med på mötet? Och varför är vi kallade till det? Den som bjuder in ska veta syftet med mötet. Handlar mötet om att informera, brainstorma eller fatta ett beslut?

  1. Avsätt rätt tid.

Jag hör ofta “Jag avsätter en timme, 30 minuter känns för kort” Våga bryta normen. Sätt 45 minuter. Eller 20 minuter ifall det är så lång tid mötet behöver vara. Våga sätt en udda tid, det kommer att uppskattas. Tänk dig reaktionen om du sätter 37 minuter.

  1. Ha en tidsatt agenda.

Vilket innehåll har mötet? Sätt en tidsram för varje punkt. Prioritera och börja med den absolut viktigaste frågan. Den första punkten får alltid mest energi och fokus.

  1. Kom förberedd

Låt deltagarna få tid att förbereda sig innan mötet. Skicka ut de frågor ni ska diskutera i förhand. Boka in tid för din egen förberedelse.

  1. Gör en parkeringsruta.

Rita upp en parkeringsruta på blädderblocket eller på whiteboarden. Här kan ni skriva upp viktiga saker som kommer upp, men som inte hör till mötet. Då kan deltagarna släppa det och arbeta effektivt med mötet för dagen. Om man sedan vill kan parkeringsrutans innehåll tas upp under en diskussionspunkt på slutet.

  1. Bestäm roller och ansvar.

Här kan ni alternera. En mötesledare, en tidtagare och någon som för anteckningar. Variationen gör att hjärnan håller sig mer alert. Alla har också ansvaret att hjälpa rollerna att nå sina mål.

  1. Spelregler med konsekvenser

Ha gemensamma spelregler under era möten vad gäller sms:a, läsa mejl, svara i telefon, komma försent etc. Se till att det får konsekvenser om reglerna bryts.

  1. Ta ordentliga pauser

Ha som regel att aldrig hålla på längre än en timme utan paus. Vi orkar inte vara uppmärksamma hur länge som helst.

  1. Avsluta med feedback och frivillig diskussionspunkt

Be om feedback i slutet av mötet. Kontrollera att alla har förstått vad som har bestämts. Avsluta mötet med en frivillig diskussionspunkt där ni kan ta upp övriga frågor. De som är intresserade kan då stanna kvar och de övriga kan gå.

”Det är märkligt att inte fler organisationer satsar på att utbilda sina mötesledare och mötesdeltagare med tanke på hur enormt mycket tid detta sväljer av våra arbetsveckor.” säger mina deltagare ödmjukt när vi är klara med dagens mötesworkshop. Vi har pratat om kulturskillnader och om hur vi gärna vill tro att det finns en ”rätt” kultur och att om alla bara gjorde på det “rätta” sättet så skulle allt fungera så bra. Med det tankesättet får vi snart en mötesgrupp som hamnar i ett låst läge. Frustrerat tar de omedvetet ett konsensusbeslut där de enas om att alla möten är ett förfärligt slöseri av tid och så är alla igång och sparkar på den där mötesstenen. På väg till varje möte är deras mindset. ”Åh nej, ännu ett ineffektivt möte, pust, suck och stön.” De kommer att få rätt. Det blir som vi tänker. Tänk om det viktiga snarare ligger i att känna till och acceptera olikheterna och klara av att mötas med en positiv målbild av vad vi vill uppnå och med öppenhet och nyfikenhet.

Önskar dig skön helg och en effektiv vecka

Petra Brask

 

”Nya miljöer föder nya tankar.”

 

Lämna ett svar

Petra Brasks fredagsblogg

Här bloggar jag varje fredag och delar med mig av tankar och reflektioner kring mitt liv som effektivitetskonsult. - Petra Brask

Kontakt

Petra Brask
VD och Senior Effektivitetskonsult
info@petrabrask.se
www.petrabrask.se
@PetraBrask